Guia completa per implementar la factura electrònica al teu negoci

En un món cada vegada més digital, l’adopció de la factura electrònica s’ha convertit en una necessitat per a les empreses que busquen optimitzar els seus processos administratius, reduir costos i sobretot, complir amb les noves normatives. Fer el salt a aquesta nova manera de facturar pot semblar un desafiament. Per això, en aquest article et comptem pas a pas com implementar la factura electrònica de manera eficient i sense contratemps.

Si no tens clar que és una factura electrònica o quan és obligatori, et deixem dos continguts on t’ho expliquem detalladament:

Com començar amb la implementació de la factura electrònica?

Per a començar amb la implementació de la factura electrònica, has de tenir molt clars alguns punts, que t’ajudaran a prendre les millors decisions:

Necessitats de la teva empresa

Has de tenir clara les normatives que t’afecten. No sols has de tenir en compte les regulacions locals, si tens clients internacionals poden afectar-te altres normatives. Això et servirà per a saber quines característiques i serveis ha d’oferir el servei que contractis. Per exemple: Formats de factura electrònica, connexions, report fiscal, etc.

Tria la solució adequada

Aquest punt està molt relacionat amb l’anterior. Una vegada tinguis clares les regulacions que t’afecten (poden ser diverses) i les característiques i serveis que necessites, arriba el moment de trobar l’eina adequada que compleixi amb totes les necessitats de la teva empresa.

Un altre punt important és el cost. A part de les característiques, has de valorar el cost del nou servei.

Hem escrit un article en el qual et parlem de les característiques que has de valorar per a triar una solució de factura electrònica, amb una comparativa entre diferents eines, cost, etc, on analitzem la millor opció.

Implementa els nous processos

Els processos de facturació electrònica són diferents i poden modificar la forma en la qual el teu departament d’administració està operant amb la facturació convencional. Per aquest motiu et recomanem que comencis al més aviat possible i tractar de reproduir tots els casos d’ús que afecten la teva empresa.

Si a més necessites integrar el teu sistema de gestió amb una altra eina, hauràs de realitzar la configuració i les proves pertinents per a assegurar un bon funcionament.

Capacita al teu personal

No es tracta solament de canviar procediments tecnològics i administratius, sinó també la manera d’operar dels teus empleats. Ofereix formació al teu equip administratiu i prepara-ho per al nou sistema.

Quines dificultats puc trobar en l’adopció de la factura electrònica?

Quan en una empresa realitza una gran implementació com la de la facturació electrònica, és normal que apareguin situacions inesperades. El més important en aquests casos és saber que situacions pot comportar el repte, ja que el fet d’estar preparat t’ajuda a bregar amb els problemes d’una manera més àgil. Aquests són alguns dels punts de dolor que pots trobar-te en aquests casos:

Complexitat en els processos

Amb la facturació electrònica la manera d’operar és diferent que amb la factura convencional. Això comporta que moltes vegades les empreses procedeixin de forma incorrecta a causa dels canvis que suposa. Alguns punts que les empreses han de tenir en compte són:

• Una vegada enviada una factura electrònica, no és correcte modificar-la.
• En molts casos les factures electròniques contenen codis específics i obligatoris, que no són utilitzats per a les factures convencionals.
• És possible que en una factura electrònica no puguis afegir tota la informació que introdueixes en una factura convencional o hagis de fer-ho d’una altra forma o en camps diferents.
• Els processos de facturació electrònica obliguen a validar unes certes dades, que si no són correctes impedeixen l’enviament de la factura.

Sigui com sigui, aquests canvis poden alentir o dificultar els processos administratius de l’empresa.

Costos addicionals

Contractar un servei de factura electrònica suposarà un cost addicional per a la teva empresa, això és segur. Per aquest motiu, assegura’t que trobes un proveïdor de serveis o una solució que ofereixi un bon preu sense sorpreses o costos extra.

Necessites integrar els serveis en el teu sistema?

Si ja disposes d’un sistema de gestió o ERP i vols integrar-lo amb la teva nova solució de factura electrònica, necessitaràs invertir temps, esforç i recursos en aquesta configuració.

Personal poc capacitat

Aquest canvi pot afectar els treballadors del departament d’administració. Ho hem comentat abans, però has de formar al teu personal per a evitar procediments incorrectes que afectin la comptabilitat de la teva empresa.

Quin és el termini per a preparar la meva empresa per a la factura electrònica?

Respondre a aquesta pregunta és complicat, ja que depèn de diversos factors que influeixen en el procés. Per a valorar el temps, has de tenir en compte aquests punts:

• Grandària i complexitat: Les empreses més grans, amb majors reptes administratius i amb estructures més complexes, acostumen a necessitar més temps per a adaptar-se correctament.
• Grau de digitalització: Les empreses que ja han digitalitzat alguns dels seus processos, tenen un repte més senzill.
• Recursos disponibles: Aspectes com a personal preparat o disposar de majors recursos finançar-vos, són punts importants en aquests casos.
• Solució tecnològica triada: Triar una solució de factura electrònica adequada, amb la capacitat d’integrar-se amb sistemes de gestió, entre moltes altres característiques, és fonamental.

Per exemple, una gran empresa segurament pot necessitar integrar els seus sistemes de facturació amb una solució de factura electrònica. El comú en aquests casos és que hagi de preparar el seu sistema, implementar la integració i fins i tot modificar processos de facturació o funcionament habitual del departament administratiu. En canvi, un autònom potser només necessita registrar-se en un servei que pot complir amb totes les seves necessitats administratives, i comença a crear i enviar factures electròniques al moment.

Consells per a adoptar la facturació electrònica

Ara que ja coneixes el repte que suposa per a la teva empresa l’adaptació a la factura electrònica, et donem alguns consells perquè agilitzis aquest procés:

• No esperis fins a l’últim moment: Si deixes la implementació per a l’últim moment és possible que el teu proveïdor de facturació electrònica no pugui posar en marxa el servei a temps. Hi haurà altres empreses deixant els deures per a l’últim moment.
• Avaluar el compliment actual: Realitza una auditoria interna per a assegurar que compleixes amb els procediments de manera correcta. És possible que hagis de canviar alguns dels teus processos administratius actuals, per a complir correctament amb el funcionament de la factura electrònica.
• Triar la solució adequada: Assegura’t que trobes l’eina que s’ajusti millor a les necessitats de la teva empresa i et proporcioni els serveis i funcionalitats que necessites o que puguis necessitar en el futur.
• Buscar assessorament professional: Demana assessorament a experts en facturació electrònica com B2Brouter.

En resum, el temps que una empresa pot trigar a implementar la factura electrònica, depèn de molts factors. És important que comencis ja a preparar-te per a aquests nous processos de facturació, d’aquesta manera t’assegures arribar a temps per al compliment normatiu, t’assegures no perdre oportunitats amb altres empreses que ja estiguin usant la factura electrònica en els seus processos i evites les sancions administratives imposades per no complir les regulacions o fer-ho de manera incorrecta.

A més, és important que ho facis amb un soci tecnològic que te’l posi el més fàcil possible, com per exemple B2Brouter, que té una versió gratis que et permet començar de manera senzilla a adaptar-te a aquests nous processos.