Rechtliche Rahmenbedingungen
Ab dem 1. Januar 2025 wird – unter Berücksichtigung von Übergangsregelungen – die Verwendung einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) auch bei Geschäften zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend. Richtig eingesetzt, bietet die E-Rechnung nicht nur kürzere Bearbeitungszeiten, sondern auch einen schnellen Versandprozess und mehr Transparenz – Vorteile, von denen sowohl Sie als auch Ihre Geschäftspartner profitieren können.
Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes müssen sich Unternehmen in Deutschland also mit neuen Regelungen für elektronischen Rechnungen auseinandersetzen. Ab diesem Zeitpunkt sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Es wird jedoch erwartet, dass Geschäftspartner zunehmend den elektronischen Rechnungsversand im B2B Bereich einfordern.
Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie in der Lage sind, Rechnungen im E-Rechnungsformat zu versenden, um den Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden. Zu den gesetzlichen Anforderungen gehört, dass die E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt wird, das der Norm EN 16931 entspricht und die maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Vorteile des Versands von E-Rechnungen
Der Versand von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
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Effizienzsteigerung
Der digitale Rechnungsversand automatisiert und beschleunigt den Prozess, wodurch manuelle Eingaben reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Dies führt zu einer schnelleren Rechnungsabwicklung.
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Kostenersparnis
Durch den Verzicht auf Papier, Druck und Postversand können Unternehmen erheblich an Kosten sparen. Der elektronische Versand ist günstiger und umweltfreundlicher als traditionelle Methoden.
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Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit
Elektronische Rechnungen können über gesicherte Kanäle verschlüsselt versendet werden, wodurch der Schutz sensibler Daten gewährleistet ist. Darüber hinaus ermöglicht der digitale Versand eine vollständige Nachverfolgbarkeit des Versandweges, sodass Sie jederzeit den Status und den Verlauf der Rechnung einsehen können.
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Automatisierte Verarbeitung
Elektronische Rechnungen können direkt in ERP-, DMS-Systeme oder Buchhaltungssysteme integriert werden, was eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe, und der gesamte Rechnungsworkflow – von der Erfassung bis zur Archivierung – wird effizienter und fehlerfreier gestaltet.
Wie versendet man eine E-Rechnung?
In Deutschland gibt es zwei zulässige nationale Formate für E-Rechnungen: „XRechnung“ und das „ZUGFeRD“-Format. Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf diese beiden nationalen Formate beschränkt.
Es ist wichtig zu beachten, dass Empfänger von E-Rechnungen jedes Format akzeptieren müssen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Somit müssen auch andere Formate, wie zum Beispiel Peppol BIS Billing 3.0, FatturaPA (Italien) oder Factur-X (Frankreich), für die elektronische Abrechnung von B2B-Umsätzen in Deutschland akzeptiert werden.
Aktuell sollten zwischen Kunde und Lieferant bilaterale Vereinbarungen getroffen werden, um das spezifische Format und den Versandkanal für die E-Rechnung festzulegen. Diese Vereinbarungen sind notwendig, da trotz der Normen und Formate, die grundsätzlich zulässig sind, der genaue Umgang mit dem Rechnungsformat und dem Transportkanal (z.B. E-Mail, Peppol, etc.) individuell geregelt werden muss.
Im Hinblick auf den Versand von Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS Billing 3.0 ergeben sich zusätzlich weitere technische Überlegungen hinsichtlich des Transportkanals, die berücksichtigt werden müssen.
ZUGFeRD-Rechnung versenden
ZUGFeRD ist weitestgehend ein Hybridformat, das per E-Mail aber nicht über Peppol versendet werden kann. Eine hybride Rechnung ergänzt einen strukturierten Datensatz (Datendarstellung) mit seiner visuellen Darstellung (Bilddarstellung) in Form eines PDF-Umschlags. Der Ersteller stellt sicher, dass die Bilddarstellung und die Datendarstellung inhaltlich identisch sind.
Im Fall von Abweichungen bilden die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Empfänger sollten auf das Hybridformat aufmerksam gemacht werden. Das Hybridformat wird von öffentlichen Stellen jedoch nicht akzeptiert, sodass Unternehmen hierfür XRechnung nutzen sollten.
