ZUGFeRD: Format für elektronische Rechnungen

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, welches die digitale Rechnungsbearbeitung auch für kleine Unternehmen erreichbar macht. Da sowohl Menschen als auch Maschinen die ZUGFeRD-Rechnungen lesen können, ist die Umstellung besonders einfach.

Mit B2Brouter ZUGFeRD 2.1 Rechnungen erstellen und alle Vorteile genießen

„Stillstand ist Rückschritt“ – Dieses bekannte Zitat stammt vom weltweit bekannten Topmanager Rudolf von Bennigsen-Foerder (1926 -1989) und ist für viele Unternehmen heute noch aktueller denn je. Egal ob weltweit agierender Großkonzern oder inhabergeführtes Kleinunternehmen. Firmen sind ständig auf der Suche nach Optimierungspotenzialen, um die internen Prozesse und damit auch das Geschäftsergebnis zu verbessern.

Dabei spielt die Digitalisierung eine wichtige Rolle. Das Tool vereinfacht viele Arbeitsschritte innerhalb eines Unternehmens. Für jede Abteilung eines Unternehmens und jede Branche gibt es mittlerweile digitale Technologien, die den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen erleichtern. Ein besonders großer Mehrwert bietet die Digitalisierung im Rechnungswesen und der Buchhaltung von Unternehmen.

Das ZUGFeRD der elektronischen Rechnungen

Dieses Optimierungspotenzial hat auch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das französische Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und Beschaffung (FNFE-MPE) erkannt und in Zusammenarbeit mit nationalen Verbänden, Ministerien und Unternehmen den gemeinsamen E-Rechnungsstandard ZUGFeRD 2.1 erarbeitet und veröffentlicht. Der in Frankreich gängige Name diese deutsch-französischen Standards für elektronische Rechnungen lautet Factur-X 1.0. Er ist technisch identisch mit der Version ZUGFeRD 2.1, weshalb auch häufig von ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0 die Rede ist. Durch das Format können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen Rechnungen elektronisch austauschen. ZUGFeRD Rechnungen sollen dabei sowohl die Rechnungsstellung als auch die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen deutlich effizienter gestalten.

Welche Probleme entstehen ohne elektronisches Rechnungsformat wie ZUGFeRD?

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rechnungswesen bekommen die Rechnungen größtenteils per Post zugestellt. In einigen Fällen gehen die Rechnungen auch als PDF per E-Mail ein. Alle Daten, die auf den Rechnungen zu finden sind müssen manuell in ein entsprechendes Buchhaltungssystem eingegeben werden. Für den Vorgang benötigten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend viel Zeit. Außerdem muss sichergestellt werden, dass keine Übertragungsfehler entstehen.

Es ist also höchste Sorgfalt geboten. Bei fehlerhaften Angaben oder Übertragungsfehlern kommt es häufig zu Komplikationen. Abweichende Rechnungsbeträge zu überweisen verlängert den Prozess bis zur Zahlung (purchase-to-pay) entsprechend. Der Einsatz elektronischer Rechnungsformate und entsprechender Software, die diese Formate auslesen kann, kann viele Fehler bei der Übertragung und beim Abgleich von elektronischen Rechnungen mit Bestellungen vermeiden.

Die Kompatibilität von ZUGFeRD mit der europäischen Norm 16931 und der XRechnung

Die beschriebene Problematik ist Vergangenheit. Im Juni 2014 wurde das ZUGFeRD Format mit der Version 1.0 veröffentlicht und seitdem regelmäßig weiterentwickelt. Im März 2019 erschien ZUGFeRD 2.0 / Factur-X 1.0 und bereits ein Jahr später, im März 2020, die aktuellste ZUGFeRD Version 2.1. Der ZUGFeRD Standard führt für Rechnungen kein neues XML-Format ein, sondern wurde auf Basis des internationalen Standard Core Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT entwickelt. Neben der Universal Business Language (UBL) ist CII eine der der beiden von der europäischen Norm EN 16931 zugelassen Syntaxen für die E-Rechnung.

Passendes Profil für jeden Standard

ZUGFeRD stellt für seine Nutzer unterschiedliche Profile bereit, die unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungsstellung bündeln. Das Profil “Comfort”, das in ZUGFeRD 2.x auch als “EN 16931” bezeichnet wird, entspricht vollständig der europäischen Norm 16931 und kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand bestens vorbereitet. Die elektronische Rechnungsstellung entspricht der Vorgabe der Europäischen Union. Demgegenüber stehen die Profile “Minimum” und “Basic”, die nur eine Teilmenge dieser Anforderungen abbilden, sowie das Profil “Extended” welches spezifische branchenübergreifende Elemente für den Rechnungsaustausch hinzufügt. Diese Profile sind somit nicht kompatibel zur EN16931. In der Version 2.1.1 wurde das ZUGFeRD Profil „XRechnung“ dem ZUGFeRD Standard hinzugefügt, welches spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland berücksichtigt. Auch dieses Profil ist kompatibel zur EN16931 und übernimmt nationale Geschäftsregeln und verwaltungsspezifische Bestimmungen, die vom Standard XRechnung in Deutschland übernommen worden sind.

