Warum XRechnung?
Weil die XRechnung für Geschäftspartner deutscher Behörden zu einem wichtigen Format geworden ist. Mit B2Brouter können Sie aber auch jedes andere elektronische Rechnungsformat nutzen.
Was ist eine XRechnung?
Oft versenden Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch oder auf Papier. In vielen Fällen geschieht dies mit einer E-Mail und einem PDF-Anhang oder per Post. Die Papier-, bzw. PDF-Rechnung ist allerdings nur für den Rechnungssteller bequem, da der Empfänger die Rechnungsdaten zum Buchen ins Zielsystem übertragen muss und nicht elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Die E-Rechnungsverordnung
Die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) kehrt dieses Verhältnis um. Für Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Einrichtungen sind diese historischen Formen der Rechnungsstellung bald nicht mehr zulässig und die E-Rechnung wird zur Pflicht. In Deutschland wird hierzu der Standard XRechnung genutzt. Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, die die deutsche Besonderheiten berücksichtigt. Elektronisch ist bei der XRechnung aber nicht nur die Verarbeitung, sondern auch der Übertragungsweg. Die XRechnung muss also zwingend über einen elektronischen Kanal versendet werden.
Für wen ist die XRechnung Pflicht?
Nach den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der CEN Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung, entwickelten das Bundesministerium des Innern (BMI) und die Bremer Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) den nationalen Standard XRechnung. Ziel war es, einen national wie international kompatiblen Standard für die sogenannte E-Rechnung zu erstellen. Nach der Vorgabe der EU müssen alle öffentlichen Auftragnehmer seit dem 18.04.2020 elektronische Rechnungen akzeptieren. Demnach müssen in Deutschland alle öffentlichen Einrichtungen XRechnungen entgegennehmen.
XRechnungen an öffentliche Stellen
Für Leistungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes sind XRechnungen inzwischen Pflicht. Der von der E-Rech-VO hierfür vorgesehene Termin war der 27.11.2020. Spätestens seit diesem Datum müssen alle Leistungserbringer des Bundes ihre Rechnungen im XRechnung Format an die Bundesbehörden richten. Analoge Regelungen hierzu sind oder werden zu einem späteren Zeitpunkt auch in den Ländern und Kommunen in Kraft treten. Als Unternehmen müssen Sie sich also darauf vorbereiten, XRechnungen schreiben zu können. Da es sich bei der XRechnung um ein strukturiertes Format handelt, werden für die Erstellung einer E-Rechnung Online Tools, Programme oder Software-Lösungen eingesetzt. Dies unterstützt den Nutzer beim Generieren, Validieren, Visualisieren oder Konvertieren einer Rechnung im passendem Format.
Bestandteile einer XRechnung
Das Format XRechnung besteht aus einem semantischen Datenmodell: Alle Kernelemente einer elektronischen Rechnung sind beinhaltet. Eine Liste stellt die verfügbaren Syntaxen zur Verfügung. Das semantische Datenmodell enthält alle vorgeschriebenen Elemente einer XRechnung. Dazu zählen die Anschrift des Rechnungsempfängers und des Rechnungsstellers. Das klingt jetzt komplizierter als es am Ende aussieht. Online Programme wie B2Brouter sorgen dafür, dass alle notwendigen Angaben und Vorgaben beim Schreiben einer XRechnung vorhanden sind und eingehalten werden. Neben den eigentlichen Rechnungspositionen, zählen dazu auch die Steuerinformationen, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.
Die Leitweg-ID
Für die Zusendung einer XRechnung an die öffentliche Verwaltung benötigen sie zudem zwingend die Leitweg-ID des öffentlichen Einkäufers, die sie vor der Rechnungserstellung erfragen müssen. Sie stellt die eindeutige Identifikation des Rechnungsempfängers sicher und sorgt dafür, dass beim Senden einer XRechnung der richtige Auftraggeber adressiert wird.
XRechnung Software einsetzen
Software und Programme, die den XRechnung Standard korrekt umsetzten, unterstützen somit den Rechnungssteller dabei, keine relevanten Angaben zu vergessen. Dies gilt auch für die Zahlungsmethode und die erforderlichen Angaben wie etwa die Kontonummer des Zahlungsempfängers. In den Rechnungspositionen lassen sich beliebig viele Positionen angeben. Außerdem besteht die Möglichkeit Anhänge oder Verweise anzufügen. Dazu müssen externe Dokumente ggf. über eine Internetadresse abrufbar sein.
Im Rahmen der Standardisierung der XRechnung in Deutschland haben sich die entsprechenden Expertengremien zudem auf eine ergänzende Struktur zur Übermittlung von Skonto- und Verzugsbedingungen unter Verwendung des Informationselementes „Zahlungsbedingungen“ verständigt über das sich Nachlässe darstellen lassen.
B2Brouter – die XRechnung Software
B2Brouter bietet schon heute ein kostenloses Online-Programm für das Schreiben von XRechnungen und weitere Lösungen, die auf die Unternehmensanforderungen angepasst sind und die sich in anderen Ländern bereits bewährt haben.
Mit dem Basis-Paket von B2Brouter können Sie beispielweise innerhalb von Deutschland unbegrenzt viele XRechnungen online kostenlos erstellen, herunterladen oder diese als XRechnung über Peppol versenden.
Im Professional-Paket können Sie ihre E-Rechnungen zusätzlich ins Ausland versenden, 10 Jahre sicher in unserer Cloud archivieren und E-Rechnungen einlesen.
Im Business-Paket können Sie darüber hinaus auch ihre Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen und Bestellungen elektronisch mit ihren Geschäftspartnern über das Peppol Netzwerk abwickeln.
Über unseren B2Bconnector können Sie im Enterprise-Paket jedes Buchhaltungssystem, Abrechnungsprogramm oder ERP-System zu günstigen Preisen mit der E-Rechnung und Peppol integrieren.