Wat zijn de voordelen van elektronisch factureren?
Facturatie raakt meer en meer gedigitaliseerd, net zoals tal van andere bedrijfsprocessen. Waar sommigen bijna uitsluitend elektronisch factureren, zijn er anderen die klassiek factureren per post.
Maar één ding is zeker: elektronisch factureren krijgt langzaam maar zeker de bovenhand. Onlogisch is dat niet. Het brengt veel voordelen met zich mee ten opzichte van papieren facturen.
U bespaart tijd én geld
Facturen opmaken, afdrukken & versturen is niet bijzonder efficiënt.
Vaak zit de data versnipperd. Daardoor duurt het soms onnodig lang om een factuur op te stellen. Denk maar eens aan:
- alle informatie verzamelen;
- de factuur opstellen;
- de factuur omzetten in het juiste bestandsformaat;
- een mail opstellen met de correcte bijlage;
- aangeven in het systeem wat de status van de factuur/betaling is.
Tijdrovend. Maar naast minuten sneuvelen er ook heel wat materialen.
Want wat verbruikt u?
- inkt
- enveloppes
- papier
- postzegels
Laat al dat juist een van dé grote redenen zijn waarom steeds meer bedrijven kiezen voor elektronische facturatie. Het grote voordeel is dat uw werknemers zich minder hoeven te focussen op tijdrovende processen, en meer op wat er écht toe doet.
Reken maar eens uit hoeveel tijd en geld één factuur kost. En trek die logica door naar het aantal facturen dat u jaarlijks verstuurt.
Een kleinere foutmarge
Stel nu dat u al die tijd en handelingen elimineert. Hoe minder stappen een proces bevat, hoe kleiner de kans op fouten.
Want wat gebeurt er bij manuele facturatie?
- u kunt een fout adres noteren;
- de factuur kan ergens verloren raken;
- de factuur kan onvolledig zijn, wat leidt tot vertraging en verwarring;
- bij een minder goed overzicht versturen bedrijven soms zelfs dubbele facturen.
En dat kunt u wel missen.
Wanneer u elektronisch factureert, maakt uw software de factuur automatisch op en ontvangt uw klant de factuur op de juiste wijze en op de juiste plek.
U ontvangt sneller betalingen
Niet alleen uw onderneming spendeert tijd aan facturatie. Uw debiteuren willen de facturen ook efficiënt verwerken.
En zeker wanneer die debiteuren naast uw facturen nog tal van andere betalingen moeten uitvoeren, is efficiëntie key.
Daar kan u hen bij helpen.
Want: hoe vlotter ze uw facturen verwerkt krijgen, hoe vlotter de betaling gebeurt en hoe beter hun gemoedsrust.
Elektronische facturatie betekent dan ook dat u uw facturen verstuurt in het format dat het gemakkelijkst werkt voor uw debiteuren.
U kunt zelfs dat beetje extra doen en uw facturatiesysteem koppelen aan het beheersysteem van uw klanten. Dat maakt facturen versturen en ontvangen niet alleen gemakkelijk. Het versnelt de communicatie ook.
Dat alles maakt dat betalingen een minimum aan vertraging oplopen.
U verliest het overzicht niet
Het voordeel van e-facturatie is dat u uw facturen beheert in één centrale omgeving.
Dat maakt dat alle facturen en hun status bijzonder toegankelijk zijn, maar ook dat er weinig tot geen verlies van data is.
En dat is belangrijk als er verschillende mensen zijn die de facturatie opvolgen. Zowel persoon A als persoon B heeft snel en gemakkelijk toegang tot alle nodige informatie.
Dus je verliest ook geen snelheid als iemand plots ziek valt of op vakantie is. Uw processen blijven draaien.
Soms is e-facturatie verplicht
Er zijn vandaag al voorbeelden van instellingen en organisaties die hun leveranciers verplichten om elektronisch te factureren. Is dat niet mogelijk? Dan komt u gewoon niet in aanmerking.
Een voorbeeld daarvan is bijvoorbeeld overheidsinstanties. Op die manier proberen die organisaties efficiëntie, kostenbesparing en duurzaamheid te promoten.
Maar er zijn ook grote bedrijven die e-facturatie verlangen van hun leveranciers.
Het aantal bedrijven dat achter elektronische facturatie vraagt, zal ook alleen maar toenemen. Door vandaag de switch te maken, zorgt u er dus voor dat u iedereen kunt blijven bedienen.
Het past binnen uw duurzaamheidsstrategie
Zoals we allemaal weten, sneuvelen er wel wat bomen om al onze facturen tot bij de eindgebruiker te krijgen.
En dat hoeft helemaal niet zo te zijn.
Als uw organisatie duurzaamheid hoog in het vaandel draagt, dan rekenen uw klanten u erop af wanneer u papieren facturen stuurt.
Zeg wat u doet en doe wat u zegt. Door elektronisch te factureren, toont u uw engagement voor profit én planet.
Wist je dat je vandaag gratis je elektronische facturatie kunt opstarten met B2Brouter? Probeer het nu!