Rechnung ins Ausland stellen

Will man eine Rechnung ins Ausland stellen muss man sich mit unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Länder beschäftigen. Oder B2Brouter verwenden.

Zwischen der erbrachten Leistung und der erfolgten Bezahlung steht immer die komplexe Aufgabe eine Rechnung zu stellen. Wer nur inländische Geschäftsbeziehungen unterhält, hat bald alle Anforderungen verstanden. Doch bei Rechnungen ins Ausland kommt mit jedem neuen Land eine neue Besonderheit hinzu. Damit die Bezahlung sich nicht durch formale Fehler in der Rechnung verzögert, finden Sie hier die wichtigsten Hinweise für eine korrekte Rechnung ins Ausland.

Umsatzsteuer im Ausland – was macht es kompliziert?

Wenn Leistungserbringer und Leistungsempfänger in unterschiedlichen Staaten ansässig sind, prallen unterschiedliche Regelungen nicht zuletzt in Sachen Steuerschuld aufeinander. Bei Dienstleistungen ist oftmals nicht eindeutig, in welchem Land diese erbracht wurde. Dank digitaler Geschäftsbeziehungen können viele Arbeiten an jedem Ort der Welt durchgeführt werden. Auch bei Reparaturen vor Ort können Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten. Es muss also eine eindeutige Regelung her, bei welchem Auftrag welches Land zum Beispiel die Umsatzsteuer erheben darf.

Leistungsort bestimmen

Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen ist es so, dass der Sitz des Rechnungsempfängers entscheidend für die Umsatzsteuer ist. Bis auf wenige konkrete Ausnahmen müssen Sie also nur beachten, wo Ihre Kunden ihren Unternehmenssitz haben. Sollte dies aufgrund zahlreicher Filialen oder dem Wohnort Ihres Ansprechpartners nicht ganz eindeutig sein sollte, können Sie sich eine Bescheinigung ausstellen lassen, wonach das leistungsempfangende Unternehmen im Ausland sitzt. Eine Besteuerung im Ausland darf nur erfolgen, wenn keine Zweigstellen oder Betriebsstätten in Deutschland existieren. Auch darf die Geschäftsleitung keinen Wohnort in Deutschland haben.

Umsatzsteuer berechnen

Im Inland ist es so, dass Sie auf der Rechnung die Umsatzsteuer berechnen und einen Gesamtbetrag fordern. Die Umsatzsteuerhöhe dieses Landes ist maßgeblich. Ob Sie in Deutschland 7 % oder 19 % abführen müssen, bemisst sich allein nach der Ware oder Dienstleistung, die Sie anbieten. Den Anteil der Umsatzsteuer führen Sie dann an das Finanzamt ab oder verrechnen ihn mit der Umsatzsteuer, die Sie selbst an andere Unternehmen überwiesen haben. Wem Sie Ihre Rechnung schreiben macht keinen Unterschied. Ganz anders bei Rechnungen ins Ausland.

Verschiebung des Leistungsortes – B2B

Wenn Sie als Regelunternehmer Ihre Rechnung an einen anderen Regelunternehmer senden, verschiebt sich der Leistungsort in das Land des Kunden. Sie müssten also nun die Umsatzsteuer im Land Ihres Kunden in der dort üblichen Höhe verrichten. Dazu müssen Sie nicht nur die Höhe der dortigen Umsatzsteuer kennen, sondern auch noch wissen, auf welchem Wege die Umsatzsteuer gezahlt werden muss..

Rechnungen ins EU-Ausland stellen

Innerhalb der EU haben alle Finanzämter sich auf das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren geeinigt. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Rechnung schreiben, ohne eine Umsatzsteuer auszuweisen. Ihr Kunde wird die in seinem Land geforderte Umsatzsteuer selbst berechnen und mit seinem Finanzamt abrechnen. Da Sie in diesem Fall keine Umsatzsteuer erhalten haben, können Sie diese auch nicht selbst bei Ihrer Vorsteuer einrechnen. Damit Ihre Rechnung eindeutig ist, versehen Sie diese mit dem Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Am besten übersetzen Sie diesen Hinweis auch in die jeweilige Landessprache, auch wenn Sie hierzu nicht verpflichtet sind.

