Elektronische Rechnungsverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung: Wir zeigen Ihnen wie es geht!
Elektronische Rechnungsverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung soll die Bearbeitung von Rechnungen vereinfachen. Haben Sie sich bereits mit der E-Rechnung und der Optimierung der Rechnungsverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung beschäftigt? Nein? Dann sind Sie hier genau richtig! Wir geben ihnen einen Einblick welche technischen Dinge sie hierbei berücksichtigen müssen.
Die Prozesse in der Rechnungsverarbeitung von Behörden besitzen nämlich ein erhebliches Optimierungspotenzial. Dabei stehen verschiedene Faktoren wie Einsparung von Arbeitszeit und Kosten, Fehlerminimierung und Qualitätsverbesserungen im Vordergrund. Durch die richtige Integration der E-Rechnung in bestehende Lösungen und Abläufe können die Prozesse der öffentlichen Verwaltung grundlegend optimiert und verbessert werden.
Elektronische Rechnungsverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung für gute Vernetzung
Bei einer integrativen Lösung findet die Vernetzung von verschiedenen Systemen statt, die anschließend miteinander kommunizieren können. Dadurch wird ein reibungsloser Datenaustausch ohne Medienbrüche ermöglicht. Im Falle der Rechnungsverarbeitung handelt es sich bei den zu integrierenden Systemen um die Eingänge der E-Rechnung, die Vorgangsbearbeitung und die Finanzsoftware.
Nachdem die E-Rechnung erfolgreich eingegangen ist, finden verschiedene Prüfungen im E-Rechnungsworkflow statt. Anschließend erfolgt die Anordnung zur Verbuchung des Rechnungsbetrages. Unser fachliches Video Tutorial bietet eine beispielhafte Beschreibung einer Rechnungsprüfung und -verbuchung. Zusätzlich müssen jedoch auch weitere Fachanwendungen wie z.B. die Rechnungsarchivierung berücksichtigt werden.
Eingliederung in das Dokumentenmanagement
Um die elektronische Rechnungsverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung zu optimieren, müssen sowohl bestehende als auch neue Softwarelösungen berücksichtigt werden. Hierbei werden die Workflows und Genehmigungsprozesse für die Prüfung und Freigabe der E-Rechnung auf die jeweiligen Anforderungen der Behörde abgestimmt. Eine Möglichkeit, um die E-Rechnung in einer Verwaltung einzuführen, ist zum Beispiel die Integration der E-Rechnung in den Workflow eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Ein DMS ermöglicht die strukturierte elektronische Ablage und Vorgangsbearbeitung und führt dabei unterschiedliche Dateien und Dokumente eines Vorgangs zu einer einheitlichen Sammlung, der E-Akte, zusammen. Ein DMS und die E-Akte sind für die Nutzung in verschiedensten Anwendungskontexten gedacht und können somit relativ problemlos auf den jeweiligen Anwendungsfall abgestimmt werden. Entsprechende Schnittstellen ermöglichen dann die weitere Integration mit anderen Systemen der Verwaltung, wie etwa der Finanzbuchhaltung (FiBu).
Anbinden der Finanzbuchhaltung und Rechnungsarchivierung
Zur Anbindung des jeweiligen Systems der Finanzbuchhaltung (FiBu)benötigen Sie eine technische Schnittstelle. Dadurch ist die fehlerfreie Bestimmung und Übernahme aller Kreditordaten, Sachkonten usw. möglich und die doppelte Datenerfassung überflüssig. Um die Rechnung zu verbuchen, wird der fertige Buchungssatz anschließend an das jeweilige System der Finanzbuchhaltung übergeben. Unterstützt Ihr genutztes System die entsprechende Schnittstelle, ist die Anbindung problemlos möglich.
In vielen DMS oder Rechnungsworkflowsystemen wird als Programmierschnittstelle z.B. eine SOAP-API genutzt über die verschiedene Systeme der Finanzbuchhaltung wie MACH, SAP, Informa, DATEV, SAGE, MPS, CIP, ADDISON angesprochen werden können. Um die E-Rechnung abschließend elektronisch zu archivieren, stellen viele DMS zudem ein eigenes Archiv bereit. Wenn Sie eine andere Fachanwendung zur Archivierung nutzen möchten, erfolgt die Anbindung ebenfalls über eine technische Schnittstelle.
Steuerung der Rechnungsworkflows
Die Konfiguration von DMS Systemen auf die Anforderungen der E-Rechnung und Behörde können Sie durch die zusätzliche Anschaffung einer Software zum Steuern des Rechnungsworkflows weiter vereinfachen und beschleunigen. Die spezifisch für die Rechnungsverarbeitung konzipierten Tools zur Workflowsteuerung erleichtern hierbei die Konfiguration von Prüfungs-, Genehmigungs- und Anordnungsprozessen und ermöglichen eine zielgerichtete Übergabe der benötigten Rechnungsdaten und -informationen an weitere Systeme wie Rechnungseingang, DMS, FiBu, Archivierung, usw.
Gestaltung des Rechnungseingangs
Die Gestaltung des Rechnungseingang ist eine zentrale Herausforderung für die öffentliche Verwaltung. Der Rechnungseingang muss hierbei sowohl unstrukturierte als auch elektronische Rechnungen berücksichtigten. Lieferanten stellen mitunter verschiedene Formate zur Verfügung. So muss die Verwaltung bis zu einer verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen weiterhin die Verarbeitung von Papier und PDF-Rechnungen unterstützen und diese Daten in ein geeignetes technisches Format überführen.
