Een elektronische factuur versturen naar een overheidsdienst
De huidige regelgeving vereist dat leveranciers van overheidsdiensten enkel nog elektronische facturen mogen versturen voor hun verkochte producten of diensten. Hoe zit het nu precies met de e-facturatie naar de overheid?
e-facturatie: formaten afhankelijk van de ontvanger
Elektronische facturen dienen opgesteld te worden in een gestructureerd elektronisch formaat dat kan verschillen van ontvanger tot ontvanger. Het is een bestandsformaat dat computerprogramma’s kunnen interpreteren, maar door een eindgebruiker niet kan aangemaakt worden en moeilijk te begrijpen is.
In België vereist de overheid dat het Europese PEPPOL formaat wordt gehanteerd. In België wordt het UBL-formaat gehanteerd. In andere landen gebruikt men ook UBL maar met lokale specificaties en bijkomende vereistes. In Spanje wordt het Facturae-formaat gebruikt.
De overheidsdiensten zullen geen facturen aanvaarden die niet zijn opgesteld in het formaat dat door de regelgeving van hun land wordt voorgeschreven.
Routeringscodes
Vaak bevatten elektronische facturen specifieke en verplichte informatie om correct verwerkt te kunnen worden. Zo zijn bijvoorbeeld voor Spaanse elektronische facturen de DIR3-codes verplicht. Voor Europese elektronische facturen is de Peppol-identificatiecode verplicht. In België adviseert de Belgische Peppol Autoriteit om het KBO- of ondernemingsnummer te gebruiken als Peppol ID.
Facturen die de routeringscodes niet bevatten, kunnen niet worden geregistreerd en zullen bijgevolg niet worden verwerkt of betaald.
Digitale handtekening
In sommige gevallen moeten elektronische facturen worden ondertekend met een digitaal certificaat. Wanneer bijvoorbeeld een elektronische factuur naar een Spaanse overheidsdienst wordt gestuurd, dient die elektronisch ondertekend te worden.
Facturen die niet ondertekend zijn, kunnen niet worden geregistreerd en worden bijgevolg niet verwerkt of betaald.
Verzendmethode
Er bestaan verschillende nationale en internationale netwerken waarmee elektronische facturen verzonden kunnen worden. Ze verschillen afhankelijk van de locatie van de ontvanger en de regelgeving van elk land.
De meeste Belgische overheidsdiensten halen hun elektronische inkoopfacturen op van het Mercurius-platform waar ze via het Peppol-netwerk op toekomen. In Frankrijk verloopt dit via Chorus Pro, in Italië via SDI, enz.
Elektronische facturen die worden verzonden via e-mail of andere netwerken die niet tot de ontvangende overheid behoren, worden niet aanvaard.
Als facturatiedienst voor klanten van het Catalaