Autofactura: Guía completa para entender y gestionar este documento comercial
Seguramente has escuchado a hablar alguna vez sobre la autofactura. Si eres un proveedor o un cliente, que necesita gestionar este tipo de documentos, te contamos lo más importante: de qué se trata, cómo funciona y cómo puedes gestionar fácilmente tu autofacturación con todos tus proveedores, sin barreras técnicas ni de gestión.
¿Qué es una autofactura? Aspectos básicos
La autofactura es un documento fiscal único en el panorama administrativo español, donde la empresa receptora del servicio genera la factura en nombre del proveedor o trabajador autónomo. Este innovador modelo de facturación surge como una solución estratégica para simplificar y optimizar los procesos de facturación, especialmente en relaciones comerciales complejas con pequeñas empresas o profesionales independientes.
Contexto legal de la autofacturación
El concepto de autofactura tiene sus raíces en la necesidad de flexibilizar los procesos administrativos y fiscales. Legalmente, está respaldado por la normativa tributaria española, que establece requisitos específicos para garantizar su validez y transparencia. La autofacturación permite a las empresas generar documentos fiscales por cuenta de sus proveedores, reduciendo la carga administrativa y minimizando errores en la gestión documental.
Características principales de las autofacturas
La autofactura se distingue por una serie de características únicas que la diferencian de los métodos tradicionales de facturación:
- Emisión por el receptor del servicio: A diferencia de las facturas convencionales, es la empresa contratante quien genera el documento.
- Inclusión exhaustiva de datos fiscales: Requiere información detallada tanto del emisor como del proveedor.
- Necesidad de conformidad: El proveedor original debe validar y aceptar la factura generada.
- Simplificación administrativa: Optimiza los procesos de gestión documental y fiscal.
Diferencias entre la autofacturación y la factura tradicional
La autofactura se presenta como una solución administrativa más compleja pero flexible para situaciones empresariales que requieren un control detallado de los procesos de facturación.
Aspecto | Factura tradicional | Autofactura |
Creación | Proveedor genera la factura | Receptor genera la factura |
Envío | Proveedor envía la factura | Receptor envía la factura |
Validación | Unilateral | Requiere consentimiento del proveedor |
Complejidad Administrativa | Baja | Alta |
Control fiscal | Estándar | Exhaustivo |
Trazabilidad | Limitada | Detallada |
Gestión IVA | Proveedor repercute | Receptor gestiona soportado y repercutido |
Datos obligatorios que debe contener
Como cualquier factura, las autofacturas deben contener una información mínima de forma obligatoria. Estos datos son:
- Datos fiscales (NIF, nombre, domicilio, etc).
- Información del servicio o producto (descripción, periodo, fecha).
- Aspectos económicos (base imponible, impuestos, importe, etc).
- Otros datos (fecha, numeración, etc).
¿Cuándo es necesario emitir una autofactura?
No existe una obligación de usar una autofactura, pero es utilizada en diferentes casos o escenarios, para asegurar una correcta y ágil gestión de la transacción de facturas. Estos son algunos ejemplos:
- Sector construcción: Grandes constructoras que subcontratan a autónomos o pequeñas empresas.
- Servicios tecnológicos: Contratación de autónomos o profesionales independientes.
- Proyectos de consultoría: Colaboraciones temporales con múltiples proveedores.
- Servicios profesionales: Trabajos que requieren una gestión administrativa compleja.
Caso práctico en el sector de la construcción
Un caso común del uso de la autofacturación, puede ser en el sector de la construcción. El escenario, puede ser el siguiente:
Imaginemos una gran contratista, que necesita subcontratar algunos servicios con pequeñas empresas o autónomos, para poder finalizar una gran construcción.
El contratista tiene un gran número de subcontratados, de los que debe recibir las facturas pertenecientes a las horas trabajadas. En muchos casos, el contratista tiene el control de las horas pactadas con el subcontratista, además de otros costes relacionados.
Otro punto que puede ser crítico en estos casos es que los subcontratistas no disponen de métodos o procesos de facturación adaptados a las necesidades del contratista. Por ejemplo, aún gestionan facturas en papel.
Problema:
- Control de horas a facturar.
- Gestión de múltiples facturas, tanto para el contratista como para el subcontratista.
- Complejidades administrativas por necesidades propias del sector.
- Necesidad de herramientas tecnológicas especializadas.
Solución mediante la Autofacturación:
- Centralización y control de todas las facturas.
- Trazabilidad de los documentos.
- Reducción de errores administrativos.
- Simplificación de procesos de facturación entre contratista y subcontratista.
- Mayor eficiencia en la gestión documental.
Gracias a la Autofactura, el contratista se preocupa de todo el proceso de facturación. En este proceso, se encarga de crear y enviarse a si mismo, las facturas de sus subcontratistas. De esta forma, reduce la carga administrativa al subcontratista y se asegura de auto gestionarse las facturas correspondientes de forma sencilla, rápida y ágil.
Cómo crear una autofactura correctamente
Para realizar una correcta gestión de una Autofactura, es muy importante disponer de una solución que permita a la empresa que necesite realizar este procedimiento, no solo la creación de la factura, sino también toda la gestión:
- Creación de la autofactura.
- Envío de la autofactura (el emisor de la factura debe poder disponer del documento original y correcto).
- Recepción y gestión de la autofactura.
- Se necesita consentimiento del receptor.
Una opción es hacerlo con B2Brouter que te permite gestionar, enviar y recibir todo tipo de documentos comerciales como facturas, factura simplificadas y Autofacturas. Es tan sencillo como seguir estos pasos:
1. Genera la autofactura
Como receptor, puedes crear y gestionar todas tus autofacturas desde la sección de Gastos. Para ello, solo necesitas crear una nueva Autofactura y introducir los datos que debe contener (emisor de la factura, número de la factura, líneas, impuestos, etc…). Los datos del receptor, se incluyen de forma automática.
También puedes evitar crearlas de forma manual y automatizar todo este proceso desde tu sistema de gestión.
2. Envía la autofactura
Para realizar el envío de la factura es tan fácil como hacer un clic. Utiliza el botón Enviar y la autofactura se envía al emisor, como una factura emitida y la misma factura se almacena como una factura recibida, por parte de la empresa que está gestionando la autofactura.
La gestión es tan sencilla como esto. B2Brouter siempre te permite tener un seguimiento exhaustivo de tus autofacturas y un control de eventos.
Ejemplo de autofactura
Aquí puedes ver una Autofactura de ejemplo gestionada con B2Brouter por el receptor:
B2Brouter te ofrece un servicio de gestión de autofacturas
B2Brouter te permite gestionar la autofacturación, con todos tus proveedores, de forma sencilla y rápida. Con un solo clic, se integra la autofactura en al sección de facturas emitidas de tu proveedor y en tu sección de facturas recibidas. Esto te permite acceder a la información de forma sencilla y obtener un control y seguimiento exhaustivo de todas las autofacturas intercambiadas con tus proveedores. Además, debes tener en cuenta lo siguiente:
- Tus proveedores pueden recibir tus autofacturas, de forma totalmente gratuita.
- Puedes integrar tu sistema con la API de B2Brouter, para evitar tener que duplicar el trabajo y hacer tareas manuales, trabajando directamente desde tu sistema de gestión o ERP.