Stand van de verplichte elektronische facturatie in België: Een volledige gids

België ondergaat een significante digitale transformatie met de invoering van het nieuwe Koninklijk Besluit over elektronische facturatie, dat nieuwe functies en verplichtingen introduceert aangaande de elektronische facturering. Deze ontwikkeling, die zowel de B2G (Business to Government) als potentieel de B2B (Business to Business) sectoren beïnvloedt, markeert een belangrijke stap voorwaarts in de digitalisering van bedrijfsprocessen binnen het land. Het besluit heeft verstrekkende gevolgen voor alle leveranciers die zaken doen met Belgische overheidsinstanties, en wijst op de groeiende noodzaak voor bedrijven om hun facturatieprocessen aan te passen aan de digitale realiteit. B2Brouter staat klaar om bedrijven te begeleiden in deze overgang naar elektronische facturatie.

Wanneer elektronische facturering een verplichting is? Een Landschap in Verandering

E-facturatie transformeert de wijze waarop bedrijven transacties documenteren, verzenden en ontvangen. In België wordt de adoptie van e-facturatie gedreven door zowel Europese richtlijnen als binnenlandse besluitvorming, gericht op het vergroten van de efficiëntie, het verlagen van de kosten en het verbeteren van de transparantie binnen het zakendoen.

Elektronische facturatie, of e-facturatie, is in België een dynamisch en evoluerend landschap dat de manier waarop bedrijven transacties documenteren, verzenden en ontvangen ingrijpend transformeert. De huidige regelgeving rondom e-facturatie in het land is complex en varieert afhankelijk van de regio en de specifieke aard van de overheidsinstantie waaraan wordt gefactureerd. Tot dusver is e-facturatie voornamelijk verplicht gesteld voor B2G (Business to Government)-transacties in bepaalde regio’s, waarbij de nadruk ligt op de interacties tussen bedrijven en overheidsinstanties.

De Belgische regering heeft echter ambitieuze stappen ondernomen om voorop te lopen ten opzichte van de Europese Richtlijn 2014/55/EU, die als doel heeft elektronische facturatie binnen de EU-lidstaten te stimuleren. Deze proactieve benadering begon al in 2016, toen, ondanks het ontbreken van een federale verplichting, het Vlaams Gewest het voortouw nam in het promoten en implementeren van e-facturatie voor B2G-transacties. Dit illustreert de inzet van België om de efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en transparantie in zakelijke transacties te verbeteren door het adopteren van e-facturatie, gedreven door zowel Europese richtlijnen als binnenlandse beleidsbeslissingen.

Verplichte e-facturatie met overheidsinstanties (B2G)

De verplichte e-facturatie in België wordt uitgebreid van Business to Government (B2G). Dit initiatief van de Belgische overheid is een direct gevolg van de Europese Richtlijn 2014/55/EU, die tot doel heeft e-facturatie binnen de EU te bevorderen en te standaardiseren.

De implementatie van deze verplichting verloopt in verschillende fasen om een soepele transitie te garanderen:

• Fase 1: Deze fase richt zich op inschrijvingen boven de EU-drempels. Bedrijven die betrokken zijn bij aanbestedingen boven deze drempels zullen 6 maanden na de publicatie van het Koninklijk Besluit verplicht zijn om elektronische facturen uit te reiken aan hun klanten in de overheidssector.
• Fase 2: Na de eerste fase volgt de verplichting voor offertes met een waarde van meer dan €30.000 (excl. btw). Bedrijven die bij dergelijke aanbestedingen betrokken zijn, zullen 12 maanden na de publicatie van het Koninklijk Besluit elektronische facturen moeten uitreiken aan hun klanten in de overheidssector.
• Fase 3: De laatste fase omvat alle offertes, ongeacht de waarde. Alle bedrijven die bij aanbestedingen betrokken zijn, zullen 18 maanden na de publicatie van het Koninklijk Besluit verplicht zijn om elektronische facturen uit te reiken aan hun klanten in de overheidssector.

Deze fasegewijze implementatie is gericht op een geleidelijke overgang naar verplichte e-facturatie voor alle leveranciers die zaken doen met openbare lichamen, ongeacht het bedrag van de facturen of de aard van de overheidsontvanger. Dit betekent dat federale, regionale en lokale overheden vanaf de goedkeuring van de wet de ontvangst en het beheer van elektronische facturen bij alle transacties moeten aanvragen en voorbereid moeten zijn.

