XRechnungen versenden: so geht’s

Es gibt zwei Herausforderungen beim Versenden von XRechnungen: Die korrekte Zustellung an den Kunden und die Verwendung der richtigen Referenzen. Beides trägt dazu bei, dass Ihre Kunden die elektronische Rechnung schnell bearbeiten können.

Europaweit XRechnungen versenden

Auch wenn es einen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung gibt, so haben viele Länder ihre eigenen nationalen Plattformen entwickelt. In Deutschland gibt es je nach Bundesland unterschiedliche Rechnungseingangsplattformen, in Italien müssen Sie SDI verwenden, in Frankreich Chorus Pro und in Spanien einen Einstiegspunkt wie FACe oder eFACT. Je nach Landesplattform muss der Lieferant die richtige Organisationskennung in der Rechnung angeben, wie z.B. den Codice Fiscale in Italien, die Siret-Nummer in Frankreich oder die CIF in Spanien.

Peppol macht XRechnung einfacher

Öffentliche Verwaltungen in Deutschland, Schweden, Belgien oder Kroatien, die PEPPOL nutzen oder zusätzlich anbieten, sind hingegen wesentlich unkomplizierter zu erreichen. PEPPOL bezeichnet eine webbasierte Infrastruktur zur sicheren Übermittlung von elektronischen Dokumenten zwischen Handelspartnern. Das PEPPOL-Netzwerk verfügt hierbei über ein automatisches Adressfindungsprotokoll. Jeder Empfänger im Netzwerk verwendet eine eindeutige Organisationskennung (oft als „Peppol-ID“ bezeichnet). Diese Kennung kann mit der „elektronischen Adresse“ des Empfängers im PEPPOL-Netzwerk gleichgesetzt werden.

Mit Peppol versenden

Internationale Dienstleister wie B2Brouter sind an das PEPPOL-Netzwerk und andere nationale Plattformen angeschlossen und können somit ihren Nutzern dabei helfen, ihre elektronischen Rechnungen korrekt zu versenden. Je nach Übermittlungsweg, fragt B2Brouter die passende Organisationskennung ab und erzeugt das passende Rechnungsformat. Beim Versand einer Rechnung über PEPPOL innerhalb Deutschlands wird z.B. das Format XRechnung genutzt, beim internationalen Versand über PEPPOL (etwa nach Schweden oder Kroatien) das Format PEPPOL BIS Billing 3.0, beim Versand nach Italien FatturaPA, nach Spanien Facturae, usw.

XRechnung und Weiterleitungssysteme

In der Regel reichen diese Maßnahmen jedoch nicht aus, um die Rechnung auf den richtigen Schreibtisch des Rechnungsempfängers zu befördern. Die meisten öffentlichen Einrichtungen in Europa (und auch viele große privatwirtschaftliche Unternehmen) haben zusätzliche interne Routing-Systeme implementiert. Dies soll eine Weiterleitung der Rechnungen innerhalb ihrer eigenen Organisation ermöglichen. Die Weiterleitungscodes, um dieses interne Routing durchzuführen, sind nicht standardisiert und können manchmal schwierig vom Kunden in Erfahrung zu bringen sein. Darüber hinaus kann es passieren, dass der Kunde die Rechnung ablehnt oder dass sich die Bearbeitung und Zahlung verzögert, wenn Sie nicht die richtigen internen Routinginformationen angeben haben.

Beispiel Leitweg-ID

Es gibt viele Beispiele für interne Routingsysteme: In Frankreich verwenden einige Organisationen den Code Service, in Deutschland kann eine öffentliche Organisation viele Leitweg-IDs haben, in Spanien gibt es mehrere Arten von DIR3-Codes, um eine bestimmte Organisationseinheit zu identifizieren und Kroatien verwendet die OIB-Nummer.

B2Brouter hilft beim Versenden der XRechnung

Wir von B2Brouter sind uns dieser Herausforderungen bewusst, und deshalb haben wir für Sie das B2Brouter Directory geschaffen. Das neue B2Brouter Directory sammelt alle internen Routinginformationen zu einer Organisation und kann sicherstellen, dass Ihre elektronischen Rechnungen an richtiger Stelle landen. Das Verzeichnis können Sie mit einem Telefonbuch vergleichen. Es wird kontinuierlich erweitert. Mit B2Brouter können Sie die Daten und Routinginformationen Ihrer Kunden jederzeit abrufen, abgleichen oder überprüfen. Dadurch haben Sie eine viel bessere Chance, dass Ihre Rechnung rechtzeitig akzeptiert und bezahlt wird.