Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist ein Dokument mit der gleichen Gültigkeit wie eine Papierrechnung. Eine E-Rechnung jedoch liegt in elektronischer Form in einem maschinenlesbaren Dateiformat vor. So kann sie über elektronische Kanäle versendet, bzw. empfangen werden.
Die Nutzung strukturierter Daten beschleunigt die Verarbeitung der Rechnung und garantiert die Gültigkeit, da sie mit einer herkömmlichen Rechnung identisch ist. In diesem Artikel fassen wir für Sie die wichtigsten Vorteile der E-Rechnung zusammen. Dabei versuchen wir etwaige Vorbehalte gegen diese relativ neue Abrechnungsmethode auszuräumen und erläutern grundsätzliche strukturellen Vorteile und Anforderungen einer E-Rechnung.
Anfänge der elektronischen Rechnungsstellung
Nahtlose elektronische Transkaktionen waren das Ziel. Hierfür realisierten frühe Entwickler die technische Konnektivität zwischen den Systemen und berücksichtigten auch die semantische Dimension. Die in den 90er Jahren entwickelten Lösungen im Bereich Electronic Data Interchange (EDI) boten in der Regel keine geeignete Lösungen für die breite Masse an Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.
Hürden für KMU hoch
Grundsätzlich sind kleine und mittelständische Unternehmen aufgrund der Fragmentierung des Marktes und der hohen Kosten der Umsetzung von den bestehenden EDI-Netzwerken bis heute ausgeschlossen. Erst die Entwicklung von alternativen Lösungen auf Basis lizenzfreier Bibliotheken, sowie eine EU-Richtlinie und entsprechende E-Rechnungsgesetze in Bund und Ländern konnte diese Situation ändern.
Gesetz schafft einheitliche Standards
Durch die E-Rechnungs-Verordnung, die die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt, sind die meisten Barrieren, die wir in der alten EDI-Infrastruktur finden können, beseitigt. Für die Kommunikation mit verschiedenen Kunden und Anbietern gibt es einheitlich definierte Dokumente, Prozesse und Übertragungswege, deren Nutzung wie im Fall der elektronischen Rechnung europaweit standardisiert und reguliert werden kann. Seit 2019 werden elektronische Rechnungen durch deutsche Behörden auf jeden Fall angenommen.
Staat stärkt Infrastruktur
Im November 2020 wurde die E-Rechnung laut Gesetz auch für die Vertragspartner der öffentlichen Verwaltung im Bund verpflichtend. B2Brouter bindet diese offenen Standards in seine technische Infrastruktur ein und schafft damit eine kostengünstige Lösung, die einen reibungslosen elektronischen Handel ermöglicht. In wenigen Schritten kann daher jedes Unternehmen auf die elektronische Fakturierung umstellen.
Cloud oder Integration
Je nach Unternehmensgröße erfolgt die Rechnungsstellung entweder ausschließlich über die cloudbasierte B2Brouter Lösung oder es werden bei größeren Rechnungsvolumina ganz einfach geeignete Schnittstellen zum B2Brouter in das eigene Abrechnungssystem integriert.
Welche Vorteile hat die elektronische Rechnungsstellung?
Der Vorteil der E-Rechnung besteht darin, dass sie papierbasierte Prozesse ablösen kann. Die E-Rechnung minimiert nicht nur den Papierverbrauch und verringert etwaige Druck-, Porto und Kuvertierungskosten sondern ermöglicht auch kürzere Bearbeitungszeiten. Durch die Möglichkeiten der Automatisierung und eine Integration in bestehende Managementsysteme, können E-Rechnungen direkt eingelesen und verarbeitet werden.
Fehlerminimierung und Kostenersparnis
Hierdurch können Sie potentielle Fehlerquellen ausschließen und die Aufwände für eine manuelle Erfassung reduzieren. Darüber hinaus entfallen Kosten dank der einfacheren Archivierung. Eine E-Rechnung bleibt auch im Archiv in elektronischer Form, wodurch die Kosten und Aufwände der Papierablage entfallen. Neben dem ökologischen Vorteil durch den geringeren Papierverbrauch hilft die E-Rechnung zudem bei der Betrugsbekämpfung und verspricht insgesamt ein hohes Maß an Agilität und Sicherheit für jedes Unternehmen.
