Elektronische Rechnung an öffentliche Verwaltung senden
Aus der E-Rechnungs-Verordnung, die die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt, geht hervor, dass oberste Bundesbehörden ab dem 27.11.2018 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Alle Länder und Kommunen folgen dann spätestens zum 18.04.2020. Alle Rechnungssteller werden gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Müssen ist noch nicht wissen
Dies bedeutet, dass alle Verkäufer, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Einrichtungen wie die allgemeine Verwaltung, Kommunen oder Universitäten geliefert haben, dazu verpflichtet sind entsprechende elektronische Rechnung auszustellen und vorzulegen. Aber wie stellt man eine elektronische Rechnung an eine öffentliche Einrichtung aus und wie führt man diesen Prozess sicher und effizient durch? Wir fassen für Sie die wichtigsten Informationen und Schritte der elektronische Rechnungsstellung zusammen.
Schritte zur Erstellung einer elektronischen Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist wie eine normale Rechnung, aber mit der Besonderheit, dass die erzeugte Datei elektronisch in einem strukturiertem XML Format erstellt wird. Am 17. Oktober 2017 wurden zulässige XML Standards für die elektronische Rechnungsstellung als Europäische Norm (PEPPOL BIS 3) im Amtsblatt der Europäischen Union publiziert. Der im Rahmen des Steuerungsprojekt eRechnung des IT-Planungsrat entwickelte und am 22. Juni 2017 eingeführte nationale Standard XRechnung bildet die Europäische Norm eindeutig ab und präzisiert dabei relevante Regelungen für Deutschland.
XRechnungssoftware kennt die Standards
Zur Erstellung einer Rechnung im XML Format muss also Software verwendet werden, die wie das B2B-Routerportal die einfache, flexible und sichere Generierung und Validierung elektronischer Rechnungen ermöglichen. Wie bei einer normalen Rechnung müssen bei der Rechnungserstellung Pflichtangaben wie Firmenname, Empfänger, Betrag, Umsatzsteueridentifikationsnummer usw. korrekt eingegeben werden. Die Besonderheit einer elektronischen Rechnung ist also das strukturierte Format in dem die Rechnung erzeugt wird, und die damit verbundenen weiteren Verarbeitungsmöglichkeiten.
Schritte für den Versand einer elektronischen Rechnung
Neben der Erstellung ist der elektronische Rechnungsversand das wichtigste Element für eine korrekte und zuverlässige Zustellung einer elektronischen Rechnung. Im B2Brouterportal haben wir diesen Prozess so gestaltet, dass Sie zwischen unterschiedlichen Möglichkeiten für den Rechnungsversand wählen können. Sie können eine elektronische Rechnung einfach per E-Mail versenden. Wir empfehlen jedoch die Nutzung des PEPPOL Netzwerks, das für den Datentransport sichere Protokolle einsetzt und die übertragenen Informationen ordnungsgemäß verschlüsselt.
PEPPOL-Zuganspunkte sind sicher
Die einzigartige PEPPOL-Adressierung ermöglicht es, den Empfänger Ihrer Nachricht eindeutig zu ermitteln. Mit dem von der öffentlichen Verwaltung autorisierten PEPPOL-Netzwerk und dem von PEPPOL zertifizierten Online-Tool von B2Brouter können wir also alle notwendigen Schritte durchführen, von der Erstellung der Rechnung über die Eingabe der erforderlichen Daten bis hin zum Versand der Rechnung an die öffentliche Verwaltung.
Software für XRechnungen nutzen
Wenn wir mit der Erstellung einer Rechnung beginnen, müssen wir zunächst den Rechnungsempfänger, d.h. die Verwaltung oder öffentliche Einrichtung, an die wir die Rechnung senden wollen, angeben. Anhand der eingegebenen Daten identifiziert das B2Brouterportal in den meisten Fällen die jeweilige öffentliche Einrichtung und zeigt die von dieser Verwaltung akzeptierten Empfangskanäle zur Auswahl an. Sobald der Rechnungsempfänger identifiziert wurde, kann das System zudem die fehlenden Rechnungsdaten des Empfängers wie z.B. die Verwaltungsstelle oder Anschrift ergänzen. Bei Bedarf können Sie diese Angaben natürlich wieder ändern.
Formulardaten automatisiert verarbeiten
Mit den allgemeinen Rechnungsdaten, den ausgefüllten kundenspezifischen Daten und den zur Verfügung stehenden Versandkanälen können wir die Rechnung speichern oder versenden. Für den Versand der Rechnung verbindet sich die Plattform entweder mit entsprechenden Netzwerken wie PEPPOL oder bietet optional den Versand per E-Mail an.
Nachverfolgung der Rechnung
Das B2B-Routerportal ermöglicht es, den Status der Rechnung und mögliche Fehler im Versand durchgängig zu verfolgen. Diese Statusverfolgung beschleunigt den Prozess der Rechnungserfassung und minimiert mögliche Ausfälle oder Verzögerungen. Eine Kopie der Rechnung wird im B2Brouterportal im PDF oder XML Format für einen möglichen späteren Zugriff gespeichert.
B2Brouter: Ihre Verbindung zur öffentlichen Verwaltung
Nutzen Sie B2Brouter und senden Sie Ihre Rechnungen zukünftig elektronisch an zahlreiche öffentliche Verwaltungen in Deutschland und Europa. In Deutschland haben im November 2018 einerseits der Bund und andererseits Bremen als erstes Bundesland die elektronische Rechnung eingeführt.