Bereiten Sie Ihr ERP-System für die XRechnung vor!

Ihr ERP-System stellt für die XRechnung eine ideale Basis dar. Mit der richtigen Vorbereitung erstellen Sie elektronische Rechnungen zukünftig mit der gleichen Effizienz wie bisher ihre klassischen Rechnungen auf Papier.

Gründe für elektronische Rechnungen

Die wichtigste Frage vorweg: Warum sollte ich mich als Unternehmen überhaupt mit dem Thema E-Rechnung beschäftigen? Die elektronische Rechnungsstellung wird für Unternehmen immer bedeutender und wird in Zukunft die papierbasierte Rechnungsstellung komplett ablösen. Seit April 2020 ist es für alle Behörden auf Bundesebene verpflichtend, E-Rechnungen empfangen zu können. Seit November 2020 sind nun auch alle Rechnungssteller von öffentlichen Auftraggebern des Bundes dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu senden.

Auch die einzelnen Bundesländer haben sich dazu entschlossen, diese Regelungen auf Landesebene zeitnah umzusetzen und analoge Verpflichtungen für Rechnungssteller einzuführen. In anderen Ländern der EU wie zum Beispiel Italien ist die elektronische Rechnungsstellung auch im privatwirtschaftlichen Umfeld bereits verpflichtend für Unternehmen. Wer sich also früh fit für die E-Rechnung macht, ist auch für zukünftige Entwicklungen in Deutschland gut vorbereitet. Ist man auch international tätig, kann man zudem einfach auf Standards in anderen Ländern wie Italien reagieren.

Was unterscheidet elektronische Rechnungen von herkömmlichen Rechnungen?

Ein wichtiger Aspekt bei der E-Rechnung ist die Unterscheidung zwischen strukturierten und unstrukturierten Formaten. Eine einfache PDF oder Word Datei ist zum Beispiel keine E-Rechnung, da es sich hier um unstrukturierte Dateiformate handelt. Diese können zwar von Menschen, aber nicht ohne größeren Aufwand von einem Computersystem verstanden werden. Eine E-Rechnung muss daher in einem strukturierten Dateiformat, wie XML, erstellt werden, damit die einzelnen Datenfelder der Rechnung von einem System korrekt erkannt und verarbeitet werden können. Des Weiteren muss diese XML-Datei einem bestimmten, von der EU vorgeschriebenen Standardformat, entsprechen um als anerkannte E-Rechnung zu gelten. Einer dieser Rechnungsstandards ist zum Beispiel die deutsche XRechnung.

ERP-System für die XRechnung nutzen

Eine Möglichkeit, eine elektronische Rechnung zu erstellen, ist die Verwendung des eigenen Buchhaltungs- oder ERP-Systems. Auch wenn das eigene System die E-Rechnung noch nicht unterstützt, kann es über eine Schnittstelle einfach an eine internationale Rechnungsplattform angebunden werden. Durch diese Anbindung werden die Rechnungsdaten an die Rechnungsplattform übertragen und in das gewünschte Format des Rechnungsempfängers umgewandelt. Dies ist wichtig, denn die benötigten Rechnungsformate können sich zwischen unterschiedlichen Ländern unterscheiden. Die Rechnungsplattform kann aber nicht nur zur Transformation und Validierung  unterschiedlicher Rechnungsformaten genutzt werden.

ERP-System an Plattform anbinden

Darüber hinaus können Rechnungsplattformen auch zum Versand und Empfang von Rechnungen und anderen Dokumenten genutzt werden, so dass die Rechnungen ohne Zwischenschritte beim Adressaten landen. Auch hierbei unterscheiden sich die Versand- und Empfangskanäle häufig von Land zu Land oder sogar von Empfänger zu Empfänger. Über die Anbindung ihres ERP- oder Buchhaltungssystem an eine Rechnungsplattform können Sie also mit nur einer Verbindung alle wichtigen Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung erschließen. So automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung und haben die volle Kontrolle über alle Vorgänge und können den Status Ihrer ausgestellten und versendeten Rechnungen jederzeit verfolgen.

XRechnung über Plattform versenden

Beispielhaft für eine internationale Rechnungsplattform ist die Lösung von B2Brouter, die Schnittstellen zur Anbindung von verschiedenen Systemen bereitstellt. Hierdurch kann jede Art von Finanzmanagementsystem, wie z.B. Buchhaltungssystem, Dokumentenmanagementsystem, FiBu, ERP, Warenwirtschaft usw. angebunden werden. Für die Anbindung muss einerseits die Schnittstelle und andererseits das Austauschformat zwischen dem ERP-System und B2Brouter festgelegt werden. Die Anbindung erfolgt mit Hilfe des B2Bconnectors und ist in den meisten Fällen innerhalb von wenigen Tagen abgeschlossen.

B2Bconnector als Integrationshelfer

Der B2Bconnector ist eine Integrationslösung für unterschiedliche IT-Systeme. Egal ob SAP, Microsoft Dynamics oder SAGE oder irgendein anderes Finanzmanagementsystem. Wenn keine vordefinierte Anbindungs- und Übertragungsmethoden für Ihr bestehendes IT-System besteht, kann es über die generischen Schnittstellen des B2Bconnectors per REST, SOAP, sFTP oder über einen Windows Client angebunden werden. Damit deckt der B2Bconnector die größten Marktanbieter und wichtigsten Schnittstellen ab.

Arbeitsprozesse vereinfachen

Durch die Anbindung ihres Finanzmanagementsystem vermeiden Sie Doppelarbeiten und erreichen einen vollständig digitalen Geschäftsprozess mit ihren Geschäftspartnern. Hierdurch lassen sich gleichwohl die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen und die Rechnungsverarbeitungs-, Versand- und Archivierungskosten entsprechend reduzieren.

Ein besonderer Vorteil dieser Integration ist: Bbei Änderungen der Norm oder neuen Versionen der Standards oder auch beim Versand von Rechnungen in andere Länder müssen Sie keine Änderungen selbst vornehmen. B2Brouter erledigt alles automatisch.

Arbeitsabläufe mit integrierter E-Rechnung

Um eine E-Rechnung automatisch über ein Finanzmanagementsystem erstellen zu können, muss zunächst eine Integration mit B2Brouter erfolgen. Wie genau die Integration dieser Schnittstellen funktioniert, erfahren Sie hier.

Nach der Integration können die Rechnungen im System des Absenders erstellt und anschließend von B2Brouter in einem beliebigen strukturierten Exportformat wie CSV, Excel oder XML oder einem beliebigem Standard (z.B. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing, EDIFACT, …) empfangen werden. Sodann legen Absender und Empfänger das gewünschte Zielformat und den präferierten Transportkanal fest (e.g. E-Mail, PEPPOL, Chorus Pro, SDI, FACe, EDI, …). Schließlich wandelt B2Brouter die Rechnungsdaten in das gewünschte Zielformat um und sendet sie an den Empfänger. Hierbei kann man die Versandmethoden entsprechend der Empfängerpräferenzen, bzw. Regelungen in den Ländern variieren und anpassen.

eRechnungsformate einhalten

Für den Versand muss zwingend die Empfangsadresse angegeben werden. Soll eine Rechnung z. B. an eine öffentliche Verwaltung in Deutschland gesendet werden, wird die Leitweg-ID des Empfängers benötigt, die zur eindeutigen Adressierung des Empfängers dient. Diese sollte bei der jeweiligen Behörde erfragt und in der Rechnung angegeben werden, damit B2Brouter ihre Rechnung problemlos ausliefern kann.

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