Elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg: So senden Sie korrekte Rechnungen über das Peppol-Netzwerk

Luxemburg ist ein weiteres europäisches Land, das den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung eingeleitet hat. Öffentliche Einrichtungen fordern bereits elektronische Rechnungen von all Ihren Lieferanten über das Peppol-Netzwerk an. Wir liefern Ihnen alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihre elektronischen Rechnungen korrekt nach Luxemburg zu senden. Die Vorschriften gelten nämlich sowohl für lokal ansässige, als auch für Unternehmen außerhalb von Luxemburg.

Digitaler Rechnungsversand in Luxemburg

Wie in vielen europäischen Ländern (Schweden, Belgien, Deutschland usw.) und zunehmend auch weltweit (Neuseeland, Australien, Singapur, Japan usw.) haben die lokalen Behörden in Luxemburg beschlossen, die elektronische Rechnungsstellung mit den PEPPOL-Standards und unter der Nutzung des Peppol-Netzwerks einzuführen. Die Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden, wobei Standards und Formate zu verwenden sind, die den Anforderungen der europäischen Gesetzgebung entsprechen. Es wird ein spezielles XML-Format (eXtensible Markup Language) verwendet, das die Übertragung von strukturierten Daten zwischen Computersystemen ermöglicht. Auf das genaue Format (UBL-Format) gehen wir später noch ein.

Vorschriften für elektronische Rechnungen

Die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg wird durch die europäische Richtlinie 2014/55/EU im öffentlichen Auftragswesen bestimmt. Die Richtlinie definiert die technischen, rechtlichen und operativen Rahmenbedingungen, denen elektronische Rechnungen in den Ländern der Europäischen Union entsprechen müssen.

Seit 2020 müssen alle öffentlichen Einrichtungen (einschließlich kommunaler und lokaler Organisationen) in der Lage sein, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen und zu verarbeiten.

Seit 2022 wird die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg für B2G-Transaktionen (Business to Government) schrittweise flächendeckend eingeführt.

In folgende Schritte hat sich die Einführung gegliedert:

Seit dem 18. Mai 2022 müssen große Unternehmen elektronische Rechnungen an ihre öffentlichen Auftraggeber senden.
Ab dem 18. Oktober 2022 müssen mittelgroße Unternehmen elektronische Rechnungen an ihre öffentlichen Kunden schicken.
Seit dem 18. März 2023 sind alle Unternehmen des Landes verpflichtet, ihren öffentlichen Kunden elektronische Rechnungen zu übermitteln.

Folglich muss derzeit jeder Dienstleister der öffentlichen Verwaltung Luxemburgs elektronische Rechnungen über das Peppol-Netz ausstellen, damit diese verarbeitet und akzeptiert werden können. Dies ist wichtig, da diese Regelung sowohl inländische als auch ausländische Unternehmen betrifft und die öffentlichen Stellen in Luxemburg keine Rechnungen im PDF-Format per E-Mail mehr akzeptieren.

Wie kann ich eine elektronische Rechnung über Peppol nach Luxemburg senden?

Wie bereits erwähnt, hat Luxemburg die elektronische Rechnung eingeführt, indem es die Standards und Verfahren des Peppol-Netzwerks übernommen hat. Das bedeutet, dass sie, wenn sie eine elektronische Rechnung an eine staatliche Stelle senden möchten, unbedingt die folgenden Anforderungen kennen und einhalten müssen, damit ihre Rechnung korrekt verarbeitet und am Ende auch bezahlt wird.

Zertifizierter Peppol-Zugangspunkt

Damit ein Unternehmen elektronische Dokumente über Peppol austauschen kann, muss es eine wichtige Voraussetzung erfüllen: es muss bei einem zertifizierten Peppol-Zugangspunkt registriert sein. Dieser bietet einen sicheren Zugang zum PEPPOL-Netzwerk und ermöglicht den Austausch von elektronischen Dokumenten, die den PEPPOL Anforderungen und europäischen Normen entsprechen.

Wenn sie den Versand elektronischer Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk durchführen müssen, ist es wichtig, mit einem Dienstleister zusammenzuarbeiten, der ihnen einen zertifizierter Peppol Access Point bereitstellt.

