Ik ben verplicht om een factuur te ontvangen via openbare netwerken
Overheidsdiensten zijn verplicht om hun leveranciers om elektronische facturen te vragen. Anders kunnen de facturen niet verwerkt of betaald worden.
Onjuiste ontvangst van facturen
Soms ontvangt een overheidsdienst facturen in een formaat en via een netwerk die geen van beiden overeenstemmen met de regelgeving.
Een voorbeeld is de ontvangst van facturen in pdf-formaat via e-mail.
Onjuiste informatie op de facturen
Soms ontvangt een overheidsdienst facturen of zonder de vereiste informatie, zoals het documentnummer of iets dergelijks. De boekhoudafdeling heeft die gegevens nodig om de factuur correct te kunnen verwerken.
Als ze ontbreken, wordt de factuur geweigerd of zijn er problemen bij de verwerking.
Ontvangst van incidenten gemeld door uw leveranciers
Soms ontvangt de overheidsdienst meldingen van incidenten van hun leveranciers die niet altijd kunnen worden opgelost wegens een gebrek aan controle of kennis. Deze meldingen kosten de boekhoudafdelingen van beide organisaties vaak veel tijd om uit te klaren.
Integratie van facturen in het systeem
Een overheidsdienst ondervindt soms problemen in hun beheersysteem met het integreren van de inkomende facturen die via een openbaar netwerk worden ontvangen.
Controle van de identiteit van de dienstverlener
Soms moet de overheidsdienst de identiteit van zijn leveranciers controleren om fraude of oplichting via de ontvangen facturen te voorkomen.
We hebben geconstateerd dat de PEPPOL Access Point-service van B2BRouter eenvoudig te implementeren en te gebruiken is. Als we vragen of fouten hebben, reageert het ondersteuningsteam snel en lost elk probleem op.
- Kate Dominy
- Administratief medewerker
B2Brouter is een cloudgebaseerde applicatie die gekoppeld is aan openbare netwerken en die een gratis versie ter beschikking stelt van dienstverleners van overheidsdiensten om elektronische facturen aan te maken en te verzenden.
Het stelt overheidsdiensten ook een tool ter beschikking voor de ontvangst en het beheer van facturen van dienstverleners via openbare netwerken met inachtneming van de regelgeving.
B2Brouter is gekoppeld aan de openbare netwerken van verschillende landen. Bijgevolg heeft het voor overheidsdiensten een ontvangstdienst ter beschikking om het beheersysteem van de organisatie te koppelen aan B2Brouter en dat weer te koppelen aan het openbare netwerk waarlangs ze de facturen van hun dienstverleners ontvangen.
Correcte ontvangst van facturen
B2Brouter garandeert de ontvangst van alle facturen die leveranciers versturen via een openbaar netwerk dat verbonden is met de overheidsdienst. Hun organisatiegegevens zijn immers beschikbaar in de bedrijvengids van B2Brouter. Dat betekent dat wanneer een dienstverlener het btw-nummer invoert, B2Brouter automatisch de verzending configureert via het juiste netwerk, met het juiste factuurformaat, zonder dat de dienstverlener iets hoeft te doen.
Efficiënte verwerking van facturen
De overheidsdienst kan naar wens bepaalde regels opleggen voor facturen van leveranciers. B2Brouter zorgt ervoor dat de verzender geen factuur kan verzenden zonder de door de overheidsdienst gevraagde informatie, zoals bijvoorbeeld een inkooporder- of contractnummer enz. Dat versnelt de verwerking van de factuur.
Vermindering van het aantal incidenten bij de overheidsdienst
Als de leveranciers B2Brouter gebruiken om hun elektronische facturen te verzenden, neemt B2Brouter het beheer en de oplossing van de incidenten op zich. Zo bereiken minder meldingen van incidenten, afkomstig van de leveranciers, de overheidsdienst.
Efficiënt beheer van facturen
B2Brouter fungeert als schakel tussen het beheersysteem van de overheidsdienst en het openbare netwerk waarlangs de facturen worden ontvangen. B2Brouter ontvangt alle facturen en levert ze af in het beheersysteem van hun organisatie zodat er geen problemen ontstaan en er geen informatie verloren gaat.
Controle van leveranciers
B2Brouter controleert de identiteit van alle bedrijven die het platform gebruiken om een elektronische factuur te versturen. Zo wordt de overheidsdienst beschermd en worden pogingen tot fraude door afzenders voorkomen.