Rechnungen in Drittländer stellen

Sitzen Ihre Kunden außerhalb der EU müssen Sie zunächst herausfinden, welche Regeln hier gelten. Die Schweiz hat beispielsweise Regelungen, welche dem Reverse-Charge-Verfahren der EU entsprechen. In den USA dagegen existiert nicht einmal ein einheitliches Umsatzsteuersystem. Hier müssen Sie in jedem einzelnen Bundesstaat prüfen, worauf Sie achten müssen. Wenn gar keine Vereinbarungen zwischen Deutschland und dem Zielland der Rechnung existieren, müssen Sie sich mit dem dortigen Finanzamt in Verbindung setzen, um ein Verfahren zu vereinbaren. Eventuell werden Sie verpflichtet, sich selbst dort zu registrieren und wie ein inländisches Unternehmen mit der Umsatzsteuer umzugehen. Sprechen Sie am besten zuerst mit der deutschen Außenhandelskammer vor Ort.

Umsatzsteuervoranmeldung

Zur umfassenden Kontrolle aller grenzüberschreitenden Geschäfte sind Sie verpflichtet, den Umsatz als „nicht steuerbare Leistung“ in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung anzugeben. Umsätze, die innerhalb der EU erzielt werden, melden Sie in Zeile 50 Ziffer 21. Außerhalb der EU erzielte Umsätze halten Sie in Zeile 51 Ziffer 45 fest. Zusätzlich geben Sie eine zusammenfassende Meldung über alle im Ausland erzielten Umsätze ab.

Das Problem weitergeben

Wenn die Regelungen mit dem Zielland zu komplex sind, können Sie mit Ihren Kunden auch vereinbaren, dass diese die Leistungen per Gutschrift begleichen. In diesem Fall übertragen Sie die Pflicht der Rechnungsstellung an Ihren Kunden. Dieser erstellt eine Rechnung nach den in seinem Land üblichen Regeln und versieht sie mit dem Hinweis „Gutschrift“ oder der Entsprechung in seiner Landessprache. Auf diese Weise können Sie die Bezahlung für Ihre Leistungen empfangen, ohne sich mit den Steuerregelungen im Land Ihres Kunden auseinanderzusetzen. Natürlich erfordert dieses Verfahren ein Mindestmaß an Vertrauen, da Sie bei Zahlungsverzug doch selbst tätig werden müssten.

Rechnung ins Ausland stellen bei Warenlieferung

Alle bisher aufgeführten Regelungen betreffen ausschließlich Dienstleistungen. Bei Warenlieferungen ist das Verfahren schon vor längerer Zeit deutlich vereinfacht worden. Warenlieferungen an andere Unternehmen im Ausland sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Innerhalb der EU genügt auf der Rechnung der Hinweis: „Innergemeinschaftliche Lieferung“. In diesem Fall müssen weder Sie noch der Rechnungsempfänger eine Umsatzsteuer berechnen. Bei Lieferungen in Drittländer müssen Sie die zollamtlichen Papiere aufbewahren, um den Export der Waren nachweisen zu können.

Wenn Sie einen Online-Shop betreiben müssen Sie allerdings auf die EU-weite Lieferschwelle von 10000 Euro achten. Liegen Sie unter der Schwelle können Sie mithilfe des OSS-Verfahrens ein vereinfachtes Umsatzsteuer-Modell nutzen. Über dieser Schwelle müssen Sie Ihre Umsätze im Ausland versteuern.

Rechnung ins Ausland stellen – Weitere Sonderfälle

Wenn eine Dienstleistung auf einen bestimmten Ort bezogen ist, kann es noch komplexer werden. Wenn Sie zum Beispiel für ein französisches Unternehmen ein Grundstück in Luxemburg umgraben, ist nicht Frankreich, sondern Luxemburg der Leistungsort. Es kommen die Umsatzsteuerregeln von Luxemburg zum Tragen. Das gilt sogar dann, wenn Sie von einem anderen deutschen Unternehmen beauftragt werden. Auch innerhalb der EU gilt in diesem Fall nicht immer das Reverse-Charge-Verfahren. Bevor Sie an einem Grundstück arbeiten, das nicht im gleichen Land liegt, wie der Unternehmenssitz Ihres Auftraggebers, sollten Sie fachlichen Rat einholen.

Eine ähnliche Sonderstellung haben Veranstaltungen. Ob es sich dabei um Kongresse, Konzerte oder Sportveranstaltungen handelt, spielt keine Rolle. Wenn die Rechnung sich auf eine Eintrittskarte bezieht, gilt als Leistungsort das Land, in welchem die Veranstaltung stattfindet. Das Gleiche gilt für Bewirtungen in Restaurants, kurzzeitige Vermietungen von Fahrzeugen oder der Transport von Waren und Personen.

