E-Rechnung im IT-System integrieren

Die Integration der E-Rechnung in Ihrem IT-System verspricht enorme Kosteneinsparungen, führt zu kürzen Durchlaufzeiten, schnelleren Zahlungen und hilft dabei Erfassungsfehler zu minimieren.

Der größte Treiber beim Thema E-Rechnung ist der Gesetzgeber, der seine Lieferanten zunehmend dazu verpflichtet elektronische Rechnungen zu versenden. Deutschland gehört jedoch keineswegs zu den Vorreitern bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Im Gegenteil, in vielen südeuropäischen Länder wie Italien, Spanien, Kroatien aber auch Ungarn und Skandinavien wird die E-Rechnung bereits seit vielen Jahren verpflichtend eingesetzt und gewinnt auch in der Kommunikation zwischen Unternehmen zunehmend an Bedeutung.

Deutschland setzt auf XRechnung

Somit ist davon auszugehen, dass sich auch in Deutschland in den nächsten Jahren die elektronische Rechnung und das Format XRechnung in der öffentlichen Verwaltung auf breiter Front durchsetzen wird. Lieferanten der öffentlichen Verwaltung sind also gut beraten, sich frühzeitig mit entsprechenden digitalen Lösungen für die Erzeugung und Verarbeitung von XRechnungen vorzubereiten. Wir möchten Ihnen in diesem Artikel von unseren Erfahrungen berichten und Ihnen einen Leitfaden für die Auswahl einer geeigneten Lösung für ihr Unternehmen an die Hand reichen.

Die Wahl einer geeigneten E-Rechnungslösung

Aus der Perspektive einer möglichst automatischen elektronischen Rechnungsverarbeitung ist langfristig betrachtet eine vollintegrierte Softwarelösung zur Verarbeitung von XRechnungen und anderen Formaten anzustreben. Bei diesem Lösungsweg ist jedoch sowohl mit organisatorischem als auch mit technischem Aufwand zu rechnen, da in Abhängigkeit von den individuellen Anforderungen und Systemen und den zur Verfügung stehenden Ressourcen, eine Lösung mit allen beteiligen Stellen erarbeitet werden muss. Bei Unternehmen und öffentlichen Stellen mit niedrigen Transaktionsvolumen kann daher eine kostengünstiges Programm zur Erstellung und zum Empfang von XRechnungen wie der B2Brouter von Vorteil sein, bei der E-Rechnungen über einen Cloud-basiertes Webportal administriert werden und eine teil-automatisierte Verarbeitung in Bezug auf die elektronische Rechnungserstellung, bzw. -verarbeitung, Archivierung und Kommunikation zwischen den Akteuren erreicht wird.

Die dargestellten Optionen lassen sich als konkurrierende Entwicklungsstufen ansehen. Je nach Dringlichkeit können diese gewählt und sukzessive erarbeitet, bzw. aufgewertet werden. Eine gute Cloud-Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen ermöglicht die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bei sehr geringem organisatorischem Aufwand. Insbesondere für kleinere private und öffentliche Organisationen bietet sich an, eine nicht-integrierte Lösung als erste Unterstützung hinsichtlich der elektronischen Rechnungsverarbeitung bei geringem Kosteneinsatz und geringen organisatorischen Anpassungsprozessen in Betracht zu ziehen. Eine integrative Lösung bietet den höchsten Nutzen für die öffentliche Verwaltung und Lieferanten. Die insgesamt höheren Kosten aufgrund notwendiger Anpassungsprozesse innerhalb der Organisationen führen allerdings erst bei höheren Transaktionsvolumen zu nachhaltigen Kostenersparnissen.

Integration oder Cloud – für welche E-Rechnungslösung entscheiden Sie sich?

Mit unseren Cloud-basierten Lösungen möchten wir es jedem Unternehmen und jeder öffentlichen Einrichtung ermöglichen, elektronische Geschäftsvorgänge durchzuführen. Damit jede Organisation die Vorteile einer digitalisierten Wirtschaft erleben kann, können Rechnungssteller die B2Brouter Plattform kostenlos zur Erstellung von XRechnungen und deren Versand über PEPPOL nutzen. Unsere kostenpflichtigen Premiumpakete unseres Webportals sind auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen angepasst, lassen sich bequem online buchen und bieten Freiberuflern, Selbständigen und KMUs hilfreiche Features wie

• Archivierung
• Gutschriften
• Rechnungsempfang
• Rechnungsanlagen
• Nutzerverwaltung

mit denen Sie die Digitalisierung ihrer Prozesse vorantreiben können.

Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit einem hohen Transaktionsvolumen bietet unser Enterprise-Paketden passenden Einstieg ins E-Business. Unser Enterprise-Paket zielt auf eine Integration der E-Rechnung in ein bestehendes Abrechnungssystems, bzw. ERP-Systems wie SAP, Microsoft Dynamics oder sage ab. Durch die Anbindung des B2Brouters unterstützt ihr System schlagartig die XRechnung, ZUGFeRD und alle anderen wichtigen europäischen Rechnungsformate sowie Empfangs- und Versandkanäle. Durch eine Integration mit unserer Lösung bleibt ihr System immer auf dem neusten Stand. Aufgrund der Verknüpfung vermeiden Sie Doppelarbeiten und erreichen einen vollständig digitalen Geschäftsprozess mit ihren Geschäftspartnern. Hierdurch lassen sich gleichwohl die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen und die Rechnungsverarbeitungs-, Versand- und Archivierungskosten entsprechend reduzieren.

