Wie funktioniert ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein sogenanntes hybrides Format, welches die Vorteile der elektronischen Rechnung mit den Bedürfnissen menschlicher Mitarbeiter verknüpft. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine XML-Datei, die in ein pdf eingebettet wird.
Das PDF ist eine Bilddatei, die von jedem üblichen PDF-Reader geöffnet werden kann. Dieses sieht genauso aus, wie eine Papierrechnung aussehen würde. Statt nun aber mithilfe von Bilderkennungssoftware (OCR) die Daten auszulesen und dann von einem Mitarbeiter noch einmal überprüfen zu lassen oder sie manuell in ein Buchhaltungssystem zu übertragen, liegen maschinenlesbaren Daten in Form von XML-Daten bereits in der ZUGFeRD-Rechnung vor. Somit kann der Empfänger der Rechnung frei entscheiden, ob er die Rechnung manuell oder digital bearbeitet.
Was muss man als Rechnungssteller bei ZUGFeRD beachten?
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie ein Programm, welches den ZUGFeRD-Standard verarbeiten kann. Der Standard selbst kann kostenlos heruntergeladen werden. Viele Programme, die sich mit dem Erstellen von elektronischen Rechnungen auseinandersetzen haben bereits die passenden Anknüpfungspunkte, um sofort mit dem Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen loslegen zu können. Auch mit dem kostenlosen Basic-Paket von B2Brouter können Sie festlegen, dass Ihre Rechnungen als ZUGFeRD formatiert und versendet werden.
Was muss man Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung beachten?
Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten, können Sie auf verschiedene Weisen damit umgehen. Die geringsten Einstiegshürden für den Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen bietet der Empfang als Mail-Anhang. Die ZUGFeRD-Datei wird dabei an eine E-Mail angehängt. Die E-Mail selbst dient hierbei quasi als Briefumschlag und ist für die Archivierung nicht von Bedeutung.
Sofern ein Bild-Repräsentanz (PDF) mitgeliefert wurden, können sie die ZUGFeRD-Rechnung mit einem herkömmlichen PDF-Reader öffnen und lesen. Der Bildschirm zeigt Ihnen eine Rechnung, die optisch mit einer herkömmlichen Papierrechnung übereinstimmt. Sie können sich auf dieses ZUGFeRD-PDF konzentrieren und die Rechnung so bearbeiten wie Sie es von der Papierrechnung kennen. Auch ohne Rechnungsprogramm können Sie hierdurch die XML-Daten sichtbar machen.
Die XML-Daten der ZUGFeRD-Rechnung
Mit Klick auf die Büroklammer im PDF-Reader sehen Sie die ZUGFeRD-XML-Datei. Für das menschliche Auge ist diese Datei aber, ähnlich wie der Quelltext einer Internetseite, recht kryptisch. In einheitlicher Schriftgröße folgen alle Rechnungsinhalte speziellen Tags, welche einem Programm verraten, wie die folgende Information zu verarbeiten ist.
Auf diese Weise kann ein Programm den Unterschied zwischen Senderadresse und Empfängeradresse ausmachen und alle Inhalte verstehen. Auch besteht dank der Tags keine Gefahr, dass Rechnungsdatum und Zahlungsziel durcheinandergebracht werden. Während das menschliche Auge sich hierfür an der Visualisierung einer Rechnung und den Zusammenhängen orientiert, braucht ein Programm jede Information in einheitlichem und eindeutigem Format.
ZUGFeRD ohne Rechnungsprogramm
Wenn Sie kein Programm für die Bearbeitung der Rechnung nutzen, können Sie den ZUGFeRD-XML Teil einfach ignorieren. Öffnen Sie dagegen die Rechnung sofort mit einem Rechnungsprogramm wie B2Brouter, bleibt das ZUGFeRD-PDF für Sie ohne Bedeutung. Falls Sie regelmäßig elektronische Rechnungen versenden möchten oder von B2Brouter-Nutzern erhalten, können Sie sich anmelden und mit einem Basic-Zugang kostenlos die Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung genießen.