Pflichtangaben beim Rechnung ins Ausland stellen

Die Angaben, die auf eine Rechnung innerhalb Deutschlands gehören, müssen Sie auch auf die Rechnung ins Ausland schreiben.

Zusätzlich müssen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers eintragen. Sie als Rechnungsersteller sind verpflichtet, die Richtigkeit dieser Nummer zu prüfen. Beim Bundeszentralamt für Steuern können Sie die Nummer abgleichen. In Drittländern existiert nicht immer eine Entsprechung der Umsatzsteueridentifikationsnummer. In diesem Fall benötigen Sie eine Unternehmerbescheinigung des zuständigen Finanzamtes in diesem Land.

Prüfungspflicht des Rechnungsstellers

Sie sollten im eigenen Interesse darauf achten, dass diese Angabe stets korrekt ist. Anderenfalls riskieren Sie, dass das deutsche Finanzamt nachträglich doch noch die deutsche Umsatzsteuer von Ihnen fordert. Diese könnten Sie dann nicht mehr weiterreichen.

Achten Sie außerdem darauf, dass jede Ihrer Rechnungen ins Ausland einen Hinweis auf das angewendete Steuerverfahren enthält. Nur so können sowohl Ihre Kunden als auch die zuständigen Finanzämter nachvollziehen, an welcher Stelle die Umsatzsteuer abgeführt wird. Falls im Drittland weitere Pflichtangaben gefordert werden, müssen Sie natürlich auch diese auf der Rechnung eintragen.

Rechnungen an Privatpersonen

Da Privatpersonen nicht berechtigt sind, Umsatzsteuer weiterzugeben, spielen alle genannten Regelungen für Rechnungen ins Ausland keine Rolle mehr. Sie erstellen die Rechnung wie jede inländische Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer. Auch wenn Ihre Kunden durch eine Kleinunternehmerregelung von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit sind, können Sie die deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung berechnen. Sprechen Sie sich diesbezüglich am besten rechtzeitig mit Ihren Kunden ab.

Lieferschwelle bei Kunden in der EU

Wenn Sie regelmäßig in ein anderes EU-Land versenden, müssen Sie die Lieferschwelle beachten. Seit 2021 gilt eine generelle Lieferschwelle von 10000 Euro Netto-Umsatz. Dies bedeutet, dass Sie bei entsprechend hohen Umsätzen im EU-Ausland die Umsatzsteuer nicht mehr einfach in Deutschland abführen dürfen. Sie unterliegen dann dem sogenannten OSS-Verfahren.

Sie sind Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer sind Sie davon befreit, Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen auszuweisen. Dies gilt auch bei Rechnungen ins Ausland. Am besten übersetzen Sie den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auch in die Landessprache, damit ihre Kunden zweifelsfrei wissen, dass keine Umsatzsteuer fällig ist. Achten Sie aber darauf, ob Sie auch im Land des Rechnungsempfängers als Kleinunternehmer gelten, da teilweise unterschiedliche Schwellenwerte aktuell sind.

Bezahlung über Landesgrenzen

Wenn Sie eine Rechnung ins Ausland stellen, dann müssen Sie auch Geld aus dem Ausland erhalten können. Innerhalb der EU ist dies über IBAN und BIC einfach möglich. Aus Drittstaaten ist die Geldüberweisung allerdings komplexer. Achten Sie daher rechtzeitig darauf, welche Zahlungswege Ihren Kunden offenstehen und ob Gebühren für die Zahlung zu entrichten sind. Wenn ja, vereinbaren Sie bei Vertragsabschluss, wer diese Gebühren trägt. Auch das Zahlungsziel sollten Sie bei einer Rechnung ins Ausland eventuell überdenken. Aus manchen Ländern kann eine Zahlung bis zu drei Wochen unterwegs sein. Außerdem müssen Sie beachten, dass Rechnungsbeträge über 12500 € bei der deutschen Bundesbank angemeldet werden müssen, wenn sie aus dem Ausland beglichen werden sollen.

Fazit

Wollen Sie eine Rechnung ins Ausland stellen gibt es viele Regelungen, die Sie dringend beachten müssen. Einfach umzusetzen sind die formalen Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Bei B2Brouter können Sie jedes gängige Rechnungsformat mit einem Klick nutzen. Schwieriger wird es bei den Regelungen zur Umsatzsteuer. Wenn Sie Ihre Rechnungen mit B2Brouter erstellen, werden Sie automatisch darauf aufmerksam gemacht, was Sie beachten müssen, wenn eine Rechnung ins Ausland geht. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnung korrekt ist und Sie Ihr Geld erhalten.