Ontdek alles wat je moet weten over de elektronische factuur met de overheid.

Is digitale facturatie B2G geldig?

Het is belangrijk om duidelijk te begrijpen dat een factuur in digitaal formaat, zoals een PDF, die geen gestructureerd formaat is, niet geldig is voor facturatie aan overheidsinstanties in België.

De Toekomst: E-Invoicing Verplicht 2026 voor B2B?

De toekomst van e-invoicing in België staat mogelijk voor een uitbreiding naar de B2B-sector, hoewel de huidige focus voornamelijk op B2G-transacties ligt. Deze mogelijke verandering zal een aanzienlijke impact hebben op alle bedrijven in het land, dus het is essentieel om voorbereid te zijn op deze evolutie.

• Uitstel van verplichting: De verplichting voor e-facturatie voor Belgische bedrijven die aan andere bedrijven factureren, is uitgesteld van 2024 naar 2026.
• E-invoicing als norm vanaf 2026: Vanaf januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor alle belastingplichtige ondernemingen (B2B), inclusief kmo’s, zelfstandigen en freelancers.
• UBL-data vereist: PDF-facturen zullen vanaf 2026 niet langer voldoen aan de wettelijke vereisten voor e-invoicing; facturen moeten voldoen aan de UBL-datastandaard om als elektronische factuur te worden beschouwd.
• Het openbare programma Mercurius is niet de beste optie: het is een hulpmiddel met veel beperkingen. We leggen je uit wat beter is, Mercurius of een ander programma voor elektronische facturen.

Hoe bereid je je voor op de verplichte e-factuur?

Dit zijn enkele tips die je in gedachten moet houden om je voor te bereiden op de verplichte elektronische factuur:

• Kies de Juiste E-Facturatie Software: Het is cruciaal om e-facturatie software te kiezen die voldoet aan de specifieke behoeften van uw bedrijf en die naadloos integreert met bestaande systemen en processen.
• Ondersteuning: Werk samen met een dienst die ondersteuning biedt om bedrijven te helpen met een efficiënte overgang naar elektronische facturatie. Van het instellen van UBL-gegevens tot het oplossen van vragen, problemen of fouten.

Juridische en Reglementaire Inzichten

• Fasegewijze Implementatie: De gefaseerde aanpak van verplichte e-facturatie in België zorgt voor een gestructureerde overgang voor bedrijven die zaken doen met openbare instanties. Dit omvat specifieke deadlines en richtlijnen voor verschillende transactiewaarden, waardoor bedrijven tijd hebben om zich aan te passen aan de nieuwe eisen.
• Deadline 2026: Vanaf januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle Belgische bedrijven, inclusief kmo’s en zelfstandigen, die aan andere bedrijven factureren. Naleving van UBL-datastandaarden voor elektronische facturen is essentieel om aan deze verplichting te voldoen.
• Verschil Tussen Digitale en Elektronische Facturen: Het Koninklijk Besluit benadrukt het verschil tussen digitale (bijv. PDF) en elektronische facturen (die voldoen aan UBL-standaarden), waarbij de laatste de enige geldige vorm van facturatie zullen zijn vanaf 2026.
• EU-context: België’s deelname aan het bredere Europese e-facturatieproject en de naleving van zijn eigen implementatietijdlijn benadrukt de harmonisatie en standaardisatie van facturatieprocessen binnen de EU.

De overkoepelende boodschap is duidelijk: e-facturatie wordt de nieuwe norm in België en bedrijven moeten zich voorbereiden op deze veranderingen om te voldoen aan nieuwe regelgeving en efficiënter te opereren in de digitale bedrijfsomgeving.

Bereid je voor op de nieuwe regelgeving voor elektronische facturatie met B2Brouter gratis

B2Brouter staat klaar om bedrijven te helpen in deze reis naar efficiënte en conforme e-facturatie. Natuurlijk, met B2Brouter voldoe je aan de regelgeving voor elektronische facturen in België, zonder technische of juridische zorgen.

Start vandaag nog efficiënt te factureren!