Rechnungen im ZUGFeRD Format empfangen

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der in Deutschland entwickelt wurde. Das ZUGFeRD Format ist neben der XRechnung ein insbesondere in Deutschland akzeptiertes Format für die Rechnungsstellung mit unterschiedlichen Ausprägungen oder Profilen.

Neben dem Basisprofil, das sich auf die XML-Repräsentation beschränkt, bietet ZUGFeRD auch ein hybride Format aus PDF mit eingebettetem XML über das Profil EN 16931 (COMFORT) ab. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF-Dokument zur visuellen Kontrolle der Rechnungen mit einer maschinenlesbaren XML-Datei und erleichtert so die elektronische Rechnungsverarbeitung.

Der Empfang von ZUGFeRD Rechnungen mit B2Brouter

B2Brouter ist eine Plattform, die Unternehmen hilft, elektronischen Rechnungen in verschiedenen Formaten zu erstellen, zu senden, zu empfangen und zu verarbeiten. Mit B2Brouter können Unternehmen alle nationalen und internationalen Anforderungen hinsichtlich der elektronischen Rechnungsstellung und der Steuererklärung erfüllen.

Natürlich können Sie ZUGFeRD Rechnungen auch mit B2Brouter empfangen. Hier ist eine Anleitung, wie man ZUGFeRD-Rechnungen mit B2Brouter empfangen kann:

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen mit B2Brouter

Schritt 1

Registrierung bei B2Brouter: Besuchen Sie die Website von B2Brouter und registrieren Sie sich für ein Konto. Geben Sie Ihre Unternehmensdaten ein und folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Konto zu aktivieren.

Schritt 2

Konto einrichten: Nach der Registrierung melden Sie sich in Ihrem B2Brouter-Konto an. Gehen Sie zu den Einstellungen und konfigurieren Sie Ihr Profil, indem Sie alle erforderlichen Informationen zu Ihrem Unternehmen eingeben.

Schritt 3

Empfangskanal einrichten: Navigieren Sie zu den Einstellungen und konfigurieren Sie die Verbindungen, die Sie zum Senden oder Empfangen von Dokumenten verwenden möchten. Sie können unterschiedliche Kanäle wie E-Mail und PEPPOL konfigurieren. Für den Empfang von ZUGFeRD Rechnungen bietet sich insbesondere der E-Mail-Empfang (und Versand) an. Richten Sie daher eine entsprechende E-Mail-Empfangsadresse ein.

Wählen Sie nun das ZUGFeRD-Format als von Ihnen akzeptiertes Format in den Regeln für den Empfang von Dokumenten aus.

Schritt 4

Rechnungsempfängerinformationen teilen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner die korrekten Informationen haben, um Rechnungen an Ihren B2Brouter-Empfangskanal zu senden.

Geben Sie Ihre B2Brouter E-Mail-Empfangsadresse (z.B. eine spezielle E-Mail-Adresse oder eine eindeutige Kennung) an Ihre Lieferanten weiter.

Schritt 5

Rechnungen empfangen und verarbeiten: Sobald eine ZUGFeRD-Rechnung (oder beliebige andere elektronische Rechnung) an Ihren Empfangskanal gesendet wird, benachrichtigt Sie B2Brouter darüber.

Sie können die empfangene Rechnung in Ihrem B2Brouter-Dashboard einsehen und die PDF- sowie die XML-Datei herunterladen.

Überprüfen Sie die Rechnung und importieren Sie die Daten ganz einfach in Ihr Buchhaltungssystem, falls dieses ZUGFeRD unterstützt.

Schritt 6

Automatisierung und Integration: Um den Prozess zu optimieren, können Sie B2Brouter mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren. indem Sie eine Schnittstelle zwischen ihrem System und B2Brouter aufbauen.

Über die Schnittstelle können die Rechnungsdaten unabhängig vom jeweiligen Format eingelesen werden. Zur Archivierung kann natürlich auch das Originalformat mit der PDF-Visualisierung übermittelt werden.

Nutzen Sie die API von B2Brouter oder andere Integrationsoptionen wie sFTP, um den Empfang und die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen mit ihrem System zu automatisieren.

Tipps und Hinweise

Schulung und Support: B2Brouter bietet Schulungsmaterialien, Testsysteme und Kundensupport, um Ihnen bei der Einrichtung und Nutzung der Plattform zu helfen. Nutzen Sie diese Ressourcen, um den Übergang zu elektronischen Rechnungen zu erleichtern.
Rechtliche Anforderungen: B2Brouter achtet darauf, dass Ihre ZUGFeRD-Rechnungen alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. In Deutschland müssen bestimmte Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sein.
Sicherheit und Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass alle Daten sicher übertragen und gespeichert werden. B2Brouter bietet verschiedene Sicherheitsfunktionen, um den Schutz Ihrer Informationen zu gewährleisten.

Vorteile der Nutzung von ZUGFeRD und anderen elektronischen Rechnungsformaten

Mit diesen Schritten können Sie effektiv ZUGFeRD-Rechnungen über B2Brouter empfangen und verarbeiten. Kleine Unternehmen profitieren besonders von der Umstellung auf ZUGFeRD Rechnungen, denn durch das hybride Format kann direkt eine Visualisierung mitgeliefert werden.

Abseits der ZUGFeRD Rechnungen können mit B2Brouter diverse weitere Rechnungsformate erstellt, verarbeitet und bestehende E-Rechnungen bei Bedarf einfach in das benötigte Format umgewandelt werden, was für eine hohe Flexibilität bei Unternehmen sorgt. Teilen Sie ihren Geschäftspartnern einfach mit, dass Sie alle Formate unterstützten und ihr Geschäftspartner ein geeignetes Format auswählen kann.

Am einfachsten verwalten Sie ihre elektronischen Rechnungen, indem sie eine direkte Schnittstelle zu bestehenden Systemen aufbauen. Manuelle Eingaben werden überflüssig, was den Arbeitsaufwand reduziert und Fehlerquellen minimiert. Zudem beschleunigt die automatische Verarbeitung die Bearbeitungszeit erheblich. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen schneller genehmigt und bezahlt werden, was wiederum die Liquidität verbessert. Die reduzierten Kosten und der geringere Verwaltungsaufwand ermöglichen es ihnen, Ressourcen effizienter zu nutzen und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.