E-Rechnung über E-Mail empfangen: Ein Leitfaden für Unternehmen
In der heutigen digitalen Welt gewinnt die elektronische Rechnung (E-Rechnung) zunehmend an Bedeutung im B2B-Geschäft. Unternehmen setzen schon jetzt, vor der gesetzlichen Pflicht, verstärkt auf E-Rechnungen, da diese zahlreiche Vorteile bieten, wie Kosteneinsparungen, schnellere Bearbeitungszeiten und die Reduzierung des Papierverbrauchs. Der Empfang von E-Rechnungen per E-Mail bietet dabei eine besonders schnelle und effiziente Möglichkeit, die Rechnungsprozesse zu optimieren. Doch nicht alle Rechnungsformate sind für den E-Mail-Versand geeignet. Dieser Beitrag beleuchtet, wie E-Rechnungen über E-Mail empfangen werden können und welche Besonderheiten zu beachten sind.
Grundlagen des Empfangs von E-Rechnungen über E-Mail
Der Empfang von E-Rechnungen per E-Mail basiert auf einfachen Prinzipien: Die Rechnung wird als Anhang an eine E-Mail gesendet, meist in einem standardisierten Format. Die in Deutschland offiziellen Formate sind dabei XRechnung und ZUGFeRD. Erhalten sie elektronische Rechnungen aus dem Ausland, könnte es sich noch um ganz andere Formate handeln. Spätestens dann sollten sie E-Rechnungssoftware wie B2Brouter einsetzen, die zahlreiche Formate erstellen, verarbeiten und öffnen kann.
Umgang mit verschiedenen Formaten
Die E-Rechnung im Anhang wurde heruntergeladen und liegt jetzt im Download-Ordner… aber was nun?
Kommt ganz darauf an, in welchem Format die Rechnung erstellt und versendet wurde.
XRechnung
Das offizielle Format für Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung. Von deutschen Behörden werden sie keine anderen Formate erhalten. Um eine XRechnung zu öffnen und einzusehen, benötigen sie spezielle Software wie einen XRechnung Viewer (in B2Brouter enthalten).
ZUGFeRD
Um nicht all zu weit von “altmodischen” Rechnungen abzuweichen, setzt ZUGFeRD auf eine einfache PDF. Sie können die Datei wie alle anderen PDF öffnen und einsehen, im Hintergrund enthält die ZUGFeRD-PDF aber auch alle nötigen Daten, um dem offiziellen Standard einer E-Rechnung zu entsprechen und die Verarbeitung mit E-Rechnung Software zu ermöglichen.
Softwarelösungen zum Empfang von E-Rechnungen per E-Mail
Die Idee hinter elektronischen Rechnung ist nicht einfach Papier durch PDF zu ersetzen und genauso weiterzuarbeiten wie bisher. Elektronische Rechnungen können den gesamten Vorgang der Rechnungsverarbeitung effizienter, schneller und genauer machen. Der beste Teil ist dabei die Automatisierung.
Anbieter wie B2Brouter bieten eine Plattform, die den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen über E-Mail erleichtert und sicherstellt, dass alle aktuellen rechtlichen Anforderungen stets erfüllt werden.
Kombiniert mit dem Peppol Netzwerk können sie vollkommen automatisch Rechnungen versenden, empfangen und verarbeiten. Dabei können Sie genauso wie Ihre Partner einsehen ob und wann Rechnungen angekommen sind, gesehen wurden und bezahlt wurden. Die E-Mail ist leider keine sichere Methode Daten im Internet zu bewegen, daher sollten sie langfristig auf Peppol setzen.
Beste Methoden zum Empfang von E-Rechnungen über E-Mail
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Automatische Datenerkennung: Nutzen Sie Tools, die Rechnungsdaten automatisch erkennen, auf Fehler prüfen und extrahieren.
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Integration mit ERP-Systemen: Lassen Sie Ihre Softwarelösung nahtlos mit Ihren bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen integrieren um Zeit und Aufwand zu sparen.
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Rechnungsversand: Entscheiden Sie sich für ein System, in dem Sie nicht nur E-Rechnungen empfangen, sondern auch selbst versenden können.
Tipps zum E-Rechnungsempfang per E-Mail
E-Rechnung empfangen und verwalten: Tipps zur Organisation und Verwaltung von E-Rechnungen
Eine effektive Organisation und Verwaltung der E-Rechnungen ist entscheidend. Hier sind einige Tipps:
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Kategorisieren und kennzeichnen: Organisieren Sie die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien wie Lieferant oder Fälligkeitsdatum.
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Sichere Speicherung: Nutzen Sie sichere und zugängliche Speicherlösungen, wichtige Daten wie Rechnungen sind ohne Backup auf einem lokalen Rechner nicht sicher.
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Regelmäßige Backups: Erstellen Sie regelmäßige Backups, um Datenverluste zu vermeiden, denn auch für elektronische Rechnungen gilt die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Fazit
Der Empfang von E-Rechnungen über E-Mail ist eine effiziente und sichere Methode, die zahlreiche Vorteile bietet. Mit den richtigen Maßnahmen und Softwarelösungen, wie denen von B2Brouter, können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse optimieren und den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung erfolgreich gestalten. E-Rechnungen per E-Mail zu empfangen, bietet eine schnellere und kostengünstigere Alternative zu herkömmlichen Papierrechnungen. Durch die Nutzung von B2Brouter und die Implementierung der beschriebenen Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass der Empfang von E-Rechnungen per E-Mail effizient und rechtssicher erfolgt.