Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist ein Dokument mit der gleichen Gültigkeit wie eine Papierrechnung. Eine E-Rechnung wird jedoch in elektronischer Form in einem maschinenlesbaren Dateiformat ausgestellt und kann über elektronische Kanäle versendet, bzw. empfangen werden.
Die Nutzung strukturierter Daten beschleunigt die Verarbeitung der Rechnung und garantiert die Gültigkeit, da sie mit einer herkömmlichen Rechnung identisch ist. In diesem Artikel fassen wir für Sie die wichtigsten Vorteile der E-Rechnung zusammen. Dabei versuchen wir etwaige Vorbehalte gegen dieses relativ neue Abrechnungssystem auszuräumen und erläutern grundsätzliche strukturellen Anforderungen einer E-Rechnung.
Anfänge der elektronischen Rechnungsstellung
Die Vereinheitlichung elektronischer Handelsprozesse hat eine lange Historie. Seit Anfang der 80er Jahre haben private Unternehmen mit dem Problem der Automatisierung im elektronischen Handel zu kämpfen. EDI (electronic data interchange) wurde zur Lösung für Unternehmen, die bereit waren, ihre Automatisierungsprobleme in branchenspezifischen, kostenintensiven und organisatorisch komplexen Projekten mit ihren Dienstleistern, Kunden und Lieferanten zu lösen.
Diese frühe Technologie und das Fehlen von Erfahrungen machten eine umfassende Nutzung von EDI schwierig und führten zu branchenspezifischen Silos wie z.B. in der Automobilindustrie, im Lebensmittelhandel, im Interbankenverkehr oder der amerikanischen Industrie. Im Ergebnis brachte EDI keine passende Lösung für die breite Masse an Unternehmen und Verwaltungen. Grundsätzlich sind kleine und mittelständische Unternehmen aufgrund der Fragmentierung des Marktes und der hohen Kosten der Umsetzung von den bestehenden EDI-Netzwerken bis heute ausgeschlossen.
Richtlinien beseitigen Barrieren
Durch die E-Rechnungs-Verordnung, die die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt, sind die meisten Barrieren, die wir in der alten EDI-Infrastruktur finden können, beseitigt. Für die Kommunikation mit verschiedenen Kunden und Anbietern gibt es einheitlich definierte Dokumente, Prozesse und Übertragungswege, deren Nutzung wie im Fall der elektronischen Rechnung europaweit standardisiert und reguliert werden kann. B2Brouter bindet diese offenen Standards in seine technische Infrastruktur ein und schafft damit eine kostengünstige Lösung, die einen reibungslosen elektronischen Handel ermöglicht.
Welche Vorteile hat die elektronische Rechnungsstellung?
Mit der E-Rechnung können papierbasierte Prozesse abgelöst werden. Die E-Rechnung minimiert nicht nur den Papierverbrauch und verringert etwaige Druck-, Porto und Kuvertierungskosten sondern ermöglicht auch kürzere Bearbeitungszeiten. Durch die Möglichkeiten der Automatisierung und eine Integration in bestehende Managementsysteme, können E-Rechnungen direkt eingelesen und verarbeitet werden.
Hierdurch können potentielle Fehlerquellen ausgeschlossen und die Aufwände für eine manuelle Erfassung reduziert werden. Darüber hinaus entfallen Kosten dank der einfacheren Archivierung. Eine E-Rechnung muss in elektronischer Form archiviert werden, wodurch die Kosten und Aufwände der Papierablage entfallen. Neben dem ökologischen Vorteil durch den geringeren Papierverbrauch hilft die E-Rechnung zudem bei der Betrugsbekämpfung und verspricht insgesamt ein hohes Maß an Agilität und Sicherheit für jedes Unternehmen.
In welchem Format wird die elektronische Rechnung erstellt?
Eine elektronische Rechnung muss den gesetzlichen Normen entsprechen, denn sie unterliegt (wie oben angegeben) spezifischen gesetzlichen Regelungen. Das bislang gängige PDF Format wird durch XML-basierte Rechnungen ersetzt, da das XML-Format von jedem System leicht zu verarbeiten ist und von der Europäischen Kommission bei der Definition der elektronischen Rechnung nach der Europäischen Norm (PEPPOL BIS 3) gewählt wurde.
Was ist das XML-Format?
Das XML-Format ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch, das die Sicherheit, den Datenschutz und die Zuverlässigkeit der Daten garantiert und für jeden Computer mit der entsprechenden Software verständlich zu interpretieren und zu verarbeiten ist. Das strukturierte XML-Format erlaubt somit das automatische Empfangen, Verschlüsseln, Registrieren und Archivieren der E-Rechnung.
Im Gegensatz dazu müssen Rechnungen im unstrukturierten Format, zum Beispiel ein PDF-Dokument, manuell weiterverarbeitet werden. Nach Erhalt der Rechnung im unstrukturierten Format muss der Inhalt vom Empfänger somit persönlich entschlüsselt, im jeweiligen Zielsystem registriert und schließlich archiviert werden. E-Rechnungen im strukturierten Format sind somit eindeutig vom Vorteil, wenn versucht wird Kostenersparnisse zu erzielen und Verfahren und Bearbeitungszeiten zu beschleunigen.
So erstellen Sie eine elektronische Rechnung
Die Art und Weise, wie eine E-Rechnung erstellt wird, hängt vom verwendeten System ab. Im Gegensatz zu einem PDF Dokument stellt dabei jedoch das System selbst das Formular zur Erstellung der Rechnung strukturiert zur Verfügung stellt. Dies beschleunigt die Erstellung und Registrierung neuer Rechnungen erheblich. Durch entsprechende Regeln und Prüfungen unterstützt das System den Nutzer zudem bei der Erstellung rechtskonformer Rechnungen.
Wie jede Papierrechnung muss auch die E-Rechnung eine Reihe von Vorgaben erfüllen, z.B. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum der Rechnung, Fortlaufende Rechnungsnummer und natürlich den zu zahlenden Betrag enthalten.
Kann ich meine Papierrechnungen in ein elektronisches Format umwandeln?
Üblicherweise können Sie Papierdokumente mit Scan-Software in ein elektronisches Format umwandeln. Für die Umwandlung von einer Papierrechnung in eine E-Rechnung benötigen Sie jedoch zur Digitalisierung zusätzlich eine Software zur Texterkennung. Die Optische Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die die Umwandlung in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht.
B2Brouter bietet eine OCR-Software zur automatischen Rechnungserkennung an, um Papierrechnungen auslesen und weiterverwenden zu können. Im Idealfall sollten Sie also in der Lage sein, mit ihrer Scan-Software und unser OCR-Software eine beschleunigte Rechnungsumwandlung zu ermöglichen.
Wann ist die Erstellung einer elektronischen Rechnung verpflichtend?
Seit November 2018 können Unternehmen Rechnungen an die oberste Bundesbehörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung auch in elektronischer Form stellen. Entsprechend der E-Rechnungs-Verordnung, die die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt, gilt für alle übrigen Bundes-behörden die Verpflichtung ab dem 27.11.2019. Alle Länder und Kommunen müssen spätestens am 18.04.2020 elektronische Rechnungen entgegennehmen können. In einem weiteren Schritt werden dann alle Rechnungssteller gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Auch B2B teilweise betroffen
Auf europäischer Ebene gehen jedoch die Bestrebungen häufig schon darüber hinaus. Italien schreibt derzeit den Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung auch im B2B-Bereich vor und wird als erstes Land in der Europäischen Union die elektronische Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2019 für alle Unternehmen verbindlich einführen.