Comment convertir un PDF en format UBL pour la facturation électronique ?

Avec l’augmentation des réglementations dans le monde, les entreprises sont de plus en plus obligées d’utiliser la facturation électronique pour l’émission et la réception des factures. Cependant, beaucoup d’entreprises ne comprennent toujours pas la différence entre une facture électronique et une facture PDF, ainsi que la manière de convertir une facture PDF en e-facture ou en un format XML tel que UBL ou PEPPOL. Dans cet article, nous clarifions ces différences et expliquons comment convertir efficacement vos PDF en UBL et transformer vos factures PDF en formats d’e-facture structurés.

Différences entre une facture PDF et une e-facture XML

Comprendre la distinction entre les factures PDF et les e-factures basées sur XML est crucial pour les entreprises qui passent à des systèmes de facturation numérique.

Qu’est-ce qu’une facture au format PDF ?

Une facture PDF est essentiellement une copie numérique d’une facture papier traditionnelle. Bien qu’elle soit pratique à visualiser et à imprimer, les factures PDF ne contiennent pas de données structurées, ce qui les rend difficiles à traiter automatiquement par les systèmes informatiques. Il s’agit d’images statiques, ce qui signifie que chaque facture peut avoir une mise en page différente, compliquant ainsi la conversion du PDF en XML UBL ou PEPPOL.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique, souvent appelée e-facture, est un document numérique rédigé dans un format structuré et standardisé (généralement XML). Les e-factures sont conçues pour un traitement automatisé, facilitant une intégration fluide dans les systèmes comptables, ERP et portails gouvernementaux. Les formats XML comme UBL et PEPPOL sont largement utilisés à cet effet. Pour plus d’informations, consultez l’article suivant :

Pourquoi convertir une facture PDF en UBL ?

Avec l’augmentation des exigences d’efficacité et de conformité aux réglementations, il devient de plus en plus important pour les entreprises de convertir leurs factures PDF en XML. Dans de nombreux cas, les factures PDF ne sont plus acceptées par les réglementations locales.

Avantages du format XML par rapport au format PDF

Les e-factures basées sur XML offrent plusieurs avantages :

• Automatisation : Le format XML permet un traitement automatique, éliminant ainsi la saisie manuelle des données.
• Standardisation : Contrairement au PDF, XML est un format structuré garantissant la cohérence des données entre différents systèmes.
• Évolutivité : Les formats basés sur XML comme UBL et PEPPOL s’intègrent facilement dans des écosystèmes financiers plus larges, simplifiant les processus d’entreprise.

La conversion des factures PDF aux standards UBL ou PEPPOL permet aux entreprises d’automatiser et de standardiser leurs processus de facturation.

Conformité aux réglementations et normes fiscales exigeant XML

Dans de nombreux pays, la facturation électronique est devenue obligatoire et les factures PDF ne répondent plus aux exigences fiscales et réglementaires. Les autorités exigent souvent des entreprises qu’elles soumettent leurs factures dans des formats XML structurés tels que UBL ou PEPPOL pour garantir la transparence et l’exactitude. Le réseau européen PEPPOL, par exemple, est une norme pour la conformité transfrontalière en matière de facturation électronique, rendant la conversion de PDF en XML PEPPOL essentielle pour les transactions internationales.

Problèmes courants lors de la conversion de PDF en UBL

La conversion des factures PDF en UBL peut être difficile, et les entreprises doivent être conscientes des problèmes potentiels :

Perte de données importantes lors de la conversion

Un problème majeur lors de la conversion de PDF en UBL ou en d’autres formats XML est la perte de données essentielles. Les PDF sont souvent incohérents dans leur conception, et l’utilisation d’outils OCR peut entraîner des erreurs lors de l’extraction des données.