UBL-Format

Um eine elektronische Rechnung an eine öffentliche Einrichtung in Luxemburg zu senden, muss der Absender die Rechnung im XML-Format des Typs UBL (Universal Business Language) erstellen und versenden. Dieses strukturierte elektronische Format wurde von OASIS Open entwickelt und ist eine der von der EN16931 festgelegten Syntaxen für die elektronische Rechnungsstellung die gemäß Richtlinie 2014/55/EU zulässig ist. Gemäß der in der EN16931 festgelegten Regeln zur Erstellung von Anpassungen von Rechnungsspezifikationen oder CIUS (Core Invoice Usage Specification), hat PEPPOL das Format PEPPOL BIS Billing 3.0 entwickelt, dass innerhalb des PEPPOL Netzwerks und damit auch für den Versand von elektronischen Rechnungen nach Luxemburg verwendet werden muss.

Peppol-ID des Empfängers

Die Peppol-ID dient zur Identifikation der Geschäftspartner im PEPPOL Netzwerk, um die Lokalisierung und Verbindung zwischen Unternehmen innerhalb der Peppol-Umgebung zu erleichtern. Sie funktioniert ähnlich wie eine E-Mail-Adresse. Um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt an den Empfänger adressiert wird, ist es wichtig, dass der Absender die Peppol-ID des Empfängers kennt und dass diese Kennung auf der Rechnung erscheint. Durch die Angabe dieser Information auf der Rechnung wird deren korrekte Registrierung und Verarbeitung durch das empfangende Unternehmen sichergestellt.

Im B2Brouter-Verzeichnis finden Sie fast alle Peppol-Kennungen und andere Daten für öffentliche Einrichtungen in Luxemburg. Einige Beispiele:

https://www.b2brouter.net/us/electronic-invoice-luxembourg/

Association Intercommunale de Financement pour l’Equipement Economique de la Province de Luxembourg.
Femmes prévoyantes socialistes du Luxembourg.
Centrale de services a domicile en Luxembourg.

Verwalten sie internationale Rechnungen mit B2Brouter

Mit B2Brouter können Sie ganz einfach elektronische Rechnungen nach Luxemburg senden, ohne sich um grundlegende technische Aspekte wie das richtige Rechnungsformat, die richtige Versandmethode und den korrekten Routing-Code für den Empfänger kümmern zu müssen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Anforderungen effizient und ohne unnötige Einarbeitungen erfüllen.

B2Brouter ist ein zertifizierter Peppol Access Point, mit dem Sie alle Ihre elektronischen Rechnungen über Peppol verwalten können. Die Plattform ermöglicht es Ihnen auch, Rechnungen über andere Versandmethoden zu verschicken und mit verschiedenen Formaten wie XRechnung, Facturae oder PDF zu arbeiten. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Rechnungen ganz effizient über dieselbe Plattform verwalten:

Mit den folgenden, wenigen Schritten können Sie elektronische Rechnungen ganz einfach ins Ausland versenden:

Registrieren Sie sich bei B2Brouter.
Konfigurieren Sie ihren Peppol-Account über B2Brouter.
Legen Sie Ihren Kunden an: Sie müssen nur die Kennung des Empfängers hinzufügen. Das Verzeichnis von B2Brouter stellt ihnen automatisch die Steuerdaten Ihres Kunden zur Verfügung, konfiguriert das Rechnungsformat (UBL), die Versandmethode (Peppol) und liefert Ihnen den korrekten Routing-Code (Peppol-ID des Empfängers).
Erstellen Sie die Rechnung, indem Sie die Rechnungsdaten in ein Formular eingeben, und versenden Sie diese per Knopfdruck.
Mit B2Brouter können sie die europäischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung problemlos einhalten und alle Ihre elektronischen Rechnungen, sowohl national als auch international, mit öffentlichen und privaten Kunden abwickeln.

Darüber hinaus können Sie auch ihr IT-System oder ERP mit B2Brouter integrieren, wenn Sie den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung automatisieren möchten.

Registrieren Sie sich jetzt und beginnen Sie noch heute mit dem Versand elektronischer Rechnungen!