Qué es la firma electrónica y para qué sirve

Para realizar cualquier trámite online con la administración suele ser recomendable obtener la firma electrónica. No confundir con la firma digital, que hace referencia a un tipo específico de firma electrónica, con un método concreto de encriptación para firmar documentos de manera electrónica. Para clarificar términos, podemos decir que para poder tener la firma electrónica debemos tener un certificado digital. Echemos un vistazo más pormenorizado a estos conceptos.

¿Qué es una firma electrónica?

Tal y como recoge la web del Portal de la Administración Electrónica, la firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico. Así pues, no es una firma al uso como tal. Es la forma de denominar a una serie de datos digitales que tienen como fin garantizar que el documento al que acompaña o la información que se transmite  es del todo fiable.

Con la llegada de las nuevas tecnologías se impone la necesidad de garantizar las gestiones que se realizan de manera telemática. Por ello, la firma electrónica cumple los requisitos de confidencialidad, integridad y autenticidad que estos trámites requieren. La firma electrónica da seguridad y garantías a los documentos digitales y se puso en marcha en el año 2003, con toda la base legal de la Firma electrónica recogida en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica.

¿Para qué sirve?

Tal y como recoge la legislación, las funciones propias de la firma electrónica son:

1. Identificar al firmante de manera inequívoca, garantizando que la persona o entidad que envía ese documento es realmente a la que se refiere, evitando engaños y fraudes.
2. Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.
3. Asegurar el no repudio del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento

En definitiva, el fin último de la firma electrónica es dar garantías de seguridad a la documentación generada y enviada de manera telemática. Y no sólo a lo que son documentos, sino a otras acciones que con la implantación de internet, se permiten realizar de manera telemática y no presencial. Por ejemplo, la realización de la Declaración de la Renta a través de Internet, llevar a cabo solicitudes en los registros electrónicos administrativos, pedir la vida laboral, recibir  notificaciones electrónicas y firmar correos electrónicos o facturas electrónicas.

¿Cómo puedo solicitarla en España?

Para poder obtener una firma electrónica es necesario poseer un certificado digital. El certificado digital de Persona Física es la certificación electrónica que vincula a su suscriptor con unos datos de verificación de Firma y confirma su identidad, tal y como se define en la página de la Sede Electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, una de las entidades encargadas de expedir el mismo.

El certificado digital tiene como fin certificar e identificar a una persona (física o jurídica) con unas claves, y así validar que la firma electrónica referida a esa persona se corresponde realmente con ella, tal y como recoge la web del PAE.  Así pues el certificado digital contiene la información necesaria para firmar electrónicamente e identificar a su propietario con sus datos: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expiración y organismo que lo expide. 

El certificado digital lo puedo descargar como software e instalarlo posteriormente en mi ordenador, por ejemplo a través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. En este post explicamos como hacerlo. Si poseo DNI electrónico, tendré que dirigirme a la oficina de la Dirección General de Policía, que es la Autoridad Certificadora, para obtener las claves. No olvidemos que en este supuesto, tengo que tener un lector de tarjetas electrónicas en mi ordenador para poder insertar el DNIe, o tener un lector por contacto.

En el momento que tengo una de las dos certificaciones ya puedo firmar electrónicamente cualquier documento.

¿Cómo firmo electrónicamente?

En la web del portal de la Administración electrónica recogen bien el proceso para poder firmar electrónicamente. En el momento que tenemos el documento electrónico que queremos firmar y el certificado, la misma aplicación de software instalada o el dispositivo digital utilizado para la firma realiza un resumen del documento. Ese resumen es único y cualquier modificación del documento implica también una modificación del resumen. Con las claves privadas se codifica el resumen y se crea otro documento electrónico que contiene ese resumen codificado. Este documento final es la firma electrónica.

El resultado de todo este proceso es un documento electrónico obtenido a partir del documento original y de las claves del firmante. La firma electrónica, por tanto, es el mismo documento electrónico resultante.

La firma electrónica es el archivo o documento electrónico resultante. Este es el documento válido a efectos legales y el que debes conservar. Cualquier impresión o representación gráfica que se haga de él solo es válido en los términos que determine el destinatario de la firma. En general, en este caso, la firma impresa deberá contener un CSV o Código Seguro de Verificación que permite contrastar la copia impresa con la original electrónica.