Problèmes de mise en page et comment les résoudre

Les problèmes de mise en page sont un autre défi lors de la conversion de PDF en XML. Étant donné que les PDF varient considérablement dans leur format, la conversion vers XML peut entraîner des champs mal placés, une mise en forme incorrecte des données ou des conversions incomplètes. Les solutions logicielles spécialisées telles que B2Brouter aident à résoudre ce problème en garantissant que le fichier XML UBL est créé correctement.

Validation d’une e-facture XML après conversion

Une fois qu’une facture PDF est convertie en XML, il est essentiel de valider le fichier XML généré pour s’assurer qu’il répond aux normes requises, comme celles du format UBL. Les outils de validation peuvent vérifier les données manquantes ou incorrectes, garantissant ainsi la conformité de la facture avec les exigences réglementaires.

Comment garantir la validité fiscale et juridique d’une e-facture créée à partir d’un PDF

Il est crucial de garantir que la facture XML convertie soit à la fois fiscalement et juridiquement valide pour se conformer aux réglementations fiscales.

Éléments obligatoires d’une facture XML selon les réglementations fiscales

Une facture XML doit inclure certains éléments obligatoires pour être conforme aux réglementations fiscales, tels que :

• Numéros d’identification fiscale : Les numéros fiscaux de l’expéditeur et du destinataire doivent être inclus.
• Montants et taux de TVA : Les totaux et les répartitions de TVA doivent être précises.
• Conditions de paiement et dates de facturation : Essentielles pour la conformité juridique et réglementaire.
• Autres codes et données spécifiques : Selon la région, le pays, la réglementation ou l’entreprise, d’autres types de données ou de règles peuvent être requis.

Omettre ces éléments lors de la conversion du PDF en XML peut entraîner le rejet de la facture électronique par les autorités fiscales.

Cas d’usage de la conversion de PDF au format Peppol

De nombreux secteurs industriels nécessitent la conversion de PDF en e-factures pour répondre aux exigences opérationnelles et réglementaires.

Facturation électronique avec les administrations publiques

De nombreuses administrations exigent désormais que les factures soient soumises au format XML, en particulier pour les marchés publics. Le format PEPPOL est obligatoire pour de nombreuses administrations publiques européennes, rendant la conversion de PDF en XML PEPPOL (UBL) indispensable pour les entreprises travaillant avec ces entités.

Formats spécifiques par pays

Certains pays ont introduit des formats locaux de facturation électronique, généralement basés sur XML, mais qui ne sont pas toujours compatibles avec le format UBL utilisé dans l’environnement Peppol. Par exemple, la Factur-X en France et la Facturae en Espagne sont des exemples courants.

Comment convertir un PDF en UBL et autres formats ?

Lors de la conversion des factures PDF en e-factures, les entreprises doivent être conscientes des outils disponibles et de leurs limitations.

OCR (Reconnaissance optique de caractères)

Les logiciels OCR sont souvent utilisés pour extraire des données à partir des factures PDF. Cependant, les outils OCR peuvent mal interpréter les caractères ou la mise en forme, entraînant des erreurs dans les données extraites. Il est donc risqué de se fier uniquement à l’OCR pour convertir des PDF en UBL ou PEPPOL XML.

Système de facturation électronique

La méthode la plus efficace pour convertir les factures PDF en formats d’e-facture comme UBL ou PEPPOL est d’utiliser un système de facturation électronique spécialisé. Des plateformes telles que B2Brouter permettent aux entreprises de saisir les données de la facture dans une interface conviviale, qui les convertit ensuite dans le format XML approprié, garantissant ainsi la conformité aux normes internationales et aux réglementations. Et vous pouvez le faire gratuitement !

Générer la facture dans un format structuré de manière simple

Avec B2Brouter, ce problème disparaît. Créez vos factures électroniques facilement en saisissant les informations dans un formulaire. En un clic, B2Brouter les convertit en XML.

Vous pouvez également intégrer votre système de facturation à B2Brouter pour automatiser l’ensemble du processus.