XRechnung versenden
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format, das von entsprechender Software verarbeitet werden kann. Für den Austausch zwischen Unternehmen eignet es sich ideal, da es über sichere Kanäle wie Peppol oder alternativ auch per E-Mail versendet werden kann.
In Deutschland ist XRechnung zudem das Standardformat für die Übermittlung an die öffentliche Verwaltung über die Zentralen Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern, die ebenfalls Peppol beherrschen. Hierdurch wird es zur optimalen Lösung für einen effizienten und rechtssicheren Rechnungsversand im B2G- und B2B-Bereich.
Rechnungsversand über Peppol
E-Rechnungen in den Formaten „XRechnung“ und „Peppol BIS Billing“ können über das offizielle EU-Netzwerk „Peppol“ versendet und empfangen werden. Dieses Netzwerk ermöglicht den einfachen Austausch von E-Rechnungen innerhalb der EU und teilweise auch darüber hinaus.
Peppol gewährleistet eine einheitliche und standardisierte Übertragung von Rechnungen und anderen Dokumenten in ganz Europa. Empfänger sind dabei über eindeutige Kennungen, wie beispielsweise die USt-IdNr., direkt adressierbar. Jede Transaktion im Peppol-Netzwerk wird sicher quittiert. Ungültige Dokumente können automatisch abgelehnt werden.
Im Vergleich zu E-Mail bietet Peppol deutlich höhere Sicherheitsstandards, die sowohl die Integrität als auch die Vertraulichkeit der übertragenen Daten schützen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch wenn der Empfänger im Ausland ist?
Möchten oder müssen Sie eine E-Rechnung ins Ausland stellen, gibt es zahlreiche Regelungen und spezifische Übermittlungssysteme, die Sie beachten müssen. Beispielsweise verlangt Italien das Format FatturaPA, das über das nationale System Sistema di Interscambio (SdI) übermittelt wird. In Frankreich wird das Factur-X-Format genutzt, das über die Plattform Chorus Pro eingereicht werden muss. Skandinavische Länder wie Norwegen setzen auf Peppol BIS Billing 3.0, das über das internationale Peppol-Netzwerk übertragen wird.
Je nach Empfangsland müssen Sie sich also mit den individuellen Anforderungen und Übertragungskanälen befassen – oder Sie nutzen B2Brouter, dass ihnen alle erforderlichen Formate und Versandwege für den internationalen E-Rechnungsversand bereitstellt.
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E-Rechnung direkt aus ihrer Unternehmenssoftware versenden
Die Auswahl einer geeigneten Lösung für ihre Unternehmenssoftware ist entscheidend für den erfolgreichen Versand von E-Rechnungen. Die wenigsten Systeme sind in der Lage alle Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung von Haus aus bereitzustellen. B2Brouter bietet Ihnen eine starke und erschwingliche Softwarelösung um die Fähigkeiten für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang direkt in ihr System über Schnittstellen zu integrieren. Mit der Anbindung von B2brouter erfüllen Sie alle nationalen und europäischen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung und alle steuerrechtlichen Anforderungen.
Funktionalitäten
Eine Lösung muss unterschiedliche nationale und europäische E-Rechnungsformate, Transportwege und steuerliche Anforderungen abdecken, um eine hohe Flexibilität zu gewährleisten.
Integration
Mit Schnittstellen zu ERP-Systemen und anderen Plattformen ermöglicht B2Brouter eine nahtlose Einbindung in bestehende Prozesse, reduziert manuelle Arbeit und steigert die Effizienz. So wird der Datenaustausch einfacher, schneller und zuverlässiger.
Benutzerfreundlichkeit
B2Brouter bietet Unternehmen eine flexible Lösung für die digitale Zusammenarbeit, dank einer gut dokumentierten API und vielfältiger Integrationsmöglichkeiten.
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Der E-Rechnungsversand ist eine effiziente, kostensparende und umweltfreundliche Lösung für die Rechnungsstellung. Mit B2Brouter erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen, gewährleisten eine pünktliche Zustellung und vereinfachen Ihren gesamten Rechnungsprozess – unabhängig vom Format und ihrem Bestandssystem, da sich B2Brouter an jedes System anbinden lässt.