Aufbau der XRechnung

Digitale Prozesse werden im Handel nicht nur wichtiger, sondern auch hilfreicher. Der Aufbau der XRechnung soll die Entwicklung dieser Prozesse unterstützen und beschleunigen.

Die Digitalisierung strafft Arbeitsabläufe, schont Ressourcen und ermöglicht die Einsparung kostenintensiver Stellen durch Automatisierung. Auch bei der Rechnungsstellung liegen diese Vorteile auf der Hand. Gerade im internationalen Handel birgt eine unkoordinierte Digitalisierung aber auch die Gefahr der Inselbildung. Aus diesem Grund beschloss die EU schon im Jahr 2014, dass ein internationaler Standard zur Rechnungserstellung vorgegeben werden muss. Deutschland folgte diesem Beschluss mit der Verpflichtung zur XRechnung. Diesen Standard akzeptieren seit 2020 alle behördlichen Rechnungsempfänger.

Der Standard für Deutschland: XRechnung

Mit der EU Norm EN-16931 wurde für die europäische Union ein Mindeststandard vorgegeben, nach welchem Muster die elektronische Rechnungsstellung erfolgen muss. Hier wurde zum Beispiel vorgegeben, dass für die E-Rechnung nicht nur die elektronische Übermittlung, sondern auch die elektronische Weiterverarbeitung möglich sein soll.

PDF ist nicht elektronisch

Eine per Mail geschickte pdf-Datei entspricht diesem Anspruch nicht. Vielmehr muss eine elektronische Rechnung als XML-basiertes Dokument übermittelt werden, damit nicht nur Menschen, sondern auch Maschinen die Rechnung lesen können. Da die Norm der EU den Ländern einen gewissen Spielraum lässt, wie die elektronische Rechnung umgesetzt werden muss, haben sich daraufhin verschiedene Substandards entwickelt, die konform zur EN-16931 sind.

Anforderungen an XRechnungen

In Deutschland heißt dieser Standard XRechnung. Neben den Mindestanforderungen entsprechend EN-16931 bietet die XRechnung zum Beispiel auch die Möglichkeit, im Rahmen der Zahlungsbedingungen Skonto und Verzugszinsen anzubieten. Eine weitere Besonderheit der XRechnung ist die sogenannte Leitweg-ID. Diese ist dazu gedacht, jeden öffentlichen Empfänger einer XRechnung zweifelsfrei zu identifizieren.  Behörden, Kommunen und Ministerien verfügen zwingend über eine Leitweg-ID, die vom Auftragnehmer abgefragt werden muss. Ohne die Leitweg-ID kann die XRechnung nicht an öffentliche Auftragnehmer zugestellt werden.

Leitweg-ID-Verzeichnis im Aufbau

Da es noch kein bundesweites Verzeichnis für Leitweg-IDs gibt, bemüht sich B2BRouter darum, ein solches Verzeichnis aufzubauen. Wenn Sie über unsere Plattform Rechnungen an öffentliche Empfänger stellen, können wir daher viele Leitweg-IDs bereits auf ihre Plausibilität prüfen. Durch die korrekte Adressierung mithilfe der ID kommen die Rechnungen tatsächlich in der richtigen Abteilung an. Rückläufer und Zahlungsverzüge werden auf diese Weise erfolgreich minimiert.

Erweiterungen bleiben möglich

Die XRechnung wurde ausdrücklich als Mindeststandard entwickelt. Die Umsetzung der Norm sollte rechtlich sichere und technisch stabile Lösungen bieten. Da jedoch einige Branchen spezifische Anforderungen an das Rechnungswesen stellen (z.B. Finanzdienstleistungen, Bau- oder Rüstungsindustrie), ließen die Entwickler bewusst Möglichkeiten der Erweiterung.

Updates öffentlich koordiniert

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen betreibt aktives Change Management, welches Kritik und Fehlermeldungen aus dem laufenden Betrieb aufnimmt, den Standard aktuell hält, ihn weiter auf spezifische Anforderungen anpasst und diese mit den entsprechenden Standardisierungsgremien in der EU abstimmt. Für Ihren Arbeitsalltag spielt das jedoch keine Rolle, denn wenn Sie Ihre Rechnungen mithilfe von B2Brouter abwickeln, können Sie sich darauf verlassen, stets die aktuellste Version der XRechnung zu nutzen.

Unterschiede zwischen Bund, Ländern und Europa

Während Rechnungen an den Bund immer im Standard XRechnung gestellt werden müssen, können die Regelungen in den einzelnen Bundesländern und anderen europäischen Staaten variieren. Verpflichtung der Rechnungssteller zur XRechnung sind z.B. noch nicht in jedem Bundesland umgesetzt.

In den anderen europäischen Ländern haben sich analog zur XRechnung weitere Standards etabliert, die zwar der vorgegebenen EU Norm entsprechen, für den Rechnungssteller jedoch unterschiedlich genug sind, um darüber zu stolpern. In Italien ist die E-Rechnung mittlerweile auch für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen verpflichtend.

B2Brouter kennt alle Standards

Bei B2Brouter finden Sie daher nicht nur die XRechnung, sondern auch jeden anderen in Deutschland (z.B. ZUGFeRD) und dem Rest der in der EU verwendeten Standards, wie

• UBL Chorus Pro (Frankreich)
• Facturae (Spanien)
• FatturaPA (Italien)
• Svefaktura (Schweden)
• Peppol NL (Niederlande)
• Peppol NHS (UK)

Wenn Sie unser Angebot nutzen, müssen Sie sich über diese zahlreichen Substandards der EU Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die genaue Darstellung Ihrer Rechnung und Verpflichtungen zur Rechnungsstellung jedoch keine Gedanken mehr machen. Wir ermitteln anhand des Empfängers den notwendigen Standard und wandeln Ihre Rechnung automatisch in das gewünschte Format um.