Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?
Die Digitalisierung der Rechnungsstellung schreitet in Deutschland zügig voran – insbesondere im geschäftlichen Umfeld. In diesem Zusammenhang hat sich das Format ZUGFeRD als eine der am häufigsten genutzten Lösungen zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich etabliert. Es wurde entwickelt, um den Rechnungsaustausch strukturiert, lesbar und ohne technischen Mehraufwand zu gestalten.
Hintergrund: Die Entstehung von ZUGFeRD
Das Format ZUGFeRD entstand im Rahmen einer gemeinsamen Initiative zwischen Deutschland und Frankreich mit dem Ziel, einen hybriden Standard für elektronische Rechnungen zu schaffen. In Frankreich ist es unter dem Namen Factur-X bekannt, während es in Deutschland als ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) eingeführt wurde.
Die Idee dahinter war, ein Format zu entwickeln, das sowohl für Menschen gut lesbar als auch für Maschinen einfach verarbeitbar ist – und das ganz ohne komplexe technische Integrationen oder Plattformen.
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert zwei Elemente in einer Datei:
- Ein PDF/A-3, das visuell lesbar ist.
- Eine eingebettete XML-Datei, die alle strukturierten Rechnungsdaten enthält und maschinell verarbeitet werden kann.
Durch diesen hybriden Aufbau können Unternehmen Rechnungen versenden, die sowohl manuell überprüft als auch automatisiert verarbeitet werden können – ideal für Betriebe, die sich noch auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung befinden.
Wie funktioniert das Format ZUGFeRD?
Beim Erstellen einer Rechnung im ZUGFeRD-Format erhalten Unternehmen ein PDF-Dokument im gewohnten Layout, in das automatisch eine XML-Datei mit den strukturierten Daten eingebettet wird.
Diese Datei kann per E-Mail verschickt, archiviert oder in ein ERP-System integriert werden. Die Empfänger sehen ein übliches PDF, während Buchhaltungsprogramme die XML-Daten automatisch auslesen und weiterverarbeiten können – ohne manuelle Eingabe und mit geringerer Fehlerquote.
Wann wird das ZUGFeRD-Format verwendet?
Das Format ZUGFeRD ist speziell für den Einsatz im B2B-Bereich in Deutschland konzipiert. Es ist nicht verpflichtend, wird aber von vielen Unternehmen aufgrund seiner Flexibilität und einfachen Anwendung bevorzugt.
Im öffentlichen Sektor (B2G) ist ZUGFeRD nicht empfohlen, da dort das XRechnung-Format verpflichtend ist. Einige spezielle ZUGFeRD-Versionen mit XRechnung-Profil können jedoch in bestimmten Fällen akzeptiert werden.
Ist ZUGFeRD mit Peppol kompatibel?
Nein. Das ZUGFeRD-Format wird im Peppol-Netzwerk – der europäischen Infrastruktur für den Austausch elektronischer Dokumente – nicht akzeptiert. Peppol erfordert spezifische XML-Formate wie UBL oder CII und erlaubt keine eingebetteten PDF-Dateien.
Unternehmen, die Rechnungen über Peppol an internationale Kunden oder öffentliche Stellen versenden möchten, müssen daher ein anderes Format wählen.
Welche Versionen von ZUGFeRD gibt es?
Im Laufe der Zeit wurden mehrere Versionen des Formats veröffentlicht. Die wichtigsten sind:
- ZUGFeRD 1.0 (2014): erste offizielle Version.
- ZUGFeRD 2.0 (2017): konform mit der EU-Norm EN 16931.
- ZUGFeRD 2.1 / 2.1.1: mit XRechnung-Profil für bestimmte öffentliche Anwendungen.
- ZUGFeRD 2.2 (2020): technische Verbesserungen und erweiterte Kompatibilität.
- ZUGFeRD 2.3 (2022): aktuellste Version mit branchenspezifischen Erweiterungen.
Vorteile des ZUGFeRD-Formats
- ✅ Visuell lesbar und maschinenverarbeitbar
- ✅ Kein Anschluss an externe Plattformen erforderlich
- ✅ Ermöglicht die Automatisierung buchhalterischer Prozesse
- ✅ Besonders geeignet für Unternehmen mit geringem Digitalisierungsgrad
- ✅ Breite Akzeptanz im privaten Sektor
- ✅ Versand per E-Mail möglich
Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie ein normales PDF aus – enthält jedoch im Inneren eine eingebettete XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten.
Zum Prüfen oder Auslesen solcher Rechnungen eignet sich ein kompatibler Viewer wie der kostenlose ZUGFeRD Viewer von B2Brouter.
Wie du siehst, ist das ZUGFeRD-Format eine effektive und zugängliche Lösung zur Digitalisierung der Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland. Dank seiner hybriden Struktur – visuell lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten – ermöglicht es die Automatisierung von Prozessen, ohne auf eine klare Darstellung zu verzichten. Das macht es besonders nützlich für Unternehmen, die sich noch in der digitalen Umstellung befinden.
💡 Mit B2Brouter können Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format ganz einfach und ohne technisches Vorwissen erstellen und versenden. Unsere Plattform generiert automatisch die richtige Datei – bereit zum E-Mail-Versand oder zur Integration in Ihr Verwaltungssystem. Und wenn Sie andere Formate wie XRechnung benötigen oder Rechnungen über Peppol versenden möchten, finden Sie alles in einem einzigen Tool.