Rechtliche Rahmenbedingungen
Ab dem 01.01.2025 treten durch das Wachstumschancengesetz und ergänzenden Verordnungen neue Regelungen für den elektronischen Rechnungsempfang in Kraft. Ab 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die elektronische Rechnungsstellung wird somit zur Standardpraxis im gesamten geschäftlichen Verkehr. Zu den gesetzlichen Anforderungen gehört, dass die E-Rechnung in einem fest strukturierten, elektronischen Format übermittelt wird, das auf der Norm EN 16931 beruht und welches die maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Die Einhaltung dieser Richtlinien ist essenziell, um künftig rechtssicher zu agieren. Die E-Rechnung erhält Vorrang und darf nicht mehr abgelehnt werden. Papierformate oder PDF sind nur noch für eine Übergangsphase und in Ausnahmefällen zulässig.
Wie empfängt man eine E-Rechnung?
Unternehmen sollten sich darauf einstellen, mit verschiedenen Formaten arbeiten zu können. In Deutschland gibt es zwei zulässige nationale Formate für E-Rechnungen: “XRechnung” und das “ZUGFeRD”-Format. Welches Format verwendet wird, muss zwischen den Vertragsparteien entscheiden werden.
Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf nationale Formate beschränkt, sofern diese der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Infsofern kommen z.B. auch das international Format Peppol BIS Billing 3.0, FatturaPA (Italien) oder auch Factur-X (Frankreich) für die elektronische Abrechnung inländischer B2B-Umsätze in Betracht.
Im Hinblick auf den Transportkanal, Verarbeitung und Empfang von Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS Billing 3.0 ergeben sich weitere Merkmale und Überlegungen:
ZUGFeRD-Rechnung empfangen
ZUGFeRD ist weitestgehend ein Hybridformat, das gut per E-Mail empfangen werden kann. Eine hybride Rechnung ergänzt einen strukturierten Datensatz (Datendarstellung) mit seiner visuellen Darstellung (Bilddarstellung) in Form eines PDF-Umschlags. Der Ersteller stellt sicher, dass die Bilddarstellung und die Datendarstellung inhaltlich identisch sind. Im Fall von Abweichungen bilden die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil.
XRechnung empfangen
XRechnung ist ein strukturiertes Format, das von einer entsprechenden Software gelesen werden sollte. Unternehmen sollten also sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, diese im XML-Format übermittelten Rechnungen korrekt zu verarbeiten. Zur Verarbeitung gehört die Validierung der Rechnungsdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit, sowie eine Visualisierung. XRechnungen können per E-Mail oder Peppol versendet und empfangen werden.
Empfang und Versand über Peppol
E-Rechnungen in den Formaten "XRechnung" und "Peppol BIS Billing" können auch über das offizielle EU-Netzwerk für E-Rechnungen “Peppol” versendet und empfangen werden. Peppol stellt sicher, dass Rechnungen und andere Dokumente überall in Europa einheitlich übertragen und empfangen werden können. Rechnungsempfänger sind über Kennungen wie die Ust-IdNr. direkt addressierbar. Jede Transaktion im Peppol-Netzwerk wird quittiert. Anders als E-Mail bietet Peppol hohe Sicherheitsstandards, um die Integrität und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
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Vorteile des Empfangs von E-Rechnungen
Der Empfang von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
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Automatisierte Prozesse
Der Einsatz elektronischer Rechnungen erlaubt eine nahtlose Integration in bestehende Systeme und automatisiert viele Buchhaltungsprozesse.
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Zeit- und Kosteneinsparungen
E-Rechnungen eliminieren den Bedarf an Papier und reduzieren die Bearbeitungszeit erheblich.
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Umweltfreundlichkeit
Durch den Verzicht auf Papier tragen Sie aktiv zum Umweltschutz bei.
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Genauigkeit
E-Rechnungen garantieren eine höhere Datenqualität und verbessern die Buchhaltungsgenauigkeit. Fehlerquellen werden sowohl auf Seite des Rechnungsstellers, als auch auf Seiten Ihrer Buchhaltung minimiert.
E-Rechnung mit ihrer Unternehmenssoftware empfangen
Die Auswahl einer geeigneten Lösung für ihre Unternehmenssoftware ist entscheidend für den erfolgreichen Empfang von E-Rechnungen. Die wenigsten Systeme sind in der Lage alle Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung von Haus aus bereitzustellen. B2Brouter bietet Ihnen eine starke und erschwingliche Softwarelösung um die Fähigkeiten für den elektronischen Rechnungsempfang und -versand direkt in ihr System über Schnittstellen zu integrieren. Nach der Anbindung erfüllen Sie alle nationalen und europäischen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung und des Tax Reportings.
Funktionalitäten
Eine Lösung muss unterschiedliche nationale und europäische E-Rechnungsformate, Transportwege und Anforderungen an das Tax Reporting abgedecken, um eine hohe Flexibilität zu gewährleisten.
Integration
Eine Lösung muss sich nahtlos in die bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren lassen um die Prozesse noch effizienter zu gestalten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Lösung muss eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die es Nutzern ermöglicht, ihre Aufgaben effizient und ohne umfangreiche Schulungen oder Einarbeitungszeiten zu erledigen.
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Der Empfang von E-Rechnungen ist nicht nur bald gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch voller Chancen für Ihr Unternehmen. Von Zeit- und Kosteneinsparungen über verbesserte Effizienz bei der Buchführung bis hin zu umweltfreundlichen Aspekten bietet die elektronische Rechnung zahlreiche Vorteile.
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