E-Rechnung für Wirtschaft und Verwaltung – so wichtig?

Die Notwendigkeit, unsere Back-Office-Prozesse zu digitalisieren, wird immer deutlicher. Die E-Rechnung ist für Wirtschaft und Verwaltung ein wichtiger Baustein der Digitalisierung. In den letzten Jahren wurde viel über dieses Thema diskutiert, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es viele gute Gründe für eine Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung gibt.

Hier sind einige Beispiele:

Für den Rechnungsaussteller:

• Sie vermeiden manuelle Bearbeitungsschritte und Kosten für Druck, Porto und Kuvertierung.
• Die E-Rechnung erreicht den Kunden innerhalb weniger Minuten.
• Ein elektronischer Prozess bietet die Möglichkeit einer effizienteren Nachverfolgung und Kontrolle in Bezug auf die Zahlungen.
• Wenn Sie eine Gutschrift senden müssen, ist dies einfach zu bewerkstelligen
• Eine schnellere Abwicklung kann sich positiv auf Ihre Kundenbeziehung auswirken.
• Sie folgen der Gesetzgebung. In vielen Ländern, wie z. B. Schweden, Spanien, Italien und Dänemark, ist es bereits seit langem gesetzlich vorgeschrieben, elektronische Rechnungen zu versenden. Deutschland führt mit der XRechnung gerade eine analoge Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ein.
• Wenn Sie PEPPOL zum Rechnungsversand nutzen, ist der Empfang garantiert, denn Sie erhalten vom Empfänger der Rechnung immer eine Empfangsbestätigung.

Für den Rechnungsempfänger:

• Annahme, Prüfung und Freigabe der Rechnung können automatisiert werden.
• Sie sparen Kosten durch die automatisierte Bearbeitung ihrer Rechnungen.
• Rechnungsdaten müssen nicht manuell übertragen, sondern können automatisch in die Zielsysteme eingelesen werden.
• Möglichkeit des automatischen Abgleichs mit Abonnements oder Bestellungen.
• Effizienterer Workflow, der nicht so personenabhängig, sondern fachlich gestaltet werden kann.
• Effiziente Archivierung. Dank digitaler Aufbewahrung sind E-Rechnungen mit wenigen Klicks auffindbar.
• Geringeres Risiko von gefälschten Rechnungen.
• Durch die strukturierte Aufbereitung und den automatischen Abgleich der Rechnungen mit z.B. E-Bestellungen ist es einfacher, Fehler und Abweichungen zu finden

Für die Gesellschaft als Ganzes:

• Die Rechnungsstellung ist einer von vielen traditionellen Geschäftsprozessen, der immer noch sehr ineffizient gestaltet ist. Druck, Porto Kuvertierung oder manuelle Übertragungen der Rechnungsdaten in Zielsysteme sind teuer und fehleranfällig. Bei einer Automatisierung können sich Unternehmen und die öffentliche Hand stärker auf ihre Kernprozesse und -aufgaben konzentrieren.
• Die Digitalisierung schafft wettbewerbsfähigere Unternehmen und steigert die Produktivität.
• Es wird einfacher, Steuerhinterziehung, Betrug und Finanzkriminalität zu erkennen

Für den Globus:

• Die E-Rechnung reduziert Schadstoffe und Emissionen, die durch Transport und die Papierherstellung entstehen.
• Der Handel zwischen Ländern kann durch elektronische Systeme vereinfacht werden, die auf harmonisierten Standards basieren und länderspezifischen Regelungen berücksichtigen

PDF-Rechnung? Ist das gut genug?

Nein, fast alle der oben genannten Vorteile erreichen Sie nur dann, wenn Sie die Rechnung in einem strukturierten Format elektronisch ausgestellen, übertragen, empfangen und verarbeiten können. Papierkopien von PDF-Rechnungen werden oft gedruckt, sowohl vom Aussteller als auch vom Empfänger und bietet daher keinen echten Effizienzgewinn.

PDF ist unstrukturiert

Es ist wichtig, daran zu erinnern, dass ein PDF-Dokument kein strukturiertes elektronisches Dokument ist, d.h. Fakturierungssoftware kann es nicht automatisch verarbeiten. Mit anderen Worten, eine PDF-Rechnung, ist ebenso fehleranfällig wie eine Papierrechnung. Daher erfordert sie ebenfalls immer eine Vielzahl manueller Eingriffe der Verarbeitung.

E-Rechnung ist einfach zu erstellen

Die Erstellung und der Versand von echten E-Rechnungen muss zudem nicht kompliziert sein. Unabhängig davon, ob Sie Rechnungsaussteller oder Rechnungsempfänger sind, mit der B2Brouter Online-Plattform für elektronische Rechnungen können Sie schnell und einfach mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse beginnen. Wir bieten Ihnen eine kostengünstige und einfach zu bedienende Lösung, die Sie optimal auf die Zukunft vorbereitet, Ihnen eine bessere Überwachung Ihrer Rechnungen ermöglicht, die länderübergreifend nutzbar ist und die sich einfach auf E-Bestellungen und E-Lieferscheine ausweiten lässt.