Die Besonderheiten des hybriden ZUGFeRD Rechnungsformats

Als frei zugängliches Format ist ZUGFeRD kostenlos für Unternehmen und Verwaltungen. Eine ZUGFeRD Rechnung ist dabei nichts anderes als eine Rechnung, die auf elektronischem Weg verschickt wird. Das ZUGFeRD Format stellt hierbei häufig eine Daten-Repräsentanz (XML) und Bild-Repräsentanz (PDF) der Rechnungsdatei zur Verfügung. Die XML Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand beide Dateitypen in einem „Umschlag stecken“. Daher wird ZUGFeRD häufig auch als hybride Rechnung beschrieben. Während das PDF-Dokument die Rechnungsdaten menschenlesbar zur Verfügung stellt, können durch die standardisierte XML-Struktur der Rechnungsdatei Daten maschinell ausgelesen und weiterverwendet werden. Inhaltlich unterscheiden sich die Dateitypen nicht.

Je nach Profil auch ohne Hybrid

Die Nutzung des hybriden Rechnungsformats ist in den ZUGFeRD Profilen “Comfort” und “XRechnung” nicht verpflichtend, da sowohl die EN16931, als auch der Standard XRechnung keine hybriden Formate unterstützen. Über das Für und Wider von hybriden Rechnungen gibt es in Europa eine lange Diskussion. Benötigen die Rechnungsempfänger nur die strukturierten Daten oder wollen sie zusätzlich vom Rechnungssteller auch noch eine PDF-Rechnung? Auf den ersten Blick verspricht die hybride Rechnung einige Vorteile. In der Praxis sind diese jedoch vernachlässigbar, da der Wunsch nach einer bildhaften Darstellung einer XML-Datei von nahezu allen Rechnungslösungen unterstützt wird.

Durch entsprechende XML-Viewer Komponenten der Lösungsanbieter wird die XML-Datei in verschiedene Formate wie PDF oder HTML umgewandelt und dem Nutzer angezeigt. Die bildhafte Darstellung muss also nicht zwingend vom Ersteller der Rechnung stammen.

Ganz einfach ZUGFeRD Rechnungen erstellen

Um das kostenlose ZUGFeRD Format nutzen zu können, benötigen Sie eine Software, die XML verarbeiten kann. Als spezialisierter Rechnungsdienstleister ermöglicht B2Brouter den störungsfreien und rechtssicheren Rechnungsaustausch über verschiedenen Systeme unter Berücksichtigung aller technischen, semantischen und nationalen Besonderheiten hinweg.

B2Brouter unterstützt das Profil ZUGFeRD “Comfort”. Dieses gewährleistet möglichst große Interoperabilität zwischen Rechnungssystemen und die Kompatibilität mit der EN16931. Aufgrund der oben genannten Faktoren verzichtet B2Brouter dabei auch auf die eingebettete Bild-Repräsentanz (PDF). Stattdessen  stellt es für eine entsprechende Visualisierung der Rechnung seinen kostenlosen XML-Viewer zur Verfügung. Dieser kann entsprechende PDF Dateien erzeugen. Für die Erstellung von Rechnungen im Format XRechnung empfehlen, wir die Nutzung des originären und nationalen XRechnung Standards, der von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben wird, von vielen öffentlichen Stellen verlangt, auf unserer Plattform ebenfalls kostenlos bereitgestellt wird und sich nicht vom ZUGFeRD Profil „XRechnung“ unterscheidet.

Buchhaltung und E-Rechnungsplattform perfekt verknüpft

Durch eine Anbindung ihres Buchhaltungssystems an die B2Brouter Plattform benötigen Sie weniger Arbeitsstunden für die Erfassung der Rechnungen. Ihre Mitarbeiter:innen können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Neben der Optimierung des personellen Aufwands verringert sich auch die Fehlerquote. Ein weiterer Vorteil ist der papierlose Rechnungsworkflow. Hierdurch fallen keine Kosten mehr für das Ausdrucken von Rechnungen, die Briefumschläge oder Porto an. Die vollständige Umstellung der Buchhaltung auf elektronische Systeme ist somit einfach zu realisieren.

Kontaktieren Sie uns einfach für ein unverbindliches Beratungsgespräch und wir zeigen ihnen wie einfach sie ihre Systeme auf elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung umstellen können.

Plattform auch ohne Buchhaltungssystem nutzbar

Auch ohne die Anbindung ihres Buchhaltungssystem können sie mit B2Brouter bequem ZUGFeRD Rechnungen erstellen, versenden und empfangen. Mit der B2Brouter Plattform können alle Rechnungsdaten direkt in das entsprechende Online-Formular eingetragen werden und im ZUGFeRD Format ausgegeben werden. Der Wechsel auf das neue Format kann ohne weitere Investitionen vollzogen werden, da Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung auf der B2Brouter Plattform kostenlos erstellt werden können. Die Vorteile der digitalen Arbeitsweise sind daher auch ohne Umwege zu erreichen. Melden Sie sich einfach kostenlos auf unserer Online-Plattform an und beginnen Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung.

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