Waarom Excel geen facturatietool is
Met Excel kunt u gegevens beheren, analyseren en visualiseren. Excel wordt vaak gebruikt in bedrijven, scholen en gezinnen om taken uit te voeren: zoals persoonlijke financiën beheren, projecten plannen en grafieken maken.
Maar Excel wordt ook gebruikt om de facturatie in micro-ondernemingen of kmo’s te beheren. Het programma heeft bijvoorbeeld gratis factuursjablonen. Excel heeft veel pijlen op zijn boog. Maar waarom is het toch geen goeie facturatietool?
5 redenen om geen facturen te maken met Excel
1. Bescherming tegen fraude
Sinds 1 januari 2018 regelt de wet tegen btw-fraude hoe u facturen verstuurt. Het is verboden om een factuur te maken via een spreadsheet of tekstverwerkingsprogramma. Want daarmee valt te makkelijk te frauderen. Met Excel kunnen factuurgegevens worden gewijzigd en daarmee kan de integriteit van de inhoud wijzigen.
2. Excel is niet ontworpen voor zakelijk factureren
Allereerst is Excel een hulpmiddel dat is ontworpen voor gegevensverwerking. En niet voor facturatietaken. Gebruikt u het toch daarvoor? Dan kan dit leiden tot fouten en inefficiënties in het facturatieproces.
3. Excel geeft geen financiële controle en voorkomt geen late betalingen
Excel biedt geen tracking van oudere facturen, en ook geen notificatiesysteem in het geval van te late betaling. Dit kan leiden tot cashflowproblemen en administratieve fouten die uw onderneming zuur kan opbreken.
4. Gegevensbeveiliging
Belangrijk: de beveiliging van financiële gegevens kan een probleem zijn als u Excel gebruikt om facturen te maken. Ten eerste kan Excel niet effectief omgaan met vertrouwelijke informatie zoals bankrekeningnummers en factuurgegevens. Dit stelt de financiële en persoonlijke gegevens van bedrijven bloot aan veiligheidsrisico’s.
Ten tweede: Excel-bestanden staan vaak op lokale harde schijven, die vatbaar zijn voor fysiek falen, virussen en aanvallen.
5. Beperkte samenwerkingsmodus
Tot slot laat Excel geen effectieve samenwerking toe tussen de verschillende afdelingen van een bedrijf. Dit kan het factureringsproces vertragen en tot fouten leiden. Het gebrek aan functionaliteit rond het veilig delen van spreadsheets kan bijvoorbeeld leiden tot ongeoorloofde wijziging van gegevens.
Het is dus belangrijk dat u stopt met Excel om uw facturen te maken. Het biedt te weinig gegevensbeveiliging, het werkt niet efficiënt om facturen bij te houden en de samenwerking tussen afdelingen verloopt ook niet vlot als u Excel gebruikt.
Het is beter om een speciale factureringsoplossing te gebruiken om de veiligheid, snelheid en nauwkeurigheid van het factureringsproces te verbeteren.
Welke facturatietool vervangt Excel?
Hou rekening met de noden van het bedrijf in termen van omvang, complexiteit en budget als u de beste factureringstool kiest. Het kan een goed idee zijn om een expert te raadplegen om de beschikbare opties te beoordelen.
Het doel is om een tool te hebben waarmee uw bedrijf aan zijn zakelijke verwachtingen voldoet en de productiviteit verhoogt.
We hebben verschillende opties op een rijtje gezet om u te helpen om Excel te vervangen. U kiest dus voor een conforme en efficiënte facturatietool:
Online facturatiediensten
Ze geven bedrijven toegang tot eenvoudige en goedkope facturatie. U maakt en verstuurt uw facturen in een paar klikken. Dit is met name het geval met ons B2Brouter-platform, dat gratis en onbeperkt is voor het verzenden van facturen in België.
Software voor commercieel beheer:
Ze bieden verschillende functionaliteiten om de volledige commerciële keten van een bedrijf te beheren: offertes, facturen, tracking van betalingen, klantenbeheer …
ERP (Enterprise Resource Planning):
ERP-systemen zijn ontworpen om complexe bedrijfsprocessen aan te kunnen en zijn vaak meer geschikt voor grotere bedrijven.