Autofactura: Guia completa per entendre i gestionar aquest document comercial

Segurament has escoltat parlar alguna vegada sobre l’autofactura. Si ets un proveïdor o un client que necessita gestionar aquest tipus de documents, t’expliquem el més important: de què es tracta, com funciona i com pots gestionar fàcilment la teva autofacturació amb tots els teus proveïdors, sense barreres tècniques ni de gestió.

Què és una autofactura? Aspectes bàsics

L’autofactura és un document fiscal únic en el panorama administratiu espanyol, on l’empresa receptora del servei genera la factura en nom del proveïdor o treballador autònom. Aquest model innovador de facturació neix com una solució estratègica per simplificar i optimitzar els processos de facturació, especialment en relacions comercials complexes amb petites empreses o professionals independents.

Context legal de l’autofacturació

El concepte d’autofactura té les seves arrels en la necessitat de flexibilitzar els processos administratius i fiscals. Legalment, està recolzat per la normativa tributària espanyola, que estableix requisits específics per garantir la seva validesa i transparència. L’autofacturació permet a les empreses generar documents fiscals en nom dels seus proveïdors, reduint la càrrega administrativa i minimitzant els errors en la gestió documental.

Característiques principals de les autofactures

L’autofactura es distingeix per una sèrie de característiques úniques que la diferencien dels mètodes tradicionals de facturació:

  • Emissió per part del receptor del servei: A diferència de les factures convencionals, és l’empresa contractant qui genera el document.
  • Inclusió exhaustiva de dades fiscals: Requereix informació detallada tant de l’emissor com del proveïdor.
  • Necessitat de conformitat: El proveïdor original ha de validar i acceptar la factura generada.
  • Simplificació administrativa: Optimitza els processos de gestió documental i fiscal.

Diferències entre l’autofacturació i la factura tradicional

L’autofactura es presenta com una solució administrativa més complexa però flexible per a situacions empresarials que requereixen un control detallat dels processos de facturació.

Aspecte Factura tradicional Autofactura
Creació El proveïdor genera la factura El receptor genera la factura
Enviament El proveïdor envia la factura El receptor envia la factura
Validació Unilateral Requereix el consentiment del proveïdor
Complexitat administrativa Baixa Alta
Control fiscal Estàndard Exhaustiu
Traçabilitat Limitada Detallada
Gestió de l’IVA El proveïdor repercuteix El receptor gestiona suportat i repercutit

Dades obligatòries que ha de contenir

Com qualsevol factura, les autofactures han de contenir una informació mínima de manera obligatòria. Aquests dades són:

  • Dades fiscals (NIF, nom, domicili, etc.).
  • Informació del servei o producte (descripció, període, data).
  • Aspectes econòmics (base imposable, impostos, import, etc.).
  • Altres dades (data, numeració, etc.).

Quan és necessari emetre una autofactura?

No hi ha cap obligació d’utilitzar una autofactura, però s’utilitza en diferents casos o escenaris, per assegurar una correcta i àgil gestió de la transacció de factures. Aquests són alguns exemples:

  1. Sector de la construcció: Grans constructores que subcontracten a autònoms o petites empreses.
  2. Serveis tecnològics: Contractació d’autònoms o professionals independents.
  3. Projectes de consultoria: Col·laboracions temporals amb múltiples proveïdors.
  4. Serveis professionals: Feines que requereixen una gestió administrativa complexa.

Caso pràctic en el sector de la construcció

Un cas comú de l’ús de l’autofacturació pot ser en el sector de la construcció. L’escenari pot ser el següent:
Imaginant una gran contractista que necessita subcontractar alguns serveis amb petites empreses o autònoms per poder finalitzar una gran construcció.

El contractista té un gran nombre de subcontractats, dels quals ha de rebre les factures corresponents a les hores treballades. En molts casos, el contractista té el control de les hores pactades amb el subcontractista, a més d’altres costos relacionats.

Un altre punt que pot ser crític en aquests casos és que els subcontractistes no disposen de mètodes o processos de facturació adaptats a les necessitats del contractista. Per exemple, encara gestionen factures en paper.

Problema:

  1. Control de les hores a facturar.
  2. Gestió de múltiples factures, tant per al contractista com per al subcontractista.
  3. Complexitats administratives per necessitats pròpies del sector.
  4. Necessitat d’eines tecnològiques especialitzades.

Solució mitjançant l’Autofacturació:

  1. Centralització i control de totes les factures.
  2. Traçabilitat dels documents.
  3. Reducció d’errors administratius.
  4. Simplificació dels processos de facturació entre contractista i subcontractista.
  5. Major eficiència en la gestió documental.

Gràcies a l’Autofactura, el contractista s’encarrega de tot el procés de facturació. En aquest procés, es fa càrrec de crear i enviar-se a si mateix les factures dels seus subcontractistes. D’aquesta manera, redueix la càrrega administrativa al subcontractista i s’assegura d’autogestionar-se les factures corresponents de manera senzilla, ràpida i àgil.

Com crear una autofactura correctament

Per realitzar una correcta gestió d’una Autofactura, és molt important disposar d’una solució que permeti a l’empresa que necessiti realitzar aquest procediment, no només la creació de la factura, sinó també tota la gestió:

  1. Creació de l’autofactura.
  2. Enviament de l’autofactura (l’emissor de la factura ha de poder disposar del document original i correcte).
  3. Recepció i gestió de l’autofactura.
  4. Es necessita consentiment del receptor.

Una opció és fer-ho amb B2Brouter, que et permet gestionar, enviar i rebre tot tipus de documents comercials com factures, factures simplificades i Autofactures. És tan senzill com seguir aquests passos:

1. Genera l’autofactura

Com a receptor, pots crear i gestionar totes les teves autofactures des de la secció de Despeses. Per això, només cal crear una nova Autofactura i introduir les dades que ha de contenir (emissor de la factura, número de la factura, línies, impostos, etc.). Els dades del receptor s’inclouen de forma automàtica.
També pots evitar crear-les manualment i automatitzar tot aquest procés des del teu sistema de gestió.

2. Envia l’autofactura

Per realitzar l’enviament de la factura, és tan fàcil com fer un clic. Utilitza el botó Enviar i l’autofactura es enviarà a l’emissor com una factura emesa i la mateixa factura es guardarà com a factura rebuda per l’empresa que està gestionant l’autofactura.
La gestió és tan senzilla com això. B2Brouter sempre et permet tenir un seguiment exhaustiu de les teves autofactures i un control d’esdeveniments.

Exemple d’autofactura

Aquí pots veure una Autofactura d’exemple gestionada amb B2Brouter pel receptor: exemple-autofactura

B2Brouter t’ofereix un servei de gestió d’autofactures

B2Brouter et permet gestionar l’autofacturació amb tots els teus proveïdors de forma senzilla i ràpida. Amb un sol clic, s’integra l’autofactura a la secció de factures emeses del teu proveïdor i a la teva secció de factures rebudes. Això et permet accedir a la informació de forma senzilla i obtenir un control i seguiment exhaustiu de totes les autofactures intercanviades amb els teus proveïdors. A més, cal tenir en compte el següent:

  1. Els teus proveïdors poden rebre les teves autofactures de forma totalment gratuïta.
  2. Pots integrar el teu sistema amb l’API de B2Brouter, per evitar duplicar la feina i fer tasques manuals, treballant directament des del teu sistema de gestió o ERP.