GoBD-Compliance leicht gemacht: Effiziente elektronische Rechnungsarchivierung

Die digitale Transformation schreitet voran, und deutsche Unternehmen sehen sich mit immer strengeren Anforderungen bei der Archivierung elektronischer Rechnungen und Finanzdokumente konfrontiert.Die Einhaltung der GoBD-Vorgaben ist dabei unverzichtbar. Mit B2Brouter steht Unternehmen eine Lösung zur Verfügung, die nicht nur die GoBD-Anforderungen erfüllt, sondern auch Prozesse effizienter gestaltet.

In diesem Artikel beleuchten wir, wie B2Brouter die Anforderungen an die digitale Archivierung erfüllt und warum es eine ideale Plattform für die Archivierung elektronischer Rechnungen ist.

Was sind die GoBD?

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie wurden in dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesfinanzministerium erlassen. Die Grundsätze lösten die bis dahin geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – kurz: GDPdU – ab.

Wie funktioniert die Verfahrensdokumentation?

Alle Unternehmen, die die Grundsätze für eine ordnungsgemäße digitale Buchhaltung beachten sollen, müssen genau beschreiben, wie sie den organisatorischen Prozess der Belegbearbeitung und der digitalen Archivierung darstellen.

Im Einzelnen fordert die Verfahrensdokumentation für die GoBD, dass ein Unternehmen darüber Auskunft gibt, wie Geschäftspapiere, Verträge und andere Dokumente empfangen, erfasst und digitalisiert aufbewahrt werden. Bei Papierdokumenten, die elektronisch verarbeitet werden, muss der Scanvorgang genau beschrieben werden. Änderungen an den Belegen – eine Rechnung wurde z.B. mit einem Eingangsstempel versehen – müssen in der Änderungshistorie nachvollziehbar sein.

GoBD-Anforderungen an die Archivierung elektronischer Rechnungen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) stellt hohe Anforderungen an die digitale Archivierung von Rechnungen. Folgende Prinzipien sind entscheidend:

1. Datenintegrität: Dokumente müssen in ihrer Originalform archiviert und vor Manipulation geschützt werden.
2. Prüfbarkeit: Alle Daten und Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
3. Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung an Rechnungen muss transparent festgehalten werden.
4. Aufbewahrungspflicht: Elektronische Rechnungen sind je nach Dokumententyp für 6–10 Jahre zu archivieren.

Das Nichteinhalten dieser Vorschriften kann Sanktionen zur Folge haben. Deshalb ist die Nutzung einer e-Rechnung Archivierung Software wie B2Brouter für Unternehmen essenziell.

Wie B2Brouter die Anforderungen der GoBD erfüllt

1. Gewährleistung der Datenintegrität

B2Brouter bietet eine manipulationssichere Plattform, die durch digitale Signaturen die Authentizität und Integrität jeder Rechnung sicherstellt. Verschlüsselungsprotokolle schützen die Daten vor unbefugtem Zugriff – eine entscheidende Funktion für Unternehmen, die ZUGFeRD Rechnungen archivieren möchten.

2. Dokumentation und Prüfbarkeit

Mit einem integrierten Prüfprotokoll dokumentiert B2Brouter jede Interaktion: vom Erstellen über das Versenden bis hin zur Bearbeitung von Rechnungen. Diese Struktur unterstützt Unternehmen bei der GoBD-konformen Archivierung ihrer elektronischen Rechnungen.

3. Nachvollziehbarkeit und Versionskontrolle

B2Brouter verwendet ein fortschrittliches Versionskontrollsystem, das jede Änderung einer Rechnung protokolliert. Zeitstempel und Benutzerkennungen machen die Änderungen transparent, was die Anforderungen an die Archivierung elektronischer Rechnungen perfekt erfüllt.

4. Automatische Aufbewahrung und digitale Archivierung

Die Plattform speichert Rechnungen sicher und ermöglicht eine digitale Archivierung von Rechnungen, die den GoBD-Vorgaben entspricht. Nutzer profitieren von einer automatisierten Archivierung, die den Aufbewahrungszeitraum von bis zu 10 Jahren abdeckt.

Zusätzliche Vorteile von B2Brouter

Neben der Einhaltung der GoBD-Vorgaben bietet B2Brouter weitere Funktionen, die die digitale Archivierung Software besonders attraktiv machen:

• Unterstützung von Formaten wie ZUGFeRD: Unternehmen können Rechnungen in Standardformaten archivieren und so die Kompatibilität sicherstellen.
• Integration mit ERP-Systemen: Die einfache Anbindung an Buchhaltungssoftware optimiert den Arbeitsablauf.
• Benutzerzugriffssteuerung: Administratoren können Zugriffsrechte individuell festlegen, um unbefugte Änderungen zu verhindern.

Fazit

Die Archivierung elektronischer Rechnungen ist für deutsche Unternehmen eine regulatorische und operative Herausforderung. Mit B2Brouter, einer leistungsstarken e-Rechnung Archivierung Software, können Unternehmen nicht nur die GoBD-Anforderungen mühelos erfüllen, sondern auch ihre Prozesse optimieren. Durch Funktionen wie automatische Archivierung, Transparenz und Formatunterstützung hebt sich B2Brouter als führende Software-Lösung für die digitale Archivierung hervor.

Unternehmen, die auf B2Brouter setzen, profitieren von einer sicheren und effizienten Archivierung, die Prüfungen erleichtert, Compliance gewährleistet und langfristig Kosten spart.