¿Qué es una factura electrónica? eFactura

¿Sabes qué es una factura electrónica? La factura electrónica o e-Factura es un documento con la misma validez que una factura en papel, pero se expide y se recibe en soporte electrónico. A pesar de esto, existen diferentes tipos de factura digital dependiendo de la normativa de cada país y en muchos casos el PDF no está considerado como factura electrónica. En este artículo te resolvemos las dudas más habituales y te contamos cómo puedes crear facturas electrónicas gratis.

La factura electrónica: qué es, requisitos técnicos, formatos, beneficios, etc.

Empecemos por el inicio. Se trata de un tipo de facturación que se empezó a utilizar hace relativamente poco tiempo, pues ha ido muy ligada al uso de las nuevas tecnologías. La normativa que la regula es el Real Decreto 1619/2012, que también regula las facturas en papel, y más recientemente la Ley 25/2013. De hecho, desde el 2015 su uso es obligatorio para los proveedores de la Administración pública.

La factura electrónica es una factura en formato digital y se pueden considerar diferentes tipos de factura electrónica:

Definiendo la factura electrónica: Requisitos técnicos

Una factura electrónica debe cumplir unos estándares legales (hablaremos de ellos más adelante), pues como hemos visto, tiene una regulación concreta. De manera usual, el formato más utilizado por las empresas es el PDF. Este formato es fácilmente accesible para todo el mundo, pero poco a poco está perdiendo protagonismo debido a sus limitaciones a la hora de ser interpretado por los sistemas informáticos.

Con la aparición de las nuevas normativas de factura electrónica a nivel global, el formato más común de factura electrónica es el XML. Este formato es un estándar de la ONU para el intercambio electrónico de datos en el ámbito mundial. Garantiza la seguridad, privacidad y veracidad de los datos. Está codificado y es comprensible por cualquier ordenador con el programa adecuado.

¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y una factura convencional?

Teniendo en cuenta lo anterior, generalmente se conocen dos tipos de factura electrónica:

Facturas electrónicas en formato estructurado

Se trata de facturas creadas en lenguaje informático. Son fácilmente entendibles por los sistemas informáticos, es decir, están codificadas para automatizar la gestión de la información por parte del ordenador. Por eso, se suelen elaborar en XML (por ejemplo, Facturae o UBL).

Facturas electrónicas en formato no estructurado

Son aquellas facturas que deben ser tratadas de forma manual por parte del receptor (por ejemplo, un documento en PDF).

A pesar de que estamos hablando del PDF como factura electrónica, se trata de un formato que no está considerado como una factura electrónica por las nuevas normativas que están apareciendo a nivel global.

¿Por qué usar la factura electrónica en formato estructurado?

Las facturas electrónicas en formato estructurado son muy fáciles de codificar, registrar y archivar para un sistema informático. En cambio, con facturas electrónicas en formato no estructurado debe ser una persona la que, una vez recibida, las codifique, registre y archive. Por este motivo se está restringiendo su uso, ya que es muy complicado procesar los datos de un PDF de forma correcta, rápida y sin errores. Si buscas agilizar trámites y tiempos, sin duda es más útil el primer tipo.

Formatos de factura electrónica: Ejemplos

Estos son algunos de los formatos de factura electrónica más conocidos y utilizados:

1. Facturae: Este es el formato electrónico utilizado en España, definido por la normativa de factura electrónica local. Debe ser usado por los proveedores de la Administración pública, contratistas y subcontratistas del estado y pronto para todas las empresas privadas del país.
2. UBL: Este es el formato de factura electrónica escogido en muchos países de la Unión Europea y otras regiones del mundo. Es el formato utilizado en la red de intercambio de documentos electrónicos Peppol.
3. EDIFACT: Es muy usado en determinados sectores como la automoción o la distribución alimentaria, aunque está cayendo en desuso, ya que las normativas no lo están teniendo en cuenta.

¿Qué datos debe contener una eFactura?

Como cualquier factura en papel, la factura electrónica debe recoger obligatoriamente una serie de datos. Por ejemplo:

• Debe estar numerada.
• Debe contener la fecha de su expedición.
• Deben constar los datos fiscales de quien emite y recibe la factura.
• El tipo de operaciones que se están facturando y su fecha.
• Información tributaria (IVA, IRPF, etc.)
• El importe a pagar.

En muchos casos, las facturas electrónicas en formato estructurado deben contener otros datos específicos como los códigos de enrutamiento (DIR3, Peppol Id, etc). Esto varía en función del receptor o la red por la que se tramita la factura electrónia.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Existen diferentes formas de hacer una factura electrónica en función del formato con el que necesitas trabajar. Por norma general debes utilizar alguna herramienta que te permita crear de forma sencilla la factura electrónica en el formato deseado. Estos son algunos ejemplos:

1. Crear una factura electrónica con el programa Facturae. Debes saber que no es una aplicación muy amigable.
2. Software de facturación electrónica especializado, que facilita enormemente el trabajo a las empresas y dispone de funcionalidades adicionales. Algunos disponen de una versión gratuita.

B2Brouter es un ejemplo de software de facturación electrónica. Te permite generar la factura electrónica de forma sencilla, facilitando un formulario donde solamente debes introducir los datos de la factura.

¿Qué beneficios tiene la factura electrónica?

Ya hemos señalado algunas ventajas antes: agilidad, seguridad… Pero también se minimiza el consumo en papel y, por supuesto, facilita la gestión y mecanización de la información. Se puede integrar fácilmente con un sistema de gestión totalmente informatizado. Esto ayuda a la contabilidad y a la reducción de errores. Además, se eliminan costes y gracias a la facilidad de su archivo, también se reduce el uso de espacio físico. Más ventajas aquí:

¿Cómo afecta la normativa de factura electrónica a las empresas?

La obligatoriedad de emitir factura electrónica depende de diferentes factores como normativas de cada país, necesidades del receptor, necesidades del emisor, etc. En España, la normativa afecta a:

• Proveedores de la Administración Pública.
• Contratistas y Subcontratistas del estado.
• Pronto afectará a todas las empresas y autónomos del país.

Conoce como te afecta la factura electrónica obligatoria.

¿Cómo convertir mis facturas de papel a factura digital?

No lo necesitas. Lo ideal es digitalizar todo el proceso, utilizando un software de facturación electrónica que facilite la creación de la factura o posibilite la integración con tu sistema de gestión o ERP para automatizar el proceso.

Si necesitas realizar una factura electrónica (en formato estructurado o PDF), regístrate gratis y empieza a facturar ya, rápido y sencillo con B2Brouter.