E-Rechnung im Jahr 2022

Die Pflicht zur e-Rechnung wird umfassender. Seit Januar 2022 sind auch die Verwaltungen in Baden-Württemberg, Hamburg und Saarland vollständig auf elektronische Rechnungen umgestellt.

Strategie für E-Rechnung wichtig

Wenn Sie häufig mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten oder Kunden in ganz Europa haben, sollten Sie sich über eine geeignete Strategie zur Einführung der E-Rechnung Gedanken machen. Die E-Rechnung ist nämlich seit dem 27. November 2020 für Lieferanten des Bundes verpflichtend. Im Jahr 2021 folgen einige Bundesländer und weitere öffentlicher Auftraggeber. 2022 kamen drei weitere Bundesländer hinzu. Wie die E-Rechnungen an die Verwaltung übermittelt werden sollen, ist von Bundesland zu Bundesland verschieden. Im europäischen Kontext gibt es zahlreiche Besonderheiten zu berücksichtigen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen wie Sie ihr Unternehmen am besten auf die E-Rechnung vorbereiten können und mit welchen zentralen Fragestellungen Sie sich vor der Einführung der XRechnung auseinandersetzen sollten.

Wie viele Rechnungen verschickt mein Unternehmen im Jahr?

Um einen Überblick zu bekommen, inwieweit Ihr Unternehmen von der E-Rechnung betroffen sein könnte, sollten Sie sich zunächst den Umfang der Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen genauer anschauen. Unternehmen, die nur sehr wenige Rechnungen im Jahr an die öffentliche Verwaltung schicken müssen, haben z.B. die Möglichkeit, zunächst eine Cloud-basierte E-Rechnungsplattform wie B2Brouter zu nutzen. Dies ist für die ersten Schritte völlig ausreichend. Schließlich bietet es Unternehmen eine optimale Lösung um XRechnungen oder andere Formate der E-Rechnung in niedriger Fallzahl zu erzeugen und diese elektronisch über verschiedene Kanäle an die öffentliche Verwaltung zu schicken.

Kostenlos einsteigen und testen

Das beste daran ist jedoch, dass sie bereits mit der kostenlosen Version des Online Programms von B2Brouter, alle notwendigen Funktionen für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, nicht nur in Deutschland, sondern für ganz Europa zur Verfügung gestellt bekommen.

Vollständige Integration in Ihre Systeme

Sofern ihr Unternehmen jedoch mehrere hundert Rechnungen im Jahr an die öffentliche Verwaltung stellt, ist die Anbindung ihres ERP-, bzw. Buchhaltungssystems an ein geeignetes Programm zur Erzeugung von XRechnungen und anderen Formaten zu empfehlen. Wenn ihr ERP- oder Buchhaltungssystem noch keine XRechnung oder eine gleichwertige Anwendungsspezifikation der Europäischen Norm (EN) 16931 unterstützt, ist dies also grundsätzlich kein Problem.

B2BConnector garantiert kompatibel

Mit einer Schnittstelle wie dem B2Bconnector von B2Brouter, können Sie jedes System an unsere Software anbinden. Die über den B2Bconnector übermittelten Daten werden dann von uns in das jeweilig passende Format wie z.B. die XRechnung transformiert und können über elektronische Versandkanäle an Ihren Kunden übermittelt werden.

Wie breit sind meine Kunden innerhalb von Deutschland gefächert?

Wichtig für die Auswahl eines geeigneten Lösungsansatzes und -anbieters ist auch die Analyse ihrer Kundenstruktur. Hierbei ist insbesondere die Kenntnis über die räumliche Verteilung ihrer Kunden von hohem Nutzen. Sofern Sie nur ein paar öffentliche Kunden in einer bestimmten Region beliefern müssen, ist z.B. die Nutzung einer einfachen Lösung zur Erstellung von XRechnungen ohne weitere Schnittstellen denkbar. Haben Sie jedoch ein hohes Rechnungsvolumen und beliefern Sie öffentliche Kunden in ganz Deutschland, dann sollten Sie sich nach Möglichkeit um einen Anbieter bemühen, der Ihnen mindestens eine Schnittstelle zum PEPPOL eDelivery Netzwerk bereitstellt.

Wie eine XRechnung an die Verwaltung übermittelt werden soll, ist nämlich von Bundesland zu Bundesland verschieden und Sie müssen je nach Bundesland unterschiedliche Zugänge pflegen. Einen Leitfaden zur Einreichung von E-Rechnungen an den Bund finden Sie hier.

Peppol ist immer akzeptiert

Um dem hieraus resultierenden föderalen Chaos ein bisschen Einhalt zu gebieten, hat der IT-Planungsrat am 25. Oktober 2018 den Bund und die Länder dazu verpflichtet, mit Ablauf der Umsetzungsfrist der Richtlinie 2014/55/EU mindestens PEPPOL anzubieten, wenn ein Webservice zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen zur Verfügung gestellt werden soll (Entscheidung 2018/46). PEPPOL bietet seinen Nutzern die Möglichkeit E-Rechnungen direkt aus der genutzten E-Rechnungslösung automatisch an den Rechnungsempfänger zu übermitteln. Durch die Einlieferung via PEPPOL entfallen für den Rechnungssender manuelle Arbeiten, wie Anmeldung, Upload und Konformitätsprüfungen auf den unterschiedlichen E-Rechnungsplattformen von Bund und Länder.

So nutzen Sie Peppol

Voraussetzung für die Nutzung von PEPPOL ist lediglich, dass Sie einen PEPPOL Dienstleister wie B2Brouter einbinden, der Ihnen diese technische Infrastruktur zur Verfügung stellt. Zur korrekten Adressierung im PEPPOL eDelivery Netzwerk benötigen Sie in der Regel nur die PEPPOL-ID des Rechnungsempfängers. In Bund und Ländern ist dies die Leitweg-ID. Sie sollten also für jeden ihrer Kunden (und ggf. Abteilungen) die zugehörigen Leitweg-IDs pflegen.

Einige Anbieter erleichtern diese Pflegearbeit durch die Bereitstellung von geprüften Kundeninformationen. Das neue B2Brouter Directory sammelt und aktualisiert fortlaufend alle internen Routinginformationen zu einer Organisation und kann sicherstellen, dass Ihre elektronischen Rechnungen immer korrekt übermittelt werden.

Mit wie vielen internationalen Kunden arbeitet mein Unternehmen zusammen?

Was für Deutschland in kleinem Maßstab gilt, gilt auch für Europa und im internationalen Austausch von elektronischen Rechnungen. Je größer und internationaler ihr Kundennetzwerk ist, desto vielfältiger werden die Anforderungen sein, die sie bei der Rechnungsstellung berücksichtigen müssen. Grundsätzlich sind Sie im innereuropäischen sowie internationalem Umfeld mit PEPPOL sehr gut vorbereitet, da PEPPOL die wichtigste und größte offene Gemeinschaft für den elektronischen Geschäftsverkehr bereitstellt.

Viele Länder und öffentliche Institutionen akzeptieren E-Rechnungen aus dem PEPPOL Netzwerk. Sie können diese Rechnungen dann jedoch nicht mehr als XRechnung erstellen, sondern müssen das internationale Format PEPPOL BIS Billing 3.0 nutzen.

B2Router ist ein zertifzierter PEPPOL Access Point Provider.

Das Format PEPPOL BIS Billing 3.0 ist konform mit der EN16931 und beinhaltet ggf. länderspezifische Regeln für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch. Einige Länder akzeptieren jedoch keine PEPPOL Rechnungen im Format PEPPOL BIS Billing und haben ihre eignen Anwendungsspezifikationen der der EN16931 oder sogar ihre eigenen Erweiterungen (nicht konforme Erweiterungen der EN) erstellt.

Verschiedene Formate in anderen EU-Ländern

Da viele europäischen Länder mittlerweile Verpflichtungen zur Nutzung von E-Rechnungen für Lieferanten eingeführt haben, müssen Sie sich als international aufgestelltes Unternehmen darauf einstellen, Rechnungen in beliebigen Formaten erzeugen und über verschieden Kanäle verschicken zu können. So können Sie von ihrem französischen Kunden dazu aufgefordert werden, sich im Portal ChorusPro zu registrieren und das französische Rechnungsformat zu nutzen. In Spanien müssen ihre Rechnung jedoch über den „General Entry Point“, FACe, einreichen. Wenn ihr Unternehmen E-Rechnung nach Italien schicken muss, wird Sie ihr Kunde darum bitten das Format FacturaPA zu nutzen und die SDI Infrastruktur zur Einreichung zu verwenden.

B2Brouter beseitigt das Chaos

Die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in unterschiedliche Länder kann also sehr kompliziert werden, selbst wenn Sie bereits an das PEPPOL angeschlossen sind. Wenn Sie öffentliche Stellen und Unternehmen aus verschiedenen Staaten beliefern, müssen Sie sich an die Vorschriften eines jeden Landes anpassen. Mit dem B2Brouter sind sie aber nicht nur bestens auf die XRechnung sondern auch auf alle anderen europäischen Rechnungsformate und Versandkanäle vorbereitet und können sich ganz entspannt zurücklegen.

Eine Plattform für alle Formate

Sie können Rechnungen in jedem beliebigen Format in einem einfachen Vorgang über die benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform erzeugen. Wenn Sie ihr ERP- oder Abrechnungssystem über den B2Bconnector mit dem B2Brouter integrieren, übernehmen wir die Transformation in das Zielformat und reichen die Rechnung über die benötigte Versandmethode ein. Sofern das Empfängerland Angaben fordert, die ihr System nicht unterstützt, können Sie diese über unsere Plattform noch schnell ergänzen. Mit einer Anbindung an den B2Brouter unterstützt ihr ERP- oder Buchhaltungssystem also schlagartig die verschiedensten Rechnungsformate und Versandkanäle und bereitet sie bestmöglich auf alle Szenarien vor. Sollte doch mal etwas nicht klappen, steht ihnen unser hervorragender Kundenservice für alle Fragen und Probleme zur Verfügung.

Zusammenfassung

Die europäische Norm über die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) ist eine große Leistung und eine wirklich wichtige Anstrengung in Richtung einer europaweiten Vereinheitlichung des elektronischen Geschäftsverkehrs. Sie bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die Verabschiedung der EN 16931 hat aber auch weitreichende Konsequenzen mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen müssen. Neben den rechtlichen Aspekten und den organisatorischen Anpassungen, müssen sich Unternehmen insbesondere auf die technologischen Neuerungen einstellen.

Der alleinige Fokus auf die Unterstützung des Formats XRechnung kann dabei häufig nicht zielführend sein. Neben dieser für Deutschland wichtigen Komponente der E-Rechnung, sollten sich Unternehmen Gedanken über einen langfristig geeigneten Lösungsansatz machen. Neben dem Rechnungsversand müssen Sie auch die rechtlichen Anforderungen und Rechnungsformate in unterschiedlichen Ländern und Regionen berücksichtigen.