¿Por qué es importante la facturación electrónica?
La necesidad de digitalizar nuestros procesos administrativos y de facturación es cada vez más evidente. Mucho se ha hablado los últimos años sobre este tema, aún así es importante recordar que hay muchas y buenas razones para pasarse a la facturación electrónica.
Algunas razones para empezar a pensar en introducir la facturación electrónica en tu negocio son:
Para el que envía la factura:
- Evitas tareas manuales como la impresión, el ensobrado y el envío postal.
- La factura llegará al destinatario en segundos.
- Los procesos electrónicos tienen una alta trazabilidad, por lo tanto, tendrás mayor control en el seguimiento de los pagos.
- Si necesitas enviar un abono o factura rectificativa, lo puedes hacer fácilmente.
- Una gestión más rápida de las facturas puede mejorar tu relación con clientes y proveedores.
- Cumplirás con la ley (en muchos países como Suecia, España, Italia, Francia o Dinamarca es obligatorio el envío de facturas electrónicas a cierto tipo de empresas).
- Si utilizas redes de facturación electrónica como FACe, FACeB2B o Peppol, siempre tendrás la confirmación del receptor conforme tu factura ha sido recibida correctamente.
Para el que la recibe:
- La revisión y aprobación de las facturas recibidas se puede automatizar.
- Posibilidad de cotejar automáticamente el pedido con la factura correspondiente.
- Flujos de trabajo más eficientes, que no dependen tanto de las tareas manuales de una persona en concreto.
- Archivo mucho más eficaz y automático. Ahorro de espacio de almacenamiento.
- Menos riesgo de recibir facturas falsas; el formato estructurado de la factura electrónica hace que sea más fácil detectar los errores y desviaciones en las facturas recibidas.
Para los negocios en general:
- La facturación es uno de los procesos de negocio más ineficiente y consumidor de tiempo – cuando automatizamos estos procesos la empresa se puede centrar en mejorar su “core business”.
- La digitalización aumenta la productividad y ayuda a los negocios a ser más competitivos.
- Es más fácil detector e identificar la evasión fiscal, el fraude y los crímenes financieros.
Por el medio ambiente:
- La facturación electrónica disminuye notablemente las emisiones de carbono relacionadas con la fabricación de papel y su transporte.
- El comercio entre países se simplifica cuando todos utilizamos los mismos estándares y formatos estructurados (por ejemplo, la red Peppol y el estándar Peppol BIS 3)
¿Es suficiente con las facturas en PDF?
No, gran parte de los beneficios mencionados anteriormente se consiguen cuando las facturas son enviadas, recibidas y gestionadas de forma electrónica. Es importante mencionar que un documento PDF no es un documento electrónico estructurado; es decir, no puede ser procesado automáticamente por los softwares de gestión y facturación.
En otras palabras, una factura en PDF siempre acarreará procesos manuales con tal de ser gestionada.
Las facturas en formato PDF acaban convirtiéndose en facturas en papel: normalmente las imprimimos para archivarlas (no sólo el receptor sino también el emisor).
Enviar facturas electrónicas reales no debe de ser complicado.
Sin importar si eres el emisor o el receptor de las facturas (o ambos), con la plataforma de facturación electrónica online de B2Brouter puedes empezar a digitalizar tus procesos de facturación de forma fácil y rápida. Te ofrecemos una solución sencilla y asequible que te permitirá tener un mayor control de tus facturas, pedidos o albaranes.