Auch ohne Pflicht sinnvoll
Die Lösungen der E-Rechnung für öffentliche Verwaltung und Lieferanten stellen also unabhängig von Normen und Anforderungen optimale Verarbeitungswege der Rechnungsstellung dar.
Welches Format für die E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung muss den gesetzlichen Normen entsprechen, denn sie unterliegt (wie oben angegeben) spezifischen gesetzlichen Regelungen. Das bislang gängige PDF Format wird durch XML-basierte Rechnungen ersetzt, da das XML-Format von jedem System leicht zu verarbeiten ist und von der Europäischen Kommission bei der Definition der elektronischen Rechnung nach der Europäischen Norm (PEPPOL BIS 3) gewählt wurde.
E-Rechnungen können daher günstiger und effektiver eingesetzt werden. Für kleinere Unternehmen bieten wir daher ein Basis-Paket an, mit dem Sie Ihre E-Rechnungen kostenlos erstellen und versenden können.
Rechnungsversand in elektronischen Formaten
Der Versand der elektronischen Rechnungen kann über verschiedene Übertragungskanäle erfolgen. Die für den Einstieg einfachste Variante ist der Versand per E-Mail. Hier wird die Rechnungsdatei als Anhang versendet. Die zentralen Rechnungseingänge von Bund und Ländern bieten in der Regel auch die Möglichkeit einer Einreichung per DE-Mail, Upload oder PEPPOL an. B2Brouter stellt seinen Kunden daher auch technische Übertragungskanäle für E-Rechnungen wie PEPPOL zur Verfügung, da dieser Kanal für die Anwender in der Regel einen großen Nutzen bietet.
PEPPOL für sicheren Versand
Für eine schnelle Verarbeitung von E-Rechnungen ist der Versand, bzw. Empfang von E-Rechnungen über das PEPPOL Netzwerk besser geeignet. Hierdurch können Sie E-Rechnungen direkt mit der genutzten Abrechnungssoftware versenden oder empfangen, die Sie auch zum Anlegen, Verarbeiten oder Archivieren ihrer Rechnungen nutzen. Für den Rechnungsversand bauen wir eine Verbindung zum sicheren PEPPOL-Netzwerk auf und leiten auf elektronischem Wege automatisch zum Zielsystem ihres Kunden weiter. Hierdurch müssen Sie also nicht für jeden Rechnungsempfänger eine spezifischen Übertragungskanal erfragen und bedienen können.
Bei B2Brouter kostenlos
Damit alle unsere Kunden direkt von PEPPOL profitieren können, stellt B2Brouter den Versand von E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk innerhalb von Deutschland bereits im Basis-Paket kostenlos zur Verfügung.
Wann ist die Erstellung einer elektronischen Rechnung verpflichtend?
Seit November 2018 können Unternehmen Rechnungen an die oberste Bundesbehörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung auch in elektronischer Form stellen. Entsprechend der E-Rechnungs-Verordnung, die die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt, gilt für alle übrigen Bundesbehörden die Verpflichtung ab dem 27.11.2019. Alle Länder und Kommunen müssen spätestens am 18.04.2020 elektronische Rechnungen entgegennehmen können.
27.11.2020
In einem weiteren Schritt werden dann alle Rechnungssteller gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Damit ist die E-Rechnung in Deutschland angekommen.
Europaweit teilweise auch B2B verpflichtet
Auf europäischer Ebene gehen jedoch die Bestrebungen häufig schon darüber hinaus. Italien schreibt derzeit den Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung auch im B2B-Bereich vor. Als erstes Land in der Europäischen Union hat Italien die elektronische Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2019 für alle Unternehmen verbindlich eingeführt.