E-Rechnung vs XRechnung
Wer neu im Bereich der elektronische Rechnungsstellung ist, fragt sich früher oder später: Was bedeuten die Begriffe E-Rechnung und XRechnung? Dabei sind das keine Gegensätze. Hier erfahren Sie, was die beiden Begriffe bezeichnen und in welchem Format Sie Ihre Rechnungen erstellen sollten.
Die E-Rechnung: Mindestanforderung
Eine E-Rechnung ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, auf elektronischem Wege übermittelt und vom Empfänger automatisiert empfangen und verarbeitet werden kann. Es reicht also nicht, eine Rechnungskopie als PDF zu mailen. Die Rechnung muss in einem strukturierten Format entsprechend einem vorgegebenen Standard vorliegen, damit der Empfänger sie automatisch verarbeiten kann.
Die Vorteile einer solchen E-Rechnung liegen auf der Hand: Der Empfänger kann mit einem Klick die Rechnung auslesen, prüfen, freigeben und die Zahlung anweisen. Niemand muss die Daten abtippen. Außerdem ist erleichtert eine Suchfunktion das Auffinden älterer Rechnungen. Fehler werden vermieden. Der Begriff E-Rechnung bezeichnet alle Rechnungsformate, die diese Mindestanforderungen erfüllen.
Die XRechnung: Standard in deutschen Behörden
Nachdem die Europäische Union festgelegt hat, dass in Europa die E-Rechnung für alle öffentlichen Stellen verpflichtend werden soll, konnte jedes Land die spezifischen Anforderungen an das Rechnungswesen in einem eigenen Standard umsetzen. In Deutschland heißt dieser Standard XRechnung. Das von der Europäischen Norm EN 16931 geforderte XML-Format kann in länderspezifischen Ausgestaltungen, den sogenannten Core Invoice Usage Specification (CIUS), angepasst werden.
In der XRechnung zeigt sich dies zum Beispiel durch die Nutzung der Leitweg-ID, mit der der Empfänger innerhalb der deutschen Behörden einfach und zuverlässig zugeordnet werden kann. Auch Informationen zu Skonto und Verzugszinsen können insbesondere mithilfe der XRechnung ausgewiesen werden. Seit dem 18. April 2020 sind alle staatlichen Rechnungsempfängern in Deutschland dazu verpflichtet Rechnung gemäß dem Standard XRechnung entgegenzunehmen.
ZUGFeRD, FacturX und viele mehr
Neben der XRechnung gibt es noch zahlreiche weitere Rechnungsstandards, die der EU-Norm entsprechen. ZUGFeRD 2.0 oder höher ist dabei explizit so gestaltet, dass es alle Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt werden. Wer also ZUGFeRD 2.0 oder 2.1 für seine elektronischen Rechnungen nutzt, versendet im Grunde auch E-Rechnungen. ZUGFeRD verbindet die maschinelle Lesbarkeit mit für Menschen gemachter Optik. Eine ZUGFeRD Rechnung ist i.d.R. ein PDF mit hinterlegten XML-Daten.
Es kann jedoch sein, dass einzelne Behörden ZUGFeRD Rechnung dennoch nicht annehmen, weil die Nutzung von Hybridformaten nicht von der EU-Norm vorgesehen ist und entsprechende Software nur mit expliziten E-Rechnungen zurechtkommt. Der französische Standard FacturX ist ebenfalls eine spezifische Umsetzung der EU-Norm. In Zusammenarbeit mit ZUGFeRD hat sich hier eine so hohe Kompatibilität ergeben, dass Factur X und ZUGFeRD 2.1 inzwischen als gleich gelten.
Wofür soll ich mich entscheiden?
Als Rechnungssender und -empfänger ist es sinnvoll, so viele Formate wie möglich erzeugen und verarbeiten zu können. Weltweit gibt es zahlreiche Ausarbeitungen, die alle auf XML beruhen und die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Zwischen diesen Ausarbeitungen gibt es leider einige Unterschiede, die die Automatisierung erschweren. Ein Programm, welches beide Standards kennt, kann jedoch übersetzen.
B2Brouter kennt nahezu alle Standards, die Sie in Europa und weltweit brauchen. Daher können Sie davon ausgehen, mit B2Brouter die meisten Rechnungsformate auch bearbeiten zu können. Wir bieten Ihnen eine Plattform, auf der Sie Ihre Rechnungen in einem gleichbleibenden Formular erstellen können und mit einem Klick übersetzen wir die Rechnung in das gewünschte Format. Ob Sie eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung oder ein italienisches, spanisches oder australisches Format erstellen, macht in der Bearbeitung für Sie dann keinen Unterschied. Unsere Software erkennt sogar häufig schon am Rechnungsempfänger, welches Format erforderlich ist und hilft bei der Entscheidung.