Mahnungen schreiben: Mahnverfahren und Fristen
Eine Zahlungserinnerung zu erhalten ist niemals angenehm. Mahnungen schreiben daher auch nicht, denn auch auf Seite des Gläubigers gibt es erfreulichere Tätigkeiten als die ständige Überwachung des Zahlungsverkehrs, der Fristen in den Ausgangsrechnungen sowie den Umstand, dass man bei überforderten Geschäftspartnern immer wieder eine Mahnung schreiben muss. Gute Kenntnisse im Bereich Rechnungslegung und Mahnwesen sind für jedes Unternehmen essenziell, um Komplikationen zu vermeiden.
Was sind Mahnungen?
Bei einem Mahnschreiben handelt es sich um eine Zahlungsaufforderung in Bezug auf eine vorhergehende Rechnung, die vom Schuldner auch nach Verstreichen der regulären Fälligkeit noch nicht bezahlt wurde. Der Verzug des Schuldners ist in § 286 BGB geregelt. Demnach aktivieren die Mahnungen den Verzugsstatus des Schuldners. Der Zahlungserinnerung bedarf es nicht, wenn auf der Ausgangsrechnung bereits eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, z.B. „Zahlung in spätestens 14 Tagen“ oder „zahlen Sie bitte bis spätestens 30. März 2020“. Sollte diese genaue Zeitangabe fehlen, kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, wobei Privatverbraucher auf der Rechnung gesondert hingewiesen werden müssen.
Theoretisch bedarf es also keiner Mahnschreiben, um Schuldner in Verzug zu setzen, wenn man bereits auf den Ausgangsrechnungen die Fälligkeiten und Rechtsfolgen konkret angegeben hat. Praktisch gesehen sind Mahnungen jedoch sehr wichtig, um Geschäftspartner noch einmal an ihre Zahlungsverpflichtungen zu erinnern, bevor weitere Verzugsfolgen die Geschäftsbeziehungen dauerhaft beschädigen können.
Zeitpunkt und Inhalt der Mahnschreiben im dreistufigen System
Das Schreiben an den Gläubiger mit Zahlungsaufforderung darf umgehend aufgesetzt werden, sobald die reguläre Fälligkeit überschritten ist. Empfehlenswert sind hier Programme der elektronischen Rechnungsstellung, die die Fristen aller Ausgangsrechnungen und die Zahlungen dazu überwachen. Bei eintretendem Verzug informieren sie automatisch über die Notwendigkeit, eine Mahnung zu schreiben, und bieten optimal Mahnungen im Muster als Vorlage an, die nur noch ergänzt werden müssen.
In der Geschäftswelt hat sich mit der Zeit ein dreistufiges Mahnsystem entwickelt, in der die Mahnungen einem Muster folgen. Der Inhalt aller Mahnschreiben sollte davon abhängen, auf welcher Eskalationsstufe sich der Gläubiger befindet.
1. Erstes Mahnschreiben
Im ersten Mahnschreiben, das unmittelbar mit Beginn des Zahlungsverzugs verschickt werden darf, werden üblicherweise weder Verzugszinsen noch Mahngebühren erhoben. Man kann einfach nur eine Zahlungserinnerung schreiben, damit sich der Geschäftspartner nicht durch sofortige Gebühren und Strafzinsen brüskiert fühlt. Wichtig ist neben dem Hinweis auf Verzug, dass klar angegeben wird, welche Rechnung noch beglichen werden muss. Deswegen ist eine schematische Aufstellung aller betreffenden Rechnungen mit ihren Nummern absolut unentbehrlich. Außerdem sollten erste Mahnungen die Fristen für die Zahlung noch einmal verschieben, damit die andere Seite genügend Zeit hat. 14 Tage sind ein fairer Zeitraum.
Letztendlich darf freundlich, aber bestimmt auf die nächste Eskalationsstufe mit entsprechenden Mahngebühren und Verzugszinsen hingewiesen werden, falls auf die erste Zahlungserinnerung nicht reagiert wird.
2. Zweites Mahnschreiben
Man hat dem Gläubiger ausreichend Zeit gegeben, aber er hat immer noch nicht reagiert? Jetzt ist das Verschicken des zweiten Mahnschreibens anzuraten. Hier dürfen Gebühren und Zinsen für die anhaltende Säumigkeit verlangt werden. Noch einmal sollte der Gläubiger förmlich zum Ausgleich seiner Verbindlichkeiten aufgefordert werden.
3. Drohendes Mahnverfahren
Im dritten Schreiben, das wiederum 14 Tage nach der zweiten Aufforderung mit gutem Gewissen verschickt werden darf, sollte zusätzlich das gerichtliche Mahnverfahren angedroht werden. Bei erneuter Passivität des Schuldners wird Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim Gericht gestellt, dieses wird dann seinerseits eine Zahlungserinnerung schreiben und dem Schuldner in einem Mahnbescheid mit vierzehntägiger Widerspruchsfrist verschicken. Die Einleitung des Mahnverfahrens ist wichtig für den Gläubiger, weil es die reguläre Verjährung seiner Forderung hemmt (§ 204 BGB).
Ist auch diese überschritten, darf der Gläubiger die Zwangsvollstreckung beantragen. Dies muss wiederum spätestens 6 Monate nach Zugang des Mahnbescheids erfolgen.
So unterstützt B2Brouter im Mahnwesen
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Einführung des elektronischen Geschäftsverkehrs ist die Erhöhung der Transparenz und die Reduzierung von Verwaltungsaufwand, Fehlern und Kosten. Mit B2Brouter können Sie ihr Mahnwesen vereinfachen und den Bearbeitungsstatus ihrer Ausgangsrechnungen verfolgen. So können Sie besser entscheiden, wann Sie eine Mahnung verschicken müssen. Neben einer übersichtlichen Darstellung der Zahlungsfristen einer jeden Rechnung, bietet B2Brouter die Möglichkeit den Status einer Rechnung in Echtzeit zu verfolgen. Sofern der Rechnungsempfänger das Peppol Netzwerk, bzw. den B2Brouter nutzt, kann er dem Rechnungssender automatisiert Rechnungsnachrichten zukommen lassen, die über den Status einer Rechnung in den Genehmigungs- und Zahlungsprozessen informieren.
Statusmeldung durch Rechnungsempfänger
Der Rechnungsempfänger kann mit Hilfe einer Rechnungsnachricht unterschiedliche Statuscodes an den Rechnungssender zurückliefern und ggf. zusätzliche Bemerkungen in die Rechnungsnachricht einbetten. Die üblichen Codes sind „Rechnung erhalten, Rechnung in Bearbeitung, Rückfrage zur Rechnung, Rechnung abgelehnt, Rechnung akzeptiert und Rechnung bezahlt“. Die Statusinformationen unterstützen den Rechnungssender also bei Einschätzung, ob sich eine Rechnung in einem ordnungsgemäßen Verarbeitungsprozess befindet, bestimmte Aspekte auf Klärung warten oder das Mahnwesen übernehmen muss. Eine Zahlungserinnerung können Sie dann ganz leicht auf Basis der jeweiligen Rechnung erstellen.
Nutzen Sie B2Brouter und senden Sie zukünftig alle E-Rechnungen über PEPPOL aus unserem Online-Portal an ihre Kunden und bleiben Sie über den Bearbeitungsstatus ihrer Rechnung informiert. Dieser Service ist für Sie grundsätzlich kostenlos. Melden Sie sich jetzt kostenlos an!
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