E-Rechnung in Bayern
Die Rechnungserstellung und der Rechnungsversand werden immer digitaler und auch in Bayern setzt sich diese Entwicklung fort. Basis dafür ist die Richtlinie der Europäischen Union (2014/55/EU), die seit Herbst 2018 auf Bundes- bzw. seit Frühjahr 2020 auf Landes- und kommunaler Ebene alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Damit sich dies so unkompliziert wie nur möglich gestaltet, zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie elektronische Rechnungen an eine Behörde in Bayern senden möchten.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das nach einem einheitlichen Standard erstellt wird. Sie enthält strukturierte Daten, die automatisiert von der Empfangssoftware verarbeitet werden können. Durch die Verwendung des XRechnung-Formats wird der Rechnungsversand und -empfang deutlich vereinfacht und beschleunigt. Außerdem wird eine höhere Datenqualität gewährleistet. Die XRechnung kann nur erstellt werden, wenn alle rechtlich benötigten Angaben vorhanden sind. Fehlende Rechnungsangaben gehören also mehr und mehr der Vergangenheit an. Die elektronische Rechnung wird in der empfangenden Rechnungssoftware automatisch geprüft und anschließend zur Zahlung freigegeben, was den gesamten Verarbeitungs- und Prüfungsprozess enorm verschnellert.
XRechnungen in Bayern, was gibt es zu beachten?
Öffentliche Auftraggeber in Bayern sind seit dem 18. April 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Seit dem 21. April 2023 sind auch alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in Bayern zusammenarbeiten, zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt unabhängig vom Auftragswert.
Wenn Sie als Unternehmen in Bayern XRechnungen versenden oder empfangen müssen, gibt es ein paar Dinge zu beachten. Zunächst einmal müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen den Anforderungen des Standards XRechnung entsprechen. Dazu gehört unter anderem, dass die Rechnungsdaten im passenden XML-Format vorliegen und bestimmte Pflichtangaben enthalten. Auch müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die technischen Voraussetzungen verfügt, um XRechnungen zu versenden.
Hier kann Ihnen ein, auf elektronische Rechnungen spezialisiertes Tool wie B2Brouter helfen, das alle notwendigen Funktionen zur Verfügung stellt und den gesamten Prozess deutlich vereinfacht. In Bayern gelten für XRechnungen dieselben gesetzlichen Bestimmungen wie für herkömmliche Rechnungen. Das bedeutet unter anderem, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden und dass sie den Anforderungen an eine GoBD-konforme Buchführung entsprechen.
Die Übermittlung von E-Rechnungen erfolgt in Bayern über die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Neben der Möglichkeit zum Upload einer E-Rechnung, bietet der ZRE in Bayern eine Übermittlung von E-Rechnungen über PEPPOL an. PEPPOL ist eine verifizierte Infrastruktur zum Versand elektronische Dokumente, die mit Verschlüsselung, digitalen Signaturen und sicheren Protokollen arbeitet. PEPPOL entspricht den europäischen Vorschriften und vereinheitlicht den Rechnungsversand in Bund, Ländern und vielen europäischen Nachbarstaaten und bietet Ihnen somit eine sichere und vereinheitlichte Möglichkeit zur Übermittlung ihrer Rechnungen.
Wenn Sie all diese Punkte berücksichtigen und auf eine zuverlässige Softwarelösung setzen, steht einem reibungslosen Versand von elektronischen Rechnungen an Behörden in Bayern nichts mehr im Wege. Weitere Informationen rund um den elektronischen Rechnungsversand nach Bayern finden Sie unter E-Rechnung
XRechnung mit B2Brouter versenden
Die elektronische Rechnungsstellung wird in den nächsten Jahren zum neuen Standard in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden, sodass Papierrechnungen mehr und mehr aus dem Alltag verschwinden. Es empfiehlt sich also frühzeitig, die eigene Rechnungsstellung Ihres Unternehmens zu digitalisieren.
Neben der Bereitstellung aller erforderlichen elektronischen Rechnungsformate für verschiedene Länder ermöglicht B2Brouter auch einen direkten digitalen Rechnungsversand an die jeweiligen Behörden über PEPPOL ohne zusätzliche Kosten. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ihre Rechnungen zu archivieren, den Status ihrer gestellten Rechnungen einzusehen und werden über fehlende Angaben oder Rückfragen ihres Rechnungsempfängers automatisch informiert.
Wenn Sie den Prozess zur Rechnungserstellung noch effizienter gestalten möchten, bietet B2Brouter zudem einfache Lösungen zur Anbindung ihres ERP- oder Buchhaltungssystems. Sie können dann die Erzeugung von elektronischen Rechnungen sowie den digitalen Rechnungsversand ganz einfach über Ihr System steuern. Wenn Sie Fragen zum Rechnungsversand nach Bayern haben, helfen wir Ihnen gerne weiter und begleiten Sie dabei, sich auf die Zukunft vorzubereiten.