So machen Sie ihr IT-System fit für die XRechnung und PEPPOL

Für die Anbindung einer bestehenden Software an die E-Rechnung bieten wir verschiedene Schnittstellen an. Hierfür führen wir ein kurzes Verbindungsprojekt mit ihnen durch. Eine Anbindung erfolgt mit Hilfe des B2Bconnectors und ist in den meisten Fällen innerhalb von 1-2 Wochen abgeschlossen. Der B2Bconnector ist eine E-Rechnung Lösung für alle IT-Systeme. Egal ob SAP, Microsoft Dynamics oder SAGE, mit dem B2Bconnector können sie jedes ERP auf die XRechnung und PEPPOL umstellen. Der B2Bconnector bietet hierzu eine Reihe von Werkzeugen, die es ermöglichen, die Integration auf einfache, schnelle und effiziente Weise durchzuführen. Neben standardisierten Schnittstellen für Sage 40, Sage 200, Sage X3, SAP Business One, Microsoft Navision und Microsoft Business Central, kann der B2Bconnector an jedes andere ERP-, Dokumentenmanagement- (DMS), Buchhaltungs-, Abrechnungs- oder Finanzmanagementsystem über allgemeine Schnittstellen wie REST API, SOAP API oder sFTP verbunden werden. Außerdem bietet der B2Bconnector einen Client, der in jeder Windows-Umgebungen installiert werden kann.

Nach dem Projektabschluss nimmt der B2Brouter Ihre Rechnungen über den B2Bconnector entgegen und transformiert diese in das benötigte Format des Rechnungsempfängers (z.B. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0, …). Hierbei können Sie die Versandmethoden (z.B. E-Mail, Export, PEPPOL, FACe, eFACT, Chorus Pro, Ariadne, Sdi, …) und Zielformate entsprechend der Empfängerpräferenzen, bzw. Regelungen in den Ländern variieren und anpassen. Analog hierzu können Rechnungsempfänger über unser Portal und den B2Bconnector elektronische Rechnungen entsprechend ihrer Präferenzen über die oben genannten Kanäle empfangen.

Verschiedene Peppol-Schnittstellen

Im europäischen Kontext reicht für den Versand und Empfang von elektronischen Dokumenten in der Regel unsere Integration mit dem PEPPOL Netzwerk aus, wir bieten aber Schnittstellen zu allen wichtigen e-Business Netzwerke. Als zertifizierter PEPPOL Dienstleister und Anbieter von entsprechenden PEPPOL Schnittstellen, stellen wir ihnen bei jeder ERP-Integration einen Zugriff auf das PEPPOL eDelivery Netzwerk über unseren PEPPOL Access Point und SMP zur Verfügung. Unsere Software hält Sie zudem über den Bearbeitungsstand (z.B. Eingegangen, Abgelehnt, Akzeptiert, Bezahlt) ihrer Rechnungen auf dem Laufendem sofern ihr Geschäftspartner diesen PEPPOL-Service unterstützt.

Unsere E-Business Qualitätsversprechen

Unser Angebot ist natürlich nicht nur auf den öffentlichen Sektor beschränkt. Wir bieten auch die Möglichkeit, E-Rechnungen mit anderen Unternehmen auszutauschen. Auch der Dokumentenaustausch elektronischer Angebote, Bestellungen, Kataloge oder Lieferscheine ist machbar.

• Automatisierte Rückfragen

Beim Transport von E-Rechnungen in andere Länder kann es gelegentlich vorkommen, dass im Zielformat weitere Angaben benötigt werden. Manche davon unterstützt Ihr Abrechnungssystem nicht. Diese Angaben können bequem über unser Webportal vervollständigt werden, damit jede elektronische Rechnung ihren Empfänger findet.

• Support für Sender und Empfänger

Bei Problemen steht Ihnen jederzeit unser Support zur Verfügung. Sowohl Rechnungssender als auch Rechnungsempfänger können sich bei Fragen und Problemen direkt an den B2Brouter Kundensupport wenden. B2Brouter beantwortet alle Kundenanfragen und priorisiert dabei lediglich die Kundenanfragen seiner Premiumkunden.

Individuelle Beratung

Eine integrative E-Rechnungslösung hängt sehr stark von ihrer individuellen Systemlandschaft ab. Daher lassen sich leider keine pauschalen Kostenabschätzungen für den Aufbau von integrativen Lösungen treffen. Wir freuen uns jedoch darauf unseren großen Erfahrungsschatz mit Ihnen teilen zu können. Zögern Sie daher nicht uns zu kontaktieren und eine individuelle Beratung und ein Angebot für eine integrative- E-Rechnungslösung einzufordern.

Sollten Sie auf der Suche nach einer Einstiegslösung sein, lesen Sie bitte auch unseren Ratgeber „Praxisbericht: Jetzt auf die XRechnung umstellen – Wir zeigen Euch, wie es geht!“.