Entwicklung von ZUGFeRD
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat mit der Entwicklung von ZUGFeRD ein Rechnungsformat geschaffen, das die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung in Deutschland vereinfachen soll. Das ZUGFeRD Format kommt üblicherweise als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten beim Empfänger an und kann von diesem sowohl elektronisch als auch klassisch bearbeitet werden. Zu den aktuellen Bestimmungen und Möglichkeiten mit ZUGFeRD lesen Sie hier mehr.
Die Entwicklung des Formats ZUGFeRD
Im Jahre 2010 wurde das FeRD gegründet. Das Bundeskanzleramt und das Ministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) waren hier ebenso beteiligt wie führende Vertreter der Wirtschaft und Fachverbände wie BITKOM. Alle Akteure des Marktes sollen im FeRD eine Anlaufstelle finden, um ihre jeweiligen Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung zu definieren und Lösungen zu finden. Sowohl staatliche Stellen als auch private Unternehmen haben ein großes Interesse daran, Bürokratie abzubauen und die Bearbeitung wichtiger Rechnungsdaten so einfach wie möglich zu halten.
ZUGFeRD 1.0
Im Jahr 2014 war das Format ZUGFeRD erstmals abgeschlossen. Die Version 1.0 ermöglicht es Rechnungserstellern, die elektronischen Daten einer Rechnung gemeinsam mit einer PDF-Datei zu übermitteln. Somit sind PDF und XML dauerhaft miteinander verknüpft. Der Rechnungsempfänger kann sie nach den eigenen Möglichkeiten bearbeiten. Eine elektronische Rechnungsstellung ist somit auch ohne vorherige Absprache der Formate möglich. Auch internationaler Rechnungsverkehr profitiert von ZUGFeRD 1.0.
ZUGFeRD 2.0
Mit der EU Richtline 2014/55/EU vom 16. April 2014, die in der Norm DIN EN 16931 mündete, konnte ZUGFeRD 1.0 nicht mehr für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor eingesetzt werden. Mit ZUGFeRD 2.0 wurden die in dieser Norm hinterlegten Anforderungen aufgegriffen und berücksichtigt. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Entwicklern des französischen Standards Factur-X 1.0, konnte auch die Standardisierung auf europäischer Ebene länderübergreifend vorangetrieben werden.
ZUGFeRD auch an Behörden senden
Aufgrund seiner Kompatibilität mit der EN 16931, kann ZUGFeRD daher auch im Rechnungsverkehr mit Behörden eingesetzt werden. ZUGFeRD stellt verschiedene Profile bereit, die unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungsstellung bündeln. Das Profil „Comfort“ entspricht vollständig der EN16931. Daher können dies alle europäischen Verwaltungen verarbeiten. Demgegenüber stehen die Profile „Minimum“ und „Basic“, die nur eine Teilmenge dieser Anforderungen abbilden, sowie das Profil „Extended“, das spezifische branchenübergreifende Elemente für den Austausch von Rechnungen hinzufügt. Diese Profile sind nicht mit der EN16931 kompatibel, weil sie entweder bestimmte Anforderungen nicht abdecken oder diese erweitern.
ZUGFeRD 2.1
Die Zusammenarbeit mit den französischen Entwicklern führte zu einer vollständig kompatiblen Lösung. ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 sind mittlerweile technisch identisch und können daher beide unter der Kennung Factur-X auftreten. Beide Formate sind für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern in Deutschland und Frankreich geeignet. In der Version 2.1.1 wurde der ZUGFeRD-Standard zudem um das Profil „XRechnung“ ergänzt, das die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland berücksichtigt. Das ZUGFeRD-XRechnungs-Profil kann jedoch nur mit der Syntax Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT erstellt werden. CII ist neben der Universal Business Language (UBL) eine der beiden zugelassenen Syntaxen der EN16931. Der unter deutschen Behörden weit verbreitete Standard XRechnung unterstützt hingegen beide Syntaxen.
Kompatibilität zur XRechnung
Das Profil “XRechnung” ist kompatibel zur EN16931 und übernimmt nationale Geschäftsregeln und verwaltungsspezifische Bestimmungen, abgeleitet aus dem XRechnungsstandard. Das Profil referenziert hierbei lediglich auf die Spezifikation des Standards XRechnung. Die Gremien der XRechnung erheben also die individuellen Anforderungen in Bezug auf die XML-Struktur des XRechnungs-Profils. Pflege und Steuerung übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Zusammenarbeit erwünscht
Die Annäherung des Standards ZUGFeRD an die XRechnung ist ein wichtiger Schritt um Konvergenz zwischen unterschiedlichen Standards. Das Zusammenfügen unterschiedlicher Ansätze zu einem gemeinsamen Ganzen stellt damit auch Interoperabilität zwischen den verschiedenen Formaten her. Bei der Verwendung des ZUGFeRD Profils “XRechnung” ist jedoch zu beachten: Deutsche Behörden nehmen i.d.R. nur und ausschließlich rein strukturierte XML-Dateien ohne Bild-Repräsentanz (PDF) an.
Die Entwicklung von ZUGFeRD lässt sich folgendermaßen zusammenfassen:
- Papierrechnung und elektronische Rechnungssysteme verschmelzen zu ZUGFeRD 1.0
- ZUGFeRD 2.0 erfüllt EU-Anforderung für Rechnungen im B2G-Wirtschaftszweig
- ZUGFeRD 2.1 und Factur X werden zu einem gemeinsamen deutsch-französischen Standard und das Profile XRechnung wird veröffentlicht.
Die Zukunft von ZUGFeRD
Die Entwicklung eines Standards ist selten abgeschlossen. Noch immer sind zahlreiche Vertreter aus Wirtschaft und öffentlichem Dienst damit beschäftigt, ZUGFeRD zu entwickeln. Neue Anforderungen oder spezifische Branchen wie den Bau- oder Finanzsektor erfordern Anpassung. Dabei werden Anforderungen aus verschiedenen Wirtschaftsbereichen ebenso aufgenommen, wie Vorschriften der beteiligten Staaten. Aufgrund dieser Diversität werden wohl auch in Zukunft die unterschiedliche Formate und entsprechende Erweiterungen der E-Rechnung nebeneinander existieren. Das ferne Ziel eines Rechnungsstandards mit dem jedes Unternehmen der Welt arbeiten kann wird es somit wohl nie geben. Umso wichtiger wird es daher für Unternehmen, sich an einen leistungsstarken Dienstleister wie B2Brouter zu wenden, der dabei hilft, dass der internationale Rechnungsverkehr frei von Stolpersteinen ablaufen kann.