ViDA und die Zukunft der E-Rechnungen im B2B-Bereich

Die E-Rechnung soll im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend werden. Das Wachstumschancengesetz, das der Bundestag am 17.11.2023 verabschiedet hat, enthält entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen und Verpflichtungen. Das Gesetz wurde zwar vom Bundesrat an den Vermittlungsausschuss überwiesen, aber seit dem 21.02.2024 liegt ein Vermittlungsergebnis vor und schon jetzt ist abzusehen, dass die ersten Verpflichtungen zur E-Rechnung zwischen Unternehmen zum 01.01.2025 kommen werden.

Wir geben einen Überblick über die geplanten Änderungen. Unternehmen sollten sich bereits jetzt mit der Umstellung zur elektronischen Rechnungsstellung auseinandersetzen, denn diese ist Voraussetzung für die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung. Dies kann zu einem reibungslosen Wechsel führen, denn kurz vor dem Stichtag wollen bekanntlich sehr viele Unternehmen in kurzer Zeit die Vorgaben erfüllen.

Elektronische Rechnungsstellung bringt Vorteile, aber auch Herausforderungen

Schnelligkeit, Effizienz und Kostenersparnis sind nur einige der positiven Aspekte, die mit der Umstellung auf E-Rechnungen einhergehen. Allerdings gilt es auch einige Herausforderungen zu meistern, um diese Vorteile vollständig nutzen zu können. Elektronische Rechnungen sind nicht immer vollständig kompatibel mit den bestehenden Buchhaltungssystemen oder ERP-Systemen von Unternehmen. Entsprechende Anpassungen müssen also von jedem Unternehmen, bzw. Systemhersteller unternommen werden. Die Digitalisierung soll zukünftig jedoch nicht bei der elektronischen Rechnungsstellung enden, sondern auch elektronische Umsatzsteuervoranmeldung beinhalten.

VAT in the digital age (ViDA) 

Die neuen Regelungen der Bundesregierung sind im Kontext der am 08.12.2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichten Maßnahme „VAT in the digital age (ViDA)“ zur Modernisierung der Umsatzsteuer zu sehen. Diese sollen das Umsatzsteuersystem der EU für Unternehmen effizienter machen und Umsatzsteuerbetrug vorbeugen. Die Umsatzsteuervoranmeldung soll für Unternehmen innerhalb Europas künftig digitalisiert werden. Erste Projektentwürfe werden derzeit auf EU-Ebene diskutiert.

Umsatzsteuervoranmeldungen in Echtzeit

ViDa (“VAT in the Digital Age”) ist der Name eines Maßnahmenpakets, das die Meldung der Umsatzsteuer von Unternehmen revolutionieren soll. Dahinter verbirgt sich ein elektronisches System, in dem B2B-Umsätze in Echtzeit an die entsprechenden Finanzämter gemeldet werden können. Die ursprünglich zusammenfassenden Meldungen könnten laut Planung so schon 2028 der Vergangenheit angehören.  Einige Länder wie Italien, Spanien und Polen haben entsprechende Systeme bereits verpflichtend etabliert oder arbeiten daran.

Schritt für Schritt soll mit ViDa europaweit die Umsatzsteuervoranmeldung vereinheitlicht und in direkter Kommunikation mit den Finanzbehörden abgewickelt werden. Es würde zudem nur noch eine einzige Umsatzsteuerregistrierung innerhalb der EU fällig, nicht mehr wie aktuell eine Mehrfachregistrierung in den jeweiligen Mitgliedsstaaten.

Effizienz und Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug

Echtzeitmeldungen sollen sowohl Unternehmen als auch Finanzämter entlasten. Dass eine geringere Papiernutzung sich positiv auf unsere Umwelt auswirkt, erweist sich ebenfalls als ein enormer Vorteil. Der elementare Grund für die Digitalisierung der Umsatzsteuervoranmeldung liegt jedoch in der Betrugsresistenz. Die Prozessvereinheitlichung soll künftig vor allem die Betrugsanfälligkeit der einzelnen Umsatzsteuersysteme der EU-Mitgliedsstaaten eindämmen, sowie Manipulation und Korruption unterbinden.

Die Zukunft ist digital – Warum Unternehmen sich jetzt auf den Wandel vorbereiten sollten

Die neuen Regelungen des Wachstumschancengesetz und die Diskussion über die Einführung von ViDa zur Verwaltung von EU-weiten digitalen Umsatzsteuer-Meldepflichten stellt einen großen Fortschritt in der Digitalisierung von Rechnungsprozessen in Aussicht. Final beschlossen ist in Deutschland zwar noch nichts, aber die Änderungen werden mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit kommen und die Zeit bis zum 01.01.2025 läuft weiter.

Wer ist betroffen?

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Vorrang der Papierrechnung entfallen. Dies führt zu einer stufenweisen Einführung der E-Rechnungspflicht mit unterschiedlichen Regelungen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 werden herkömmliche Rechnungen neben E-Rechnungen weiterhin toleriert. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro besteht diese Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2027.
• Ab dem 01. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen.
• Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle Unternehmen elektronische B2B-Rechnungen versenden.
• EDI-Verfahren können noch bis zum 31. Dezember 2027 genutzt werden. Sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig entsprechend CEN-Norm EN 16931 übernommen werden können, kann EDI auch über 2028 hinaus verwendet werden.

Unternehmerische Rechnungsempfänger müssen also bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten können, sofern der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt. Mit einigen Ausnahmen wie bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen ist die elektronische Rechnungsstellung also nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.

Was können betroffene Unternehmen tun?

Damit bei der Umstellung alles ohne Probleme verläuft, empfehlen wir Unternehmen deshalb schon jetzt, sich mit den bevorstehenden Veränderungen auseinanderzusetzen und die Rechnungserstellung so zeitnah wie möglich auf E-Rechnungen umzustellen.

Die von B2Brouter bereitgestellten Lösungen im Bereich elektronischer Rechnungsstellung werden Ihnen dabei helfen, alle Anforderungen in Deutschland und im europäischen Kontext auch hinsichtlich zukünftiger Regelungen für elektronische Umsatzsteuer-Meldepflichten zu erfüllen.

Dabei ist es egal, ob Sie Ihr ERP-System über einer Schnittstelle mit dem B2Brouter verbinden oder einfach unsere bequeme Online-Plattform nutzen. Es ist jedoch abzusehen, dass zum Jahreswechsel sehr viele Unternehmen eine Lösung brauchen werden was zu Überlastungen. Eine frühzeitige Vorbereitung hilft dabei, die Regelungen rechtzeitig einzuhalten. Die eingesparten Zeit und Kosten können im Wettbewerb zwischen Unternehmen schnell einen entscheidenden Unterschied machen.