Hierbei können Sie eingegangene E-Mails und papiergebundene Rechnungen manuell durch einen Mitarbeiter über eine Eingabemaske erfassen. Dafür scannen Sie die Rechnungen. Dann wandelt das Programm diese mit Hilfe der Optischen-Zeichenerkennung in editierbare und durchsuchbare Textdateien um. Anschließend müssen Sie nur noch prüfen, ob das Programm richtig gelesen hat. Liegen Fehler vor, muss anschließend eine manuelle Korrektur der Daten durchgeführt werden. Diese Prozesse sind i.d.R. sehr zeitaufwendig. Daher ist die schnelle und verpfichtende Umstellung auf die elektronische Rechnungen für alle beteiligten Akteure von zentraler Bedeutung.
Zusätzlich muss eine Verwaltung dazu in der Lage sein mit unterschiedlichsten Formaten der E-Rechnung umzugehen. Auch wenn die XRechnung das in Deutschland gängigste Format für die elektronische Rechnungsstellung ist, können elektronische Rechnungen auch in anderen EN16931 konformen Formaten wie z.B. ZUGFeRD 2.1 oder PEPPOL BIS Billing 3.0 bei einer Verwaltung eingereicht werden. Ein guter Rechnungseingang muss mit allen Rechnungsformaten umgehen können, entsprechende Visualisierungen für diese Formate anbieten und die Rechnungsdaten in das benötigte Zielformat transformieren können. Damit ergibt sich eine Möglichkeit der Verarbeitung mit den Systemen der öffentlichen Einrichtung.
Funktionen der zentralen Rechnungseingänge
Viele Bundesländer haben zunächst zentralen Rechnungseingänge (ZRE) etabliert, die den öffentlichen Verwaltungen ein paar grundlegende Herausforderungen bei der Umsetzung der E-Rechnung abnehmen sollen. Um eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen zu senden, wird die Leitweg-ID verwendet. Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an die unterschiedlichen Rechnungseingänge und Behörden.
Zum Abholen der Rechnung vom ZRE nutzen Sie entweder die virtuelle Poststelle oder richten eine technische Schnittstelle ein. Hierbei handelt es sich i.d.R. um eine SOAP-basierte XTA2-Schnittstelle. Diese realisiert dann die direkte Kopplung mit dem ZRE. Zudem besteht die Möglichkeit, eine virtuelle Poststelle für den Rechnungsempfang zu nutzen. Über diese können die Rechnungen als E-Mail abgerufen werden. In Abstimmung zwischen Land/Bund und Verwaltung werden eine oder mehrere virtuelle Poststellen eingerichtet. Diese sind abhängig von der Anzahl der vergebenen Leitweg-IDs. Zum Einreichen der E-Rechnung durch Lieferanten können Sie verschiedene Eingangskanäle nutzen (Upload, E-Mail und ggf. Peppol).
Die zentralen Rechnungseingänge bieten jedoch häufig nur eine Basisfunktionalität aus Validierung, Clearing, Protokollierung und Transport an. Häufig fehlen geeignete Komponenten zur Unterstützung verschiedener Rechnungsformate, zur Visualisierung, zur Transformation in Zielformate, zum Empfang und Versand von Rechnungen und anderen Dokumenten über PEPPOL, zum Austausch von Statusmeldung mit Lieferanten, zum kostenloses Erstellen von Rechnungen usw.
Optimierung ihres Rechnungseingangs mit B2Brouter
Jede öffentliche Verwaltung kann und darf B2Brouter einsetzen. B2Brouter kann hilfreiche Funktionen bereitstellen und somit eine reibungslose Kommunikation mit Lieferanten ermöglichen. Die Nutzung von B2Brouter als Rechnungseingangslösung ermöglicht universelle Rechnungsempfangsmöglichkeiten auf Basis der Leitweg-ID, die kostenlose Rechnungserstellung, ein einfaches Onboarding von Lieferanten, den Versand und Empfang von Rechnungen und anderen Dokumenten wie XBestellungen über PEPPOL, die nahtlose und einfache Integration mit anderen Systemen, die Bereitstellung von Artefakten zur Visualisierung und Prüfung, die Transformation in geeignete Zielformate, den Austausch von Statusmitteilung mit Lieferanten und einen Support Service für ihre Lieferanten. Kontaktieren Sie uns, wenn sie weitere Informationen benötigen.
Die Nutzung von B2Brouter als Rechnungseingangslösung ist entweder ergänzend zur Nutzung eines ZREs oder auch als alleinige Lösung möglich. Über folgende Programmierschnittstellen können Sie B2Brouter als Rechnungseingangslösung einbinden und mit den bestehenden Systemen einer öffentlichen Verwaltung integrieren: REST-API, SOAP-API, SFTP und B2BConnector. Die E-Rechnung kann dann z.B. von den Lieferanten ganz einfach erzeugt und über B2Brouter empfangen werden. Ein großer Vorteil von B2Brouter ist zudem, dass die jeweiligen länderspezifischen Rechnungsstandards und Regeln unterstützt werden. Dadurch ist auch bei grenzüberschreitendem Rechnungsempfang eine reibungslose Abwicklung sichergestellt.