E-Rechnung Bund: So einfach senden Sie XRechnungen die deutsche Verwaltung

Mit der Einführung der XRechnung als verpflichtendes Format für elektronische Rechnungen an den Bund stehen viele Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Die deutschen Bundesbehörden und die Bundesverwaltung nehmen seit dem 27. November 2020 nämlich Rechnungen gar nicht mehr im PDF- oder Papierformat an – es bleibt (mit wenigen Ausnahmen) ausschließlich die Rechnungsstellung mit dem Standard XRechnung übrig.
Doch keine Sorge, wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie Sie schnell und einfach xRechnungen erstellen können und somit die Anforderungen des Bundes problemlos erfüllen können.

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das seit dem 27. November 2020 für alle Lieferanten verpflichtend ist, die Rechnungen an den Bund stellen, deren Betrag höher als 1.000 Euro ist. Das Ziel dieser Umstellung ist es, sowohl den Papierverbrauch in Ämtern zu reduzieren, als auch den Prozess der Rechnungsstellung einfacher und fehlerfreier zu gestalten. Eine XRechnung Datei enthält standardisierte Datenfelder und kann schnell und einfach vom Rechnungsempfänger empfangen und verarbeitet werden.

Warum ist das Format verpflichtend?

Das Format entspricht internationalen Standards und erleichtert somit auch den Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger auch über Ländergrenzen hinweg. Durch die Verwendung einer XRechnung kann ein großes Maß an potenziellen Fehlern, die bei der Erstellung und Übertragung von Papierrechnungen auftreten, vermieden werden. Die automatisierte Erstellung, Kontrolle und Verarbeitung sorgen zusätzlich für eine Zeitersparnis – sowohl auf Seite des Bundes, als auch bei den rechnungsstellenden Unternehmen.
Die Rechnungen können ohne manuelle Eingabe von Daten direkt in das Buchhaltungssystem des Empfängers übernommen werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten und vermeidet Übertragungsfehler. Um sicherzustellen, dass die XRechnung korrekt erstellt wird, gibt es spezielle Anforderungen an das Format und den Inhalt der Rechnung. Mithilfe von entsprechender Software kann jedoch auch hier ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden.

So erstellen Sie XRechnungen für den Bund

Für die einfache und effiziente Erstellung einer Rechnung im Format XRechnung benötigen Sie eine geeignete Software, die Sie bei der Erstellung und dem Versand der Rechnung unterstützt.
Eine Softwarelösung wie B2Brouter ermöglicht dabei nicht nur die kostenfreie Erstellung einer elektronischen Rechnung. Sie bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Rechnungen elektronisch direkt über Peppol an die digitalen Empfangskanäle und zentralen Rechnungseingänge von Bund und Länder zu verschicken. Peppol ist ein Rechnungsnetzwerk, das speziell für den Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten entwickelt worden ist und von allen deutschen Behörden akzeptiert wird. Sie müssen also keine XML-Datei mehr herunterladen und auf einem Portal hochladen oder diese per E-Mail versenden. Nach erfolgreicher Einreichung mit B2Brouter über Peppol erhalten Sie auf der B2Brouter Plattform eine elektronische Empfangsbestätigung vom Empfänger der Rechnung.

Wie funktioniert der Rechnungsversand über Peppol?

Um den direkten Rechnungsversand über Peppol zu nutzen, müssen Sie ihr Unternehmen zunächst über die B2Brouter Plattform im Peppol Netzwerk registrieren. Anschließend können Sie den jeweiligen Rechnungsempfänger mit seiner Leitweg-ID und Peppol-ID und dem bevorzugten Versandkanal Peppol anlegen. Bei den Bundesbehörden sind die beiden IDs zumeist identisch, in einigen Bundesländern können sich diese IDs jedoch unterscheiden. Am besten erfragen Sie die jeweiligen IDs direkt bei ihrem Kunden.
Legen Sie nun eine Rechnung an, wählen den Rechnungsempfänger aus und geben die Rechnungsdaten ein. Sollte etwas fehlen, unterstützt Sie das Portal und weist auf fehlende Informationen hin, die für die Erstellung einer XRechnung benötigt werden. Ist alles korrekt, können Sie die Rechnung direkt aus dem Portal mit nur einem Klick verschicken und Sie erhalten sofort eine elektronische Empfangsbestätigung. Abschließend können Sie B2Brouter nutzen, um ihre erstellten Rechnungen zu verwalten, sie können den Rechnungsstatus nachvollziehen (gesendet, akzeptiert, bezahlt) und die Rechnungen digital auf der Plattform archivieren. Denn auch digitale Rechnungen müssen gesetzlich bis zu 10 Jahre nach Erstellung aufbewahrt werden.

Was gibt es sonst noch zu beachten?

B2Brouter leistet noch viel mehr als die Rechnungsstellung an den Bund. Über die gleiche Plattform können Sie auch Rechnungen für alle anderen Behörden und Unternehmen in Deutschland und international erstellen und versenden. Die Plattform liefert ihnen hierzu das jeweils passende Rechnungsformat und den am besten geeigneten Versandkanal. Wenn Sie B2Brouter nutzen, ist Ihr Unternehmen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung für alle denkbaren Szenarien sehr gut vorbereitet.
National und international gibt es immer mehr gesetzliche Verpflichtungen, Rechnungen elektronisch zu erstellen und an öffentliche Auftraggeber zu senden. In Deutschland und vielen EU-Mitgliedstaaten werden entsprechende Verpflichtungen auch für den B2B Bereich diskutiert oder bereits umgesetzt. Dies geschieht im Zuge der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“, einem Vorschlag für einer europäischen Richtlinie, die auf die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug abzielt und neben anderen Aspekten auch Maßnahmen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B Bereich enthält.

Starten sie heute noch kostenfrei

Die elektronische Rechnung hält nicht nur im Bund, sondern in immer mehr Bereichen Einzug. Es lohnt sich für Unternehmen also, die eigenen Prozesse frühestmöglich auf elektronische Rechnungsformate umzustellen, um Zahlungsrückstände, Übertragungsfehler und hohe Zeitaufwände zukünftig zu vermeiden. Die B2Brouter Software verhilft ihnen zu einem sorglosen und kostenfreien Start in die Welt des elektronische Rechnungsaustauschs.