Wie sieht eine XRechnung aus?
Obwohl die XRechnung ein eindeutiges Format hat, gibt es im Grunde keine einheitliche Visualisierung der fertigen Rechnung. Das XML-Format mit dem eine elektronischen Rechnung erstellt wird, ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung strukturierter Daten im Format einer Textdatei.
Innerhalb der XML-Datei sind die Elemente einer Rechnung entsprechend einem vorgegebenen Strukturbaum fest definiert. Die Elemente dienen dazu, die Inhalte einer Rechnung so auszuzeichnen, dass die Software des Rechnungsempfängers sie verarbeiten kann. Mit ein bisschen Übung können XML-Rechnungen auch von Menschen gelesen werden, für den Alltag sollte jedoch auf eine entsprechend Rechnungsvisualisierung zurückgegriffen werden.
Bestandteile der XRechnung
In jeder XRechnung müssen die wichtigsten Daten in der vorgegebenen Codierung enthalten sein. Die für Sie relevanten Bestandteile sind:
- Ihre eigenen Daten inklusive Anschrift und Steueridentifikation
- Die Daten des Rechnungsempfängers (Achten Sie beim Versand an öffentliche Auftraggeber auf die Leitweg-ID!)
- Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
- Die Rechnungspositionen sowie der summierte Rechnungsbetrag
- Die Umsatzsteuer inklusive aktuellem Steuersatz
- Die Auftrags- Vertrags- oder Projektreferenz, damit der Empfänger Ihre Rechnung auch zuordnen kann
- Zahlungsziele und eventuell vereinbarte Anzahlungen, Rabatte usw.
- Ihre Bankverbindung
Alle Bestandteile des XML-Formats einer XRechnung werden in der Regel von Ihrer Software korrekt eingefügt. Wenn Sie B2Brouter als XRechnungsgenerator nutzen, müssen Sie im Grunde nichts anderes tun als bisher bei der Rechnungserstellung auch. Sie verwenden bloß ein anderes Programm. Die Daten, die Sie für die Erstellung benötigen, können Sie in einer Eingabemaske eintragen und Sie erhalten eine Rechnung im passenden Format. Falls der Rechnungsempfänger keine XRechnung, sondern ein anderes Rechnungsformat verlangt, ist dies mit B2Brouter in der Regal auch kein Problem. Unsere Software erkennt das geforderte Rechnungsformat automatisch. Sie können es trotzdem im Anschluss an Ihre Anforderungen und Präferenzen anpassen
Probieren Sie es einfach aus, es kostet Sie nichts und spart Ihnen Zeit:
Jedem Kunden sein Rechnungsformat
Da sie ihre Stammdaten und die Daten ihrer Kunden nur einmalig angeben müssen, oder sogar aus dem B2Brouter Directory direkt abrufen können, ist die Rechnungserstellung schnell erledigt. Wiederkehrende Rechnungen sind ebenfalls ganz einfach.
Mit der Anbindung ihrer Abrechnungssoftware an B2Brouter können Sie Rechnungen im passendem Format auch automatisch aus ihrem System erzeugen. Die meisten Vorteile zeigen sich bei Rechnungsempfängern, mit denen Sie häufiger zusammenarbeiten. Diese müssen die Rechnungsdaten nicht mehr händisch in ihr Buchhaltungssystem übertragen, sondern können die eingegangenen Rechnungen direkt einlesen und verarbeiten lassen. Dies verkürzt die Durchlaufzeiten und die Zeit bis zur Zahlung der Rechnung.
Mehr zum Thema Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung finden Sie hier.
Was ist wirklich neu bei der XRechnung?
Schaut man sich die Bestandteile der XRechnung genauer an, scheint es zunächst kaum eine Neuerung zu geben. Die erforderlichen Daten waren auch bisher schon für jede auf Papier zugestellte Rechnung Pflicht.
Wirklich neu ist ausschließlich die Leitweg-ID, mit der Sie die Empfänger bei Bund, Ländern und Kommunen eindeutig adressieren können. Sie müssen daher nicht mehr befürchten, dass Ihre Rechnung an das städtische Theater in der Abteilung Stadtplanung hängenbleibt. Die Bearbeitung der Rechnung können Sie auf diese Weise erheblich beschleunigen, denn auch ohne die Angabe des konkreten Sachbearbeiters, der vielleicht gerade in Urlaub ist, kommt Ihre Rechnung an der richtigen Stelle an.
Bewährte Daten in neuem Format
Neu sind also weniger die Bestandteile einer XRechnung, sondern das Format und die Art und Weise, wie sie übermittelt wird. Sie geben die Rechnungsdaten und ID des Rechnungsempfängers (z.B. Leitweg-ID, USt-IdNr., GLN) in Ihrer XRechnungssoftware ein und verschicken eine XML-Datei über einen sicheren Übertragungskanal. In Deutschland und vielen Ländern von Europa wird hierzu der PEPPOL eDelivery Standard genutzt. Sobald ihre Rechnung über das sichere PEPPOL Netzwerk an den Empfänger gelangt und seinerSoftware sie entschlüselt hat, kann dieser alle Rechnungsdaten direkt prüfen und Zahlungen mit einigen Klicks in die Wege leiten. Mehr über PEPPOL und weitere Übertragungskanäle erfahren Sie hier.