E-Rechnungsgesetz: Das erwartet Sie ab 2020

Der 18.04.2020 und der 27.11.2020 sind wichtige Daten für viele Unternehmen. Die Digitalisierungsverordnung, von der bisher nur öffentliche Verwaltungen und Behörden betroffen waren, bindet damit auch Unternehmen ein.

Aufgrund dieser neuen rechtlichen Regelungen für die Rechnungsverarbeitung ist es Unternehmen ab 18. April 2020 möglich, ihrem öffentlichen Auftraggeber eine elektronische Rechnung zu übermitteln. Die zugrundeliegenden Standards für die elektronische Rechnungsstellung an staatliche Rechnungsempfänger sowie unterschiedliche Termine in Bund und Ländern und teils voneinander abweichende Verordnungen der Bundesländer lassen das E-Rechnungsgesetz jedoch unübersichtlich erscheinen. Spätestens ab dem 27.11.2020 müssen jedoch viele Lieferanten diese Regelungen umsetzt haben. In diesem Artikel geben wir ihnen einen Überblick über die wichtigsten Rahmenbedingungen und geben Ihnen einen Einblick, worauf Sie bei der Wahl eines Technologiepartners achten müssen.

Für Unternehmen interessante Grundaussagen der E-Rechnungsverordnung

Das E-Rechnungsgesetz befasst sich mit der Erstellung von Rechnungen für staatlichen Institutionen. Es liefert einheitliche Regelungen zum maschinellen Einlesen, Erstellen und Buchen von E-Rechnungen von öffentlichen Institutionen in Deutschland. Dies soll zu Zeit- und Kosteneinsparungen auf stattlicher und langfristig auch auf privatwirtschaftlicher Ebene führen.

18.04.2020

So sind ab dem 18.04.2020 alle Empfänger von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Sektor (Bund, Länder oder Kommunal- /Kreisverwaltungen) dazu verpflichtet, E-Rechnungen im vorgegebenen Format empfangen, verarbeiten und revisionssicher sowie digital speichern zu können.

27.11.2020

Ab dem 27.11.2020 müssen dann alle Lieferanten, die Rechnungen an staatliche Institutionen im Bund und einige Länder ausstellen wollen, diese in elektronischer Form entsprechend international gültigen Standards und durch einen zugelassenen Übertragungsweg übermitteln. Nach der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Weiterhin muss das Format eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

Die XRechnung

Das festgesetzte Format für die E-Rechnung in Deutschland ist die X-Rechnung, es gibt jedoch noch weitere Formate die der CEN Norm zur elektronischen Rechnungsstellung entsprechen und von deutschen Behörden akzeptiert werden (z.B. ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0). Bei der Erstellung elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung oder anderen CEN-konformen Rechnungen ist zu beachten, dass eine von der europäischen Norm vorgegebene Syntax verwendet wird. Rechnungen in ausgedruckter Form, im reinen Bild- oder im pdf-Format werden von öffentlichen Institutionen des Bundes ab dem 27.11.2020 nicht mehr akzeptiert.

Zustellung von E-Rechnung an öffentliche Institutionen

Um elektronische Rechnungen zustellen zu können, müssen Sie sich entweder auf den jeweiligen zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) von Bund und Ländern anmelden oder Peppol nutzen. Zum Einreichen von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen daher verschieden Übertragungskanäle zur Verfügung. Die zulässigen Übertragungswege auf Bundesebene sind beispielsweise:

• Upload: Über den Menüpunkt „Senden“ auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform gelangen Sie zu einem Upload-Dialog für elektronische Rechnungen. Hier können Sie selbst erstellte elektronische Rechnungen als xml-Datei hochladen und übermitteln.
• E-Mail: Sie können selbst erstellte elektronische Rechnungen auch per E-Mail einreichen (an den Bund z.B. über xrechnung@portal.bund.de). Hierzu müssen Sie jedoch der Verwendung des Kanals in den zentralen Rechnungseingangsplattformen zustimmen. Je E-Mail darf i.d.R nur genau eine elektronische Rechnung als Anlage übermittelt werden.
• De-Mail: Die Übermittlung elektronischer Rechnungen kann via De-Mail erfolgen. Hierzu sind die gleichen Anforderungen wie bei dem Kanal „E-Mail“ zu beachten.
• Peppol: Für den automatisierten Informationsaustausch bieten in Zukunft alle zentralen Rechnungseingangsplattformen eine Übertragung über das Peppol-eDelivery-Netzwerk an. Zur Nachrichtenadressierung nutzen Sie die LeitwegID ihres öffentlichen Auftraggebers. Bei Verwendung des Peppol-eDelivery-Netzwerkes gelten die entsprechenden Peppol-Regularien. Eine Anmeldung über die Nutzerkonten der verschiedenen zentralen Rechnungseingangsplattformen ist somit nicht mehr erforderlich.

Ausnahmen für das Erstellen von E-Rechnungen

Es gibt einige wenige Ausnahmen auf der Bundesebene, die das Erstellen solcher E-Rechnungen in Deutschland ausschließen. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung besteht insbesondere nicht, bei Bar- und Sofortzahlungen sowie bei Vorgängen, die als Verschlusssache eingestuft sind bei:

• einem Direktauftrag bis zu netto 1.000 EUR,
• Daten, die geheimhaltungsbedürftig sind,
• sonstigen Beschaffungen im Ausland und bei Rechnungen, die im Verfahren der Organleihen auszustellen sind.

Auf Landesebene variieren die Ausnahme- und Übertragungs- sowie Umsetzungsregelungen in Abhängigkeit von den unterschiedlichen Landesverordnungen.

Gesetze rund um die elektronische Rechnungsstellung 2020

Das E-Rechnungsgesetz in Verbindung mit der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) basiert auf der europäischen Richtlinie 2014/55/EU. Schon das Steuervereinfachungsgesetz hat 2011 steuerlich die Papierrechnung der digitalen Rechnung gleichgestellt. Das E-Government-Gesetz vom 27.11.2018 hat den Weg für Verordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung frei gemacht.

Die entsprechende Verordnung zusammen mit dem Gesetz trat stufenweise vom 27.11.2018 bis zum 27.11.2020 in Kraft. Die E-Rechnungs-Verordnung verpflichtet ab dem 27.11.2020 – von den einzelnen Ausnahmen abgesehen – zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund.

Umsetzung der E-Rechtsverordnung im Bundesländervergleich

Aufgrund unterschiedlicher landesspezifischer Umsetzungsvorgaben in landeseigenen E-Rechnungs-Verordnungen variieren auch die Termine, zu denen die jeweiligen Landesinstitutionen zur Annahme von elektronischen Rechnungen in den vorgegebenen Formaten verpflichtet sind. Ebenso können auch die Ausnahmeregelungen voneinander abweichen. Es ist zu erwarten, dass in Kürze alle Länder entsprechende Regelungen hinsichtlich der länderspezifischen E-Rechnungs-Verordnungen erlassen haben werden, die im Internet nachlesbar sind. In Niedersachsen, Thüringen und Schleswig-Holstein beispielsweise begann die Verpflichtung zum digitalen Rechnungsempfang am 27.11.2019.

Rechnungsübermittlung

Wie ein privater Lieferant seine Rechnungen ab dem 18.04.2020 an Institutionen des öffentlichen Sektors übermitteln darf, ist bei einigen Ländern noch nicht vollständig klar und einheitlich geregelt. So werden viele Länder nicht die Rechnungseingangsplattformen des Bundes nutzen, sondern eigene Lösungen anbieten. In der Regel wird die Übermittlung mittels Peppol in naher Zukunft in allen Bundesländern möglich sein. Auch hinsichtlich der Ausnahmeregelungen werden die Länderbestimmungen variieren.

Berater für europaweite Rechnungsstellung

Besonders Firmen, die Rechnungen an öffentliche Institutionen in verschiedenen Bundesländern oder europaweit ausstellen müssen, werden daher einen professionellen Technologieberater benötigen, um sich erfolgreich auf die unterschiedlichen Anforderungen einstellen zu können.

Rechnungen schreiben mit B2Brouter

Mit B2Brouter sind Sie bestens auf die E-Rechnung vorbereitet. Der B2Brouter unterstützt Sie bei der Erstellung einer E-Rechnung im XML Format auf Basis von XRechnung und anderen Standards in Deutschland und innerhalb von Europa. Bei Bedarf lässt sich der B2BRouter auch an ihr ERP-System anbinden um einen höheren Automatisierungsgrad zu erzielen. Für den Versand der Rechnung verbindet sich die B2Brouter entweder mit entsprechenden Netzwerken wie Peppol oder bietet optional den Export der E-Rechnung oder einen direkten Versand per E-Mail an.

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