Com enviar factura electrònica a Portugal?

La factura electrònica s’està estenent globalment. Si ets proveïdor de l’Administració Pública portuguesa, la normativa de facturació electrònica t’afecta encara que la teva empresa sigui Espanyola. Per aquest motiu t’expliquem tot el que necessites saber per enviar factura electrònica a Portugal, complir els requisits i assegurar la presentació correcta de les factures.

Quan és obligatori enviar factura electrònica a Portugal?

Actualment, la factura electrònica és obligatòria per a totes les empreses que necessiten facturar les entitats del sector públic. Es va començar a aplicar la normativa de factura electrònica l’abril del 2020. La implementació s’ha anat aplicant de manera gradual fins al 2023, que no només afecta totes les empreses portugueses, sinó que també afecta els proveïdors d’altres països.

Com funciona la factura electrònica a Portugal?

Per enviar factura electrònica a les entitats públiques a Portugal cal tenir en compte certs aspectes com el format estructurat de la factura electrònica i el mètode o la xarxa per on cal tramitar la factura.

Format de factura electrònica a Portugal

La normativa portuguesa defineix que es poden fer servir diferents formats estructurats de factura electrònica:

Format UBL

El format XML del tipus UBL és el format de factura electrònica estructurada a Europa. Segons la directiva Europea de factura electrònica, tots els receptors públics dels països que pertanyen a la Unió Europea han de poder gestionar aquest format. Per aquest motiu, aquest és un dels formats acceptats per les entitats públiques a Portugal.

Format CIUS-PT

El format CIUS-PT és un altre format de factura electrònica estructurat, basat en l’XML i és el model de dades semàntiques que proposa la norma portuguesa. En realitat, aquest format es basa a l’UBL 2.2.

Mètode d’enviament de la factura electrònica a Portugal?

El model de factura electrònica a Portugal és descentralitzat. Això vol dir que, a diferència d’altres països, les administracions públiques poden escollir la solució de facturació electrònica que s’adapti millor a les seves necessitats, sempre que compleixin els formats de factura electrònica i els estàndards establerts per la normativa local.

Factura electrònica amb eSPAP

eSPAP és l’organisme encarregat de coordinar la implementació de la factura electrònica a Portugal i del portal de factura electrònica FE-AP. Es tracta del portal que habilita l’estat per a la recepció i la tramitació de factures electròniques. Aquest sistema permet als organismes públics rebre i gestionar les factures electròniques.

Aquí pots trobar la llista de totes les entitats públiques que reben factura electrònica a través de FE-AP a Portugal.

Altres sistemes de facturació electrònica

Poden donar-se casos en què un receptor públic no estigui adherit a eSPAP. Quan es dona aquesta situació cal veure les capacitats del receptor per entendre i valorar com és possible fer l’enviament de les factures electròniques.

Com enviar una factura electrònica a eSPAP?

L’enviament de factura electrònica a les entitats públiques de Portugal, a través d’eSPAP, requereix fer certs passos previs abans de l’enviament:

Treballa amb un proveïdor de serveis de factura electrònica

Tot i que pots crear i registrar la factura electrònica directament des d’eSPAP, sempre és millor utilitzar un proveïdor de serveis com B2Brouter, que està connectat amb el portal públic portuguès. Això et permet una gestió més àgil i senzilla de les teves factures, a més et permet gestionar totes les factures electròniques, no només aquelles que van dirigides a l’administració pública.

Realitza l’onboarding al portal FE-AP

Totes les empreses que necessiten tramitar una factura electrònica a una Administració Pública que fa la gestió amb eSPAP, han de seguir certs protocols previs. Un d’ells és l’adhesió com a proveïdor de l’Administració pública a FE-AP. Per procedir correctament cal seguir aquests passos:

Registrar-se a FE-AP:

Com a proveïdor has de fer un qüestionari per sol·licitar l’afiliació a la FE-AP.

Aquest qüestionari recull dades generals de la teva empresa com a proveïdor, informació tècnica de transmissió/comunicació, exemple de documents, etc. Amb la informació recopilada en aquest procediment, l’equip del projecte FE-AP prepara un entorn de proves.

Si treballes amb un proveïdor de serveis de factura electrònica com B2Brouter, en aquest qüestionari has d’informar el proveïdor amb què treballaràs.

Un cop enviat el qüestionari, has d’esperar a la confirmació de la configuració de l’entorn de proves. ESPap t’envia la confirmació a través de correu electrònic, a l’adreça que has indicat en aquest registre.

Realitzar les proves d’enviament de factura electrònica a FE-AP:

Un cop has rebut el correu electrònic de confirmació d’eSPap, pots iniciar l’etapa de proves. En aquest cas, si treballes amb un proveïdor de serveis de factura electrònica, has d’avisar que comences les transaccions de prova. En aquest punt és recomanable que facis els tests amb el màxim nombre de casos que es produeixen a la teva empresa en relació amb l’enviament de factures. Això t’assegura estar preparat per a quan passis a producció.

Un cop finalitzada la fase de proves has de fer una sol·licitud que et permet passar de l’entorn test a producció (enviaments reals). En aquest punt, cal evidenciar les proves realitzades. T’expliquem com procedir al punt següent.

Realitza la sol·licitud PRD

La sol·licitud PRD et permet passar de l’entorn de test al de producció, on pots començar a fer els enviaments reals de factura electrònica als teus clients. Pots fer aquesta sol·licitud a través d’un enllaç que t’envia eSPap o directament omplint i enviant aquest formulari. En aquesta fase es validen les proves dutes a terme a l’anterior punt.

Validació de la sol·licitud PRD

Un cop enviada la sol·licitud PRD, eSPap valida la informació i t’envia un correu electrònic per notificar-te del resultat de la validació, les evidències presentades i avisar-te que el teu compte està habilitat per enviar factures electròniques a l’entorn real.

Adhesió a FE-AP

L’últim pas abans de començar a trametre factures electròniques és formalitzar el procés d’adhesió a FE-AP. Es tracta d’una informació que reps al correu de validació del pas anterior. Aquesta és una formalització legal i pública, de l’accés a la factura electrònica a través de la solució FE-AP proporcionada per eSPaP. Una vegada feta la formalització, un cop més FE-AP t’envia la confirmació de l’adhesió a través de correu electrònic.

Gestiona tota la factura electrònica directament amb B2Brouter

B2Brouter és una solució en línia que et permet gestionar tota la factura electrònica amb els teus clients públics (Espanya, Portugal, França, Alemanya i molts més) a més de totes les factures amb els teus clients privats. Des d’una sola plataforma, pots gestionar l’emissió i la recepció de totes les factures (i altres documents) en diferents formats electrònics segons les necessitats de cada client o proveïdor.

B2Brouter també et permet gestionar la factura electrònica amb els organismes públics de Portugal, connectant i enviant les factures directament al portal FE-AP, d’una manera senzilla, ràpida, àgil i amb un departament de Suport que t’ajuda amb la gestió.