Beispiel für eine ZUGFeRD-Rechnung
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung als XML-Datei aus?
Die XML-Daten einer ZUGFeRD-Rechnung sind für das menschliche Auge nicht leicht zu entziffern. Zwar nutzt XML lateinische Buchstaben und wenige Sonderzeichen, die sich theoretisch auch lesen lassen, doch ohne Kenntnis der genauen Codierung ist es nicht einfach, hier den Überblick zu behalten. Die entscheidenden Rechnungsdaten verstecken sich zwischen den Informationen für die Rechnungsprogramme, damit diese die Informationen an den richtigen Stellen einsortieren. Wer weiß, wo er suchen muss, findet die Informationen dennoch.
Aufbau der ZUGFeRD-XML-Datei
Die Datei beginnt mit der Information, welche Art Dokument hier vorliegt. Erst mit diesem Start kann das Programm beginnen, die weiteren Informationen zu entschlüsseln. Dann folgen exakt definierte Tags, also Textbausteine, welche eine bestimmte Information ankündigen. Jeweils hinter diesen Tags kann dann die entsprechende Information erkannt werden. Damit das Programm die Information wirklich verarbeiten kann, ist der Datentyp genau definiert, also ob eine Information als Zeichenkette, Zahl, Code usw. vorliegen soll.
Wie erstelle ich eine XML-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung?
Theoretisch können Sie bei der Organisation FeRD alle Spezifikationen für eine ZUGFeRD-Rechnung herunterladen und dann mithilfe eines einfachen Texteditors Ihre Rechnungen formulieren. Diese Herangehensweise ist allerdings nicht nur umständlich, sondern auch sehr fehleranfällig. Sinnvoller ist es, die Spezifikationen zu nutzen, um eine einfach zu bedienende Oberfläche oder ein Formular zu erstellen, in der Sie die Rechnungsdaten einfach eintragen können, ohne die Struktur der XML-Daten verändern zu können.
ZUGFeRD-Generator nutzen
Noch einfacher ist es, ein bestehendes Programm zu nutzen, welches die Spezifikationen bereits implementiert hat, sodass Sie sich über das Grundgerüst der ZUGFeRD-XML-Daten keine Gedanken machen müssen. Bei B2Brouter können Sie sich zum Beispiel einfach kostenlos registrieren und dann das Formular unserer Cloud-Plattform nutzen und alle Daten in die vorgesehenen Felder eintragen. Die XML-Datei und das zugehörige PDF werden dann im Hintergrund automatisch erstellt.
Was ist bei ZUGFeRD verbindlich – XML oder PDF?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht in der Regel aus zwei Teilen. Die XML-Daten sind als Anhang an die PDF-Datei angehängt. Auch wenn diese bei automatisierter Erstellung identische Rechnungsdaten liefern sollten, kann es mitunter zu Fehlern kommen. Der Empfänger hält dann zwei voneinander abweichende Rechnungen in der Hand und fragt natürlich, welche Version für ihn verbindlich ist. Dies ist rechtlich nicht bis ins Detail geklärt und hängt vor allem davon ab, wie der Empfänger die Rechnung verarbeitet.
Die Arbeitsweise entscheidet
Gerade Kleinstunternehmer öffnen in der Regel ausschließlich das PDF und haben keine praktikable Möglichkeit, die XML-Daten zu prüfen. In diesem Fall würden Unstimmigkeiten gar nicht auffallen. Die Empfänger der Rechnung sind daher nicht verpflichtet, die Übereinstimmung zwischen PDF und XML zu prüfen. Bei der Prüfung, ob die Rechnung korrekt ist, kann allein das PDF herangezogen werden. Die Bearbeitung bleibt also die gleiche, wie bei einer Papierrechnung. Größere Unternehmen dagegen nutzen oft ausschließlich die XML-Daten. Hier sind dann diese für die Prüfung der Rechnung verbindlich. Problematisch wird es bei Unternehmen, die beide Bestandteile der ZUGFeRD-Rechnung für die Bearbeitung nutzen. Falls hier Unstimmigkeiten auffallen, sind die Daten des Dokuments verbindlich, mit dem Sie Lieferung und Leistung prüfen. Falls hiermit die XML-Daten verbindlich sind, obwohl Sie die PDF-Datei zur Archivierung nutzen, können Sie die XML-Daten zusätzlich sichtbar machen, indem Sie sie in einem entsprechenden Viewer öffnen.
Unstimmigkeiten verhindern
Um solchen Unstimmigkeiten entgegenzuwirken verzichtet B2Brouter auf die Nutzung des hybriden Rechnungsformats und nutzt ausschließlich die Daten-Repräsentanz (XML). Anstatt der eingebetteten Bild-Repräsentanz (PDF) stellt B2Brouter eine entsprechende Visualisierung der Rechnung über seine kostenlosen E-Rechnungsplattform mit dem XML-Viewer zur Verfügung, mit dem die entsprechenden PDF-Dokumente erzeugt werden können.
Sind in einer ZUGFeRD-Rechnung immer PDF- und XML-Datei notwendig?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist zwar gezielt als hybrides Format entwickelt worden, die Bereitstellung beider Formate ist jedoch nicht in jedem Profil verpflichtend. Die Nutzung des hybriden Rechnungsformats ist in den ZUGFeRD Profilen “Comfort” und “XRechnung” nicht verpflichtend, da sowohl die Norm DIN EN 16931, als auch der Standard XRechnung keine hybriden Formate unterstützen und nur die Daten-Repräsentanz (XML) anerkennen. Eine Reduzierung auf die PDF-Datei ist nicht möglich, da es sich dann nicht mehr um eine elektronische Rechnung handeln würde.