Verplichte e-facturatie in België vanaf 2026: alles wat bedrijven moeten weten
De digitale transformatie van facturatieprocessen is een cruciale stap voor Belgische bedrijven. Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Dit betekent dat papieren en pdf-facturen niet langer volstaan. In dit artikel leggen we uit wat deze regelgeving inhoudt, welke formaten toegestaan zijn en hoe bedrijven zich kunnen voorbereiden. We bespreken ook hoe B2Brouter een gratis oplossing biedt om naadloos aan deze nieuwe verplichtingen te voldoen.
Wat houdt de verplichte e-facturatie in?
De Belgische overheid wil de facturatiestromen moderniseren en efficiënter maken. Vanaf 2026 moeten alle bedrijven die onder de btw-plicht vallen, elektronische facturen gebruiken die voldoen aan een gestructureerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Dit betekent dat bedrijven hun facturen niet langer via e-mail als pdf kunnen versturen, maar gebruik moeten maken van erkende e-facturatiesystemen.
Welke bedrijven worden getroffen?
De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen die goederen of diensten leveren aan andere btw-plichtige bedrijven binnen België. Uitzonderingen op deze regel zijn:
- B2C-transacties: transacties met particulieren vallen niet onder de nieuwe wetgeving.
- Bepaalde vrijgestelde ondernemingen: zoals bedrijven in de medische of educatieve sector.
Welke formaten van e-facturatie B2B worden geaccepteerd??
De elektronische facturen moeten voldoen aan het Peppol BIS-formaat en via het Peppol-netwerk worden verstuurd. Dit standaardformaat garandeert interoperabiliteit tussen verschillende softwaresystemen en maakt geautomatiseerde verwerking mogelijk. Bovendien is dit een internationale standaard die op grote schaal wordt aangenomen in zowel Europa als wereldwijd, wat de compatibiliteit tussen bedrijven in verschillende landen vergemakkelijkt. Het Peppol BIS-formaat is gebaseerd op het formaat UBL, een universele standaard voor e-facturatie die de uitwisseling van gestructureerde facturen mogelijk maakt. Het gebruik van pdf-facturen via e-mail zal niet meer toegestaan zijn onder de nieuwe regelgeving.
Hoe moeten elektronische facturen worden verwerkt in 2026?
Om te voldoen aan de nieuwe regels moeten bedrijven hun facturatieprocessen aanpassen. Dit betekent:
- Gebruik maken van e-facturatiesoftware die compatibel is met een gecertificeerd Peppol-toegangspunt.
- Facturen rechtstreeks uitwisselen via gestructureerde elektronische berichten.
- Archivering en rapportering aanpassen aan de nieuwe digitale eisen.
Hoe kunnen bedrijven zich aanpassen aan deze verandering?
Bedrijven moeten tijdig actie ondernemen om compliant te zijn tegen 2026. Dit kan door:
- Gebruik maken van e-facturatiesoftware die compatibel is met een gecertificeerd Peppol-toegangspunt.
- Bedrijven moeten de capaciteit hebben om facturen elektronisch te creëren, verzenden, ontvangen en beheren in een gestructureerd formaat.
- Bedrijven moeten de mogelijkheid hebben om statusupdates van zowel verzonden als ontvangen facturen uit te wisselen.
- Archivering en rapportering aanpassen aan de nieuwe digitale eisen.
Gelukkig zijn er fiscale maatregelen voorzien voor kmo’s en zelfstandigen om de kosten van technische aanpassingen te compenseren. Bijvoorbeeld, vanaf 1 januari 2025 zal er een verhoogde investeringsaftrek zijn voor digitale investeringen.
Hoe kan B2Brouter helpen bij deze transitie?
B2Brouter is een gratis online platform waarmee bedrijven eenvoudig kunnen overstappen naar verplichte elektronische facturatie. Met B2Brouter kunnen bedrijven:
- Facturen verzenden en ontvangen in het juiste Peppol-formaat.
- Snel en eenvoudig voldoen aan de nieuwe wetgeving zonder grote investeringen.
- Hun administratieve lasten verminderen door een geautomatiseerd facturatieproces.
Met B2Brouter kunnen bedrijven zich snel en zonder extra kosten aanpassen aan de nieuwe regelgeving. Dit maakt het een ideale oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar een efficiënte en conforme manier om hun facturen te beheren.
De overstap naar verplichte e-facturatie in 2026 is een belangrijke verandering voor Belgische ondernemingen. Door tijdig actie te ondernemen en gebruik te maken van oplossingen zoals B2Brouter, kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan de nieuwe wettelijke eisen, maar ook profiteren van de voordelen van digitale facturatie, zoals kostenbesparing en efficiëntere administratie. Wacht niet tot het laatste moment en start vandaag nog met de voorbereiding!
Starta gratis