Die 3 wichtigsten Fragen zur Auftragsbestätigung

Der Auftragsbestätigung geht das Angebot eines Unternehmers voraus. Das Angebot enthält konkrete Angaben zu der Ware, dem Preis und der Lieferung. Nimmt ein Kunde das Angebot des Unternehmers an, bestätigt der Auftraggeber dies schriftlich, indem er dem Kunden eine Auftragsbestätigung ausstellt. 

Definition: Auftragsbestätigung (kurz: AB)

Hierbei ist Folgendes zu unterscheiden: Stimmt die AB nicht mit dem Angebot überein, kommt ein Vertrag zwischen dem Unternehmer und seinem Kunden nicht zustande. Eine geänderte Auftragsbestätigung gilt als Ablehnung des zuvor erstellten Angebots. Sind die schriftliche Auftragsbestätigung und das Angebot identisch, bestätigt der Unternehmer, dass er den Auftrag des Kunden annimmt und diesen zu den vereinbarten Konditionen ausführt.

Eine Auftragsbestätigung ist nach DIN 69905 genormt. Hiernach stellt sie die Mitteilung über den angenommenen Auftrag dar. Das Auftragsbestätigungsmuster enthält alle relevanten Vorgaben. Für eine rechtskonforme Buchhaltung muss die AB mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) übereinstimmen. Die Archivierung muss eine Manipulation ausschließen.

1. Was muss in der Bestätigung eines Auftrags stehen?

Benutzt ein Unternehmer die Vorlage als Auftragsbestätigung, sollte er darauf achten, dass er in dem Auftragsbestätigungsmuster die folgenden Angaben machen kann:

• Die Ware muss nach Art und Menge genau bezeichnet werden.
• Die AB muss den Umfang der Leistung und den Bruttoverkaufspreis enthalten.
• Die AB muss mit dem Lieferungs- oder Leistungsdatum versehen werden.

Weitere Inhalte, die in der Auftragsbestätigung zu machen sind, betreffen die Regelungen zur Warenlieferung und die Höhe der Aufwendungen, die zusätzlich anfallen. Diese betreffen z.B. die Kosten für die Fracht und die Verpackung. Darüber hinaus sollten Rechnungssteller auch die Zahlungsbedingungen nicht vergessen.

Beim Auftragsbestätigungsschreiben muss ein Eigentumsvorbehalt vermerkt sein. Dies bedeutet, dass die Ware in das Eigentum des Käufers übergeht, wenn er den Kaufpreis vollständig gezahlt hat.

Die Vorlage der Auftragsbestätigung gibt Auskunft über den Gerichtsstand, der im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung zuständig ist. Eventuell verweist der Unternehmer in der AB auf seine AGB oder organisatorische Details. Diese Angaben gehören aber nicht zwingend in das Dokument.

Der Übermittlungsweg steht dem Unternehmer frei. Er kann die AB per Post versenden oder diese als Anhang einer E-Mail beifügen. Auch das Senden einer Nachricht per Fax kommt in Betracht. Für die Erstellung muss der ausstellende Auftraggeber keine formalen Kriterien erfüllen. Sie muss auch nicht als Bestätigung eines Auftrags gekennzeichnet sein. Wird die AB als Anmeldebestätigung oder Buchungsbestätigung (z.B. in der Reisebranche) bezeichnet, wird sie ebenfalls als AB anerkannt

2. In welchen Fällen muss ein Auftrag schriftlich bestätigt werden?

Eine Auftragsbestätigung zu schreiben ist nicht in jedem Fall zwingend erforderlich. In den folgenden Fällen sollte der Auftraggeber aber nicht darauf verzichten:

• Der Kunde hat den Auftrag in einem Telefongespräch erteilt.
• Zwischen Parteien sind wesentliche Punkte noch nicht geklärt. Die Unklarheiten können sich z.B. auf den Umfang der Warenlieferung, den Preis oder Termin beziehen.
• Der Auftragnehmer weicht in der AB von seinem Angebot ab.
• Durch eine schriftliche AB entsteht bei dem Kunden nicht der Eindruck, der Auftragnehmer hätte stillschweigend angenommen.

 3. Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die schriftliche Bestätigung eines Auftrags?

Gewerbetreibende werden seit einigen Jahren dazu verpflichtet, ihre Bilanzen und andere geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist ist auch für Auftragsbestätigungen bindend.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die im Steuerrecht relevante Abgabenordnung (AO) legen die Abgabefristen fest. § 147 AO legt die Aufbewahrungsfrist für Auftragsbestätigungen fest. Hier ist geregelt, dass die Aufbewahrungsfrist für eine Auftragsbestätigung sich nach der Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen richtet. Diese beträgt nach der gesetzlichen Grundlage sechs Jahre.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Bestätigung für den Auftrag geschrieben wurde. Für die Bestätigungen, die im Jahr 2020 geschrieben werden, endet die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2026.

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