XRechnung-Pflicht? Einfach reagieren

Die Pflicht zur XRechnung ändert vieles. Oft versenden Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch oder auf Papier. In vielen Fällen geschieht dies mit einer E-Mail und einem PDF-Anhang oder per Post. Die Papier-, bzw. PDF-Rechnung ist allerdings nur für den Rechnungssteller bequem, da der Empfänger die Rechnungsdaten zum Buchen ins Zielsystem übertragen muss und nicht elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

XRechnung wird Pflicht

Die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) kehrt dieses Verhältnis um. Für Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Einrichtungen sind diese Formen der Rechnungsstellung bald nicht mehr zulässig und die E-Rechnung wird zur Pflicht. In Deutschland wird hierzu das Format XRechnung genutzt. In diesem Beitrag informieren wir sie über die Bestandteile einer XRechnung, wie sie die Vorgaben der öffentlichen Verwaltung einhalten können und wie sie eine XRechnung kostenlos online erstellen und an öffentliche Einrichtungen senden können.

Rechtliche Grundlagen und Fristen

Nach den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der CEN Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung, entwickelten das Bundesministerium des Innern (BMI) und die Bremer Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) den nationalen Standard XRechnung. Ziel war es, einen national wie international kompatiblen Standard für die sogenannte E-Rechnung zu erstellen. Nach der Vorgabe der EU müssen alle öffentlichen Auftragnehmer seit dem 18.04.2020 elektronische Rechnungen akzeptieren. In Deutschland müssen somit bereits alle öffentlichen Einrichtungen XRechnungen empfangen können.

Für Leistungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes wird das Format XRechnung zudem bald Pflicht. Der von der E-Rech-VO vorgesehene Termin ist der 27.11.2020. Spätestens ab diesem Datum müssen alle Leistungserbringer des Bundes ihre Rechnungen im XRechnung Format an die Bundesbehörden richten. Analoge Regelungen hierzu sind oder werden zu einem späteren Zeitpunkt auch in den Ländern und Kommunen in Kraft treten. Als Unternehmen müssen Sie sich also darauf vorbereiten, XRechnungen schreiben zu können. Da es sich bei der XRechnung um ein strukturiertes Format handelt, werden für die Erstellung einer E-Rechnung Online Tools, Programme oder Software-Lösungen eingesetzt, die den Nutzer beim Generieren, Validieren oder Konvertieren entsprechend XRechnung unterstützen.

Bestandteile der XRechnung

Das XRechnungsformat besteht aus einem Datenmodell, das alle Kernelemente einer elektronischen Rechnung beinhaltet, und aus einer Liste zulässiger Syntaxen. Das semantische Datenmodell enthält alle vorgeschriebenen Elemente einer XRechnung. Dazu zählen die Anschrift des Rechnungsempfängers und des Rechnungsstellers. Online Programme wie B2Brouter sorgen dafür, dass alle notwendigen Angaben und Vorgaben beim Schreiben einer XRechnung vorhanden sind und eingehalten werden. Neben den eigentlichen Rechnungspositionen, zählen dazu auch die Steuerinformationen, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Für die Zusendung einer XRechnung an die öffentliche Verwaltung benötigen sie zudem zwingend die 15- bis 20-stellige Leitweg-ID des öffentlichen Einkäufers, die sie vor der Rechnungserstellung erfragen müssen. Sie stellt die eindeutige Identifikation des Rechnungsempfängers sicher und sorgt dafür, dass beim Senden einer XRechnung der richtige Auftraggeber adressiert wird.

Software und Programme, die den XRechnung Standard korrekt umsetzten, unterstützen somit den Rechnungssteller dabei, keine relevanten Angaben zu vergessen. Dies gilt auch für die Zahlungsmethode und die erforderlichen Angaben wie etwa die Kontonummer des Zahlungsempfängers. In den Rechnungspositionen lassen sich beliebig viele Positionen angeben. Außerdem besteht die Möglichkeit Anhänge oder Verweise anzufügen. Dazu müssen externe Dokumente ggf. über eine Internetadresse abrufbar sein. Im Rahmen der Standardisierung der XRechnung in Deutschland haben sich die entsprechenden Expertengremien zudem auf eine ergänzende Struktur zur Übermittlung von Skonto- und Verzugsbedingungen unter Verwendung des Informationselementes „Zahlungsbedingungen“ verständigt über das sich Nachlässen darstellen lassen.

Das müssen Unternehmer beachten

Unternehmer, welche öffentliche Aufträge ausführen, sollten sich frühzeitig mit dem neuen Standard vertraut machen. Gegen elektronische Rechnungen sprach bisher, dass es unterschiedliche, nicht miteinander kompatible und z.T. geschlossene Standards gab. Durch die Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung wurden diese Probleme europaweit gelöst, indem ein offener und kostenlos nutzbarer Standard entwickelt wurde, der in Deutschland als XRechnung seine Anwendung findet.

Auch ohne Pflicht sinnvoll

Der Austausch elektronischer Rechnungen bietet dabei einiges an Einsparungspotenzial, das auch für Unternehmer interessant ist. Neben der Software die den Nutzer bei der korrekten Erstellung einer Rechnung unterstützt, können durch eine automatisierte Verarbeitung die Daten einer E-Rechnung direkt zugeordnet, an die betroffenen Stellen verteilt und teilautomatisiert auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die automatisierte Verarbeitung führt i.d.R. zu schnelleren Zahlungsprozessen und durch Statusmitteilungen wird ein Unternehmen jederzeit über den Bearbeitungsprozess und Unklarheiten informiert.

Manueller Aufwand für die Zurückweisung einer Rechnung mit fehlenden oder fehlerhaften Angaben ist daher nicht mehr nötig. Das Senden einer XRechnung (und zugehöriger Statusmeldungen) ist über das gesicherte Peppol Netzwerk und eine eindeutige Identifikation von Empfängern (z.B. Leitweg-ID, USt – IdNr., …) europaweit vereinheitlicht, vereinfacht und mit einem Klick erledigt. Eine Erstellung von E-Rechnungen mit einem XRechnung Programm bietet somit insgesamt ein hohes Einsparpotenzial für Unternehmen. Neben einem minimierten Papierverbrauch, verringerten Druck-, Porto und Kuvertierungskosten, werden Fehler beim Schreiben einer XRechnung vermieden, Abläufe im Unternehmen gestrafft, kürze Bearbeitungszeiten erzielt und damit der Cash-Flow eines Unternehmens verbessert.

Format entwickelt sich

Durch die Verpflichtung der Behörden auf das XRechnungsformat ist zudem damit zu rechnen, dass sich der neue Standard in den nächsten Jahren auch immer schneller beim Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen etablieren wird. Dies zeigen Erfahrungen in anderen europäischen Ländern wie Spanien, Österreich und Skandinavien, wo die E-Rechnung bereits seit einigen Jahren eingesetzt wird. Länder wie z.B. Italien unterstützen diesen Prozess durch weitere Verpflichtungen zur Nutzung der E-Rechnungen im privatwirtschaftlichen Handel. So könnte sich die XRechnung am Ende als Gewinn für die gesamte Wirtschaft erweisen.

XRechnung einfach erstellen

Die Pflicht zur XRechnung besteht laut E-Rech-VO bislang nur für öffentliche Aufträge. Generell müssen Unternehmer für öffentliche Aufträge mit Bundesbehörden ab dem 27.11.2020 ihre Rechnungen als XRechnung stellen. Die Bundesländer werden in den kommenden Jahren jedoch nachziehen. Ausnahmen gibt es nur für Aufträge mit Rechnungsbeträgen unterhalb von 1.000 Euro oder bei Rechnungsdaten, die der Geheimhaltung unterliegen. In Anbetracht der kurzen Zeitspanne bis zur Einführung der XRechnung, sollten sich Unternehmen über die Umsetzung Gedanken machen. Es besteht jedoch kein Grund zur Panik. Anbieter wie B2Brouter bieten schon heute kostenlose online Programme für das Schreiben von XRechnungen und weitere Lösungen, die auf die Unternehmensanforderungen angepasst sind und die sich in anderen Ländern bereits bewährt haben.

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