9 Fragen zur Leitweg-ID

Fragen zur Leitweg-ID stellen sich vor allem dann, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Stellen in Deutschland stellen. Mit der XRechnung wird das Rechnungswesen in Behörden und anderen öffentlichen Stellen deutlich vereinfacht. Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert viele Prüfschritte und beschleunigt daher das Bezahlverfahren. Erreicht wird dies nicht zuletzt dadurch, dass die Adressierung der XRechnung für einen öffentlichen Rechnungsempfänger aufgrund der Leitweg-ID viel präziser vorgenommen werden kann.

1. Was ist eine Leitweg ID?

Die Leitweg-ID ist eine nach bestimmten Vorgaben erstellte Nummer, die einen Rechnungsempfänger eindeutig identifizierbar macht. Jede öffentliche Stelle kann eine solche Leitweg-ID beantragen, um elektronische Rechnungen empfangen zu können.

2. Wie ist eine Leitweg ID aufgebaut?

Jede Leitweg-ID besteht aus einer Grobadressierung, einer Feinadressierung und einer Prüfziffer. Das erwartete Format der Leitweg IDs kann durchaus voneinander abweichen. Die Grobadressierung am Anfang der Leitweg-ID bezeichnet in bis zu 30 Ziffern den Ort, an dem die Behörde zu finden ist. Die ersten beiden Ziffern stehen für das Bundesland. Darauf folgen je nach Bedarf Ziffern für Regierungsbezirk, Landkreis oder Gemeinde. Da diese Ziffern optional sind, kann die Grobadressierung bereits nach 3 Ziffern abgeschlossen sein oder die vollen 30 Zeichen nutzen. Beginnt die Leitweg-ID zum Beispiel mit den Ziffern 991 ist der Rechnungsempfänger Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung oder ein Verfassungsorgan. Nach einem Bindestrich folgt dann die Feinadressierung, die von den Bundesländern nach eigenen Vorgaben vergeben werden kann. Hier stehen wieder bis zu 30 Zeichen zur Verfügung, auch Buchstaben sind möglich. Mit der Feinadressierung kann die konkrete Abteilung innerhalb der Gemeinde oder Bundesbehörde bezeichnet werden. Es ist also durchaus möglich, dass zwei Rechnungen an das Bundeskanzleramt zu zwei verschiedenen Leitweg-IDs geleitet werden müssen. Nach dem zweiten Bindestrich folgt noch eine Prüfziffer, die sich aus den anderen Zeichen errechnet. Durch die Prüfziffer werden Fehlleitungen durch Zahlendreher und falsche Eingaben verhindert.

3. Was sind die Kennzahlen der Bundesländer?

Die Bundesländer sind von 01 bis 16 durchnummeriert.

01 – Schleswig-Holstein
02 – Hamburg
03 – Niedersachsen
04 – Bremen
05 – Nordrhein-Westfalen
06 – Hessen
07 – Rheinland-Pfalz
08 – Baden-Württemberg
09 – Bayern
10 – Saarland
11 – Berlin
12 – Brandenburg
13 – Mecklenburg-Vorpommern
14 – Sachsen
15 – Sachsen-Anhalt
16 – Thüringen

Zusätzlich kann eine Leitweg-ID mit den Ziffern 99 beginnen. Dann handelt es sich um eine Stelle, die direkt dem Bund zugeordnet ist.

4. Wann verwendet man eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID muss bei jeder elektronischen Rechnung an eine deutsche Behörde oder Stelle der öffentlichen Verwaltung angegeben werden. Bei E-Rechnungen an private Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Für die Darstellung der Leitweg-ID wird das in XRechnung und ZUGFeRD verpflichtende Feld “Referenzen des Kunden” (BT-10 Buyer Reference) benutzt.

5. Kann man eine Leitweg-ID zum Versand einer E-Rechnung über Peppol nutzen?

Die Leitweg-ID kann auch als als Peppol-ID zum Rechnungsversand genutzt werden. Peppol ist ein elektronisches Netzwerk zum Austausch von Geschäftsdokumenten wie E-Rechnungen. Über die Peppol-ID werden, die Empfänger einer E-Rechnung im Netzwerk ermittelt. Bitte berücksichtigen Sie hierbei, dass sich die Leitweg-ID, die im Peppol Netzwerk als Peppol-ID genutzt wird, von der Leitweg-ID des Rechnungsempfängers unterscheiden kann, da einige Bundesländer einen zentralisierten Rechnungsempfang über Peppol mit entsprechender Weiterleitungen an die jeweiligen Behörden realisiert haben.

6. Gibt es ein Verzeichnis für alle Leitweg-IDs?

Da die Leitweg-ID dezentral vergeben wird, gibt es bisher kein vollständiges Verzeichnis aller Leitweg-IDs. B2Brouter bemüht sich, bekannte IDs zu sammeln, sodass Rechnungssteller IDs auf Plausibilität prüfen können. Die zugehörigen Daten des Rechnungsempfängers können Sie dann in Geschäftsdokumenten automatisch übernehmen. Bei der Rechnungsstellung sollten Sie aber zum jetzigen Zeitpunkt stets die Leitweg-ID nutzen, die Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt wurde. B2Brouter hofft, dass in Zukunft ein zentrales Verzeichnis aller deutschen Behörden und ihrer Leitweg-IDs eingerichtet wird, damit die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen in Zukunft noch einfacher wird.

7. Woher bekomme ich eine Leitweg-ID?

Wenn Sie einen Auftrag durch eine öffentliche Stelle erhalten, wird Ihnen die Leitweg-ID mitgeteilt werden. Falls dies nicht automatisch der Fall ist, fragen Sie direkt beim Auftraggeber nach, an welcher Leitweg-ID die XRechnung adressiert werden soll. Zum Empfang eigener E-Rechnungen benötigen Sie nur dann eine Leitweg-ID, wenn Sie selbst im öffentlichen Dienst arbeiten und Rechnungen empfangen müssen.

Falls Sie den Versand von E-Rechnung über Peppol nutzen möchten, erfragen Sie bitte beim jeweiligem Rechnungsempfänger, welche Leitweg-ID für den Versand über Peppol erforderlich ist.

8. Wie beantrage ich eine Leitweg ID?

Als Rechnungsempfänger einer öffentlichen Stelle beantragen Sie die Leitweg-ID beim für Sie zuständigen Bundesland bzw. beim Zentralen Finanzwesen des Bundes (ZFB) falls Sie direkt dem Bund unterstellt sind.

9. Was bedeutet “Leitweg-ID ist nicht valide”?

In diesem Fall liegt ein Fehler in der von Ihnen angegebenen Leitweg-ID vor. Prüfen Sie bei einer solchen Fehlermeldung zunächst, ob Sie die Ziffern in der korrekten Reihenfolge eingegeben haben. Falls dies der Fall ist, geben Sie Ihrem Auftraggeber Bescheid, damit dieser ebenfalls prüft, ob er Ihnen die korrekte Leitweg-ID übermittelt hat. Falls Sie den Fehler nicht finden können, muss der Auftraggeber sich an die für ihn zuständige Stelle wenden, um das Problem zu beheben. Schicken Sie die Rechnung nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers an eine andere Leitweg-ID.

Noch Fragen übrig?

Falls Sie zum Thema Leitweg-ID noch weitere Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns. Da viele XRechnungen über B2BRouter an öffentliche Stellen versendet werden, haben wir die meisten Probleme schon einmal gesehen und können unkompliziert helfen.

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