Pflicht zur XRechnung: Das sollten Sie wissen
Mit der EU-Norm 16931 wurde die elektronische Rechnungsstellung zum erklärten Ziel der Digitalisierung. In Deutschland wurde dieses Ziel mit dem Standard XRechnung als Pflicht umgesetzt.
Ist die XRechnung für jeden Pflicht?
Laut E-Rechnungsverordnung sind seit dem 27. November 2020 alle Bundesbehörden und weitere Behörden der Bundesverwaltung in Deutschland verpflichtet, Rechnungen nur noch als XRechnung anzunehmen. Die XRechnungpflicht gilt jetzt also für die Unternehmen, die den Bundesbehörden eine Rechnung stellen.
Grundsätzlich sind alle staatlichen Behörden und Verwaltungsorgane in Bund, Ländern und Kommunen seit dem 18. April 2020 verpflichtet XRechnungen anzunehmen. Unternehmen können also in jedem Fall XRechnungen an Behörden versenden. Seit November 2020 ist es zudem so, dass Papierrechnungen und gemailte pdf-Dateien auf Bundesebene zurückgewiesen werden. Ausnahmen gibt es nur noch bei Direktkäufen unter 1.000 €, bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie Verfahren der Organleihe.
Warum diese Pflicht zur XRechnung?
Dass die XRechnung Pflicht wird, mag den einen oder anderen Auftragnehmer im ersten Moment ärgern. Doch der Nutzen der elektronischen Rechnungsstellung ist nicht von der Hand zu weisen. Die Schätzungen über das Einsparpotenzial schwanken zwischen 2,5 und 4,5 Milliarden Euro pro Jahr. Und das nur für Deutschland und die Bundesländer. Denn auch die Unternehmen, die im Zuge der Verpflichtung nun auf die XRechnung umstellen, werden je nach Anzahl der gestellten Rechnungen deutlich sparen können.
Automatisierung durch elektronische Rechnungen
Das Einsparpotenzial ergibt sich durch mehrere Vorteile, die die XRechnung bietet. Zum einen werden Fehler vermieden, wenn die Bearbeitung der Rechnung nicht mehr manuell, sondern automatisiert erfolgt. Kontonummern und Rechnungsbeträge müssen ebenso wie Rechnungsnummern nun nicht mehr abgeschrieben werden, sondern werden automatisch vom Verwaltungsprogramm übernommen und verarbeitet. Durch die Automatisierung laufen die Arbeitsprozesse auch schneller und weniger Mitarbeiter müssen sich mit der Aufgabe beschäftigen.
Arbeitsteilung und Zeitersparnis
Gleichzeitig ist es einfacher, Aufgaben an verschiedene Personen aufzuteilen. Wartezeiten durch Urlaub oder Krankheit fallen weg und die Schritte der Rechnungsprüfung und -verarbeitung können somit deutlich verkürzt werden. Nicht zuletzt ist es auch ein großer Gewinn für Behörden und Unternehmen, wenn die Rechnungen nicht mehr auf Papier gedruckt, kuvertiert, frankiert und verschickt werden müssen. Auch der Vorteil für die Umwelt ist deutlich zu sehen. Die Herstellung von Papier und der Transport physischer Rechnungen werden eingespart.
Ausnahmen von der Pflicht zur XRechnung
Pflicht ist die XRechnung aber noch nicht für jedes Produkt oder jede Dienstleistung. Direktaufträge mit Beträgen unter 1000 € dürfen weiterhin in anderen Formaten gestellt werden. Die Behörden sind aber auch hier verpflichtet, eine XRechnung anzunehmen, wenn Sie das Format nutzen möchten. Auch wenn Sie Ihre Rechnungen nicht direkt an öffentliche Stellen richten, haben Sie noch keine XRechnungspflicht. Als Subunternehmer stellen Sie Ihre Rechnungen an den eigentlichen Auftragnehmer. Dieser wird eine XRechnung wahrscheinlich gerne annehmen, kann ein anderes Format aber nicht ablehnen.
Auch ohne Pflicht setzt XRechnung sich durch
Es ist jedoch abzusehen, dass sich die XRechnung auch in Deutschland im Laufe der Zeit zunehmend auch zwischen Unternehmen durchsetzen wird. In Italien zum Beispiel ist die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bereits für private Rechnungsempfänger umgesetzt. Im privatwirtschaftlichen Umfeld sollten Sie sich jedoch über die Annahme dieser Rechnungsform zuvor mit dem Empfänger abstimmen.
Geheimhaltung auch bei elektronischen Rechnungen möglich
Bei Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen, gelten noch Ausnahmen von der Pflicht zur XRechnung. Da hier die Übertragung der Rechnung in Form einer E-Mail untersagt ist, darf auch eine nicht-elektronische Rechnungsform gewählt werden. Allerdings ist die E-Mail ohnehin nicht der sinnvollste Weg für die XRechnung.
Mit B2Brouter können Sie Ihre XRechnung direkt über unsere Plattform oder über andere gesicherte Übertragungsmethoden wie die PEPPOL Transportinfrastruktur an die Behörden des Bundes verschicken. So können Sie auch bei vertraulichen Aufträgen XRechnungen erstellen und auf elektronischen Wege sicher übermitteln.
Umsetzung der Pflicht
Wenn Sie überlegen, wie Sie Ihr Unternehmen auf die XRechnung umstellen wollen, prüfen Sie zunächst, wie wichtig diese Pflicht für Sie ist. Verpflichtend ist die XRechnung zunächst nur für behördliche und staatliche Empfänger auf Bundesebene. Außerhalb von Deutschland gelten andere verpflichtende Rechnungsstandards, die ebenfalls elektronisch übermittelbar sind, aber nicht genau der XRechnung entsprechen. Wenn ein großer Teil Ihrer Rechnungen der Pflicht zu elektronischen Rechnungsstellung unterliegt, ist es sinnvoll, Ihr Rechnungswesen entsprechend anzupassen.
Kostenloser Einstieg in die XRechnung
Falls Sie nur selten zur XRechnung verpflichtet sind, können Sie sich kostenlos im B2Brouter anmelden, für das Peppol-Netzwerk registrieren und Ihre Rechnungen online erstellen, bearbeiten und versenden. Das kostenlose Basis-Paket hilft Ihnen dabei, die Vorteile der XRechnung innerhalb von Deutschland kennenzulernen und sich im Laufe der Zeit frei zu entscheiden, ob Sie mehr Funktionen nutzen möchten.
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