Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet die Vorteile elektronischer Rechnungsstellung mit den Vorteilen analoger Rechnungsformate. Elektronische Rechnungsstellung erleichtert die Arbeit rund um die Fakturierung auf viele Weisen. Die Daten können automatisiert ausgelesen werden, die Bezahlung mit einem Klick angewiesen, Fehler beim Abschreiben der Kontonummer kommen nicht mehr vor. Dank der bildgebenden PDF-Datei können auch Kleinunternehmer ohne Rechnungsprogramm das Format empfangen.
Was bedeutet ZUGFeRD?
Das Forum für elektronische Rechnung Deutschland wurde gegründet, um ein solches allgemeines Format zu entwickeln. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Zahlreiche Verbände, Unternehmen und Behörden haben sich im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) – zusammengetan, um ein Format zu entwickeln, das möglichst alle Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt.
Unterstützung von oben
Das BMWi unterstützte das Forum elektronische Rechnung bei der Entwicklung von ZUGFeRD. Klares Ziel war, ein Format zu schaffen, das alle EU-Vorgaben wie etwa die der europäischen Norm EN16931 erfüllt. Gleichzeitig sollte es mit möglichst geringen Hürden für alle Beteiligten nutzbar sein. Wie dies gelang, können Sie hier nachlesen.
Was macht das Format ZUGFeRD aus?
ZUGFeRD als Format zeichnet sich dadurch aus, dass es die Lesbarkeit für Maschinen mit der Lesbarkeit für Menschen miteinander verknüpft. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format wird als PDF übermittelt, die sich für den menschlichen Leser nicht von einer herkömmlichen PDF-Rechnung unterscheidet. Im Hintergrund liegen aber alle notwendigen Daten in einem maschinenlesbaren XML-Format vor, sodass die Rechnung sowohl für Menschen als auch für ein Programm erfassbar und bearbeitbar ist.
Jeder kann es bearbeiten
Gerade für kleine Unternehmen, die mit stetig wechselnder Kundschaft arbeiten, stellt dies eine Erleichterung gegenüber rein elektronischen Formaten dar. Vor der ersten Rechnung müssen Sie nicht erst abfragen, ob Ihr Kunde einen elektronischen Standard verarbeiten kann. ZUGFeRD passt in jedem Fall. Das ZUGFeRD Format ist kostenlos und jedes Unternehmen kann es in die eigene Rechnungssoftware integrieren.
Mensch und Maschine lesen das gleiche Format
Die ZUGFeRD-Rechnung ist die Zusammenführung von PDF/A-3 und XML (siehe Grafik). Das PDF ist vom Menschen lesbar. Die XML-Daten sind vom Computer lesbar. Über beide Wege können die Rechnungsdaten ins Rechnungswesen eingepflegt werden. Der Rechnungsempfänger entscheidet, welchen Bearbeitungsweg er wählt. Auch eine Kombination von beiden Formaten ist möglich. Dank der hybriden Aufbauweise von ZUGFeRD sind Unternehmen, welche E-Rechnungen empfangen jedoch nicht gezwungen, diese auch entsprechend verarbeiten zu können. Sie können einfach auf die PDF-Visualisierung zurückgreifen.
Für wen ist der ZUGFeRD Standard Pflicht?
Bei ZUGFeRD 2.X handelt es sich um eine Rechnungsform, die auch die XRechnung beinhaltet und in einem spezifischen Profil abbildet. Verpflichtend ist ein entsprechender Standard in Deutschland zurzeit nur im B2G-Bereich. Öffentliche Stellen auf Bundesebene und in einigen Bundesländern sind mittlerweile verpflichtet, nur noch Rechnungen im elektronischen Format entgegenzunehmen. Da sie reine PDF-Rechnungen oder Rechnungen auf Papier nicht mehr annehmen dürfen, sind indirekt alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Stellen senden, verpflichtet ein gleichwertiges Format wie die XRechnung zu nutzen.
ZUGFeRD international einsetzen
Analog zur XRechnung bietet auch ZUGFeRD eine gute Möglichkeit mit der elektronischen Rechnungsstellung zu beginnen, da auch ZUGFeRD kompatibel zur Norm DIN EN 16931 entwickelt und unterschiedliche Anforderungen der Anwender berücksichtigt wurden, um die Hürden für den Einstieg so gering wie möglich zu halten. Für den Rechnungsversand an öffentliche Verwaltungen in Deutschland sollten Unternehmen die XRechnung oder das ZUGFeRD Profil XRechnung nutzen. Offene und kostenlose Formate wie XRechnung und ZUGFeRD und ihre Kompatibilität mit den Vorgaben der EN 16931, sorgen dafür, dass regional und international tätige Unternehmen Geschäftstransaktionen sicher und mit geringerem Aufwand elektronisch durchführen können und ihre Rechnungen hierfür schnell in geforderte Zielformate transformieren können.
Umstellung ist einfach
Mit B2Brouter können Sie die Vorteile von ZUGFeRD kostenlos testen und in einem für Sie passenden Rahmen nutzen. Melden Sie sich hierzu einfach kostenlos auf unserer Plattform an. Sollte einer ihrer Geschäftspartner das Format ZUGFeRD nicht unterstützen, können Sie mit B2Brouter ihre Rechnung mit nur einem Klick in einem beliebigem anderen Format wie XRechnung oder PEPPOL BIS Billing 3.0 ausgeben, das von ihrem Kunden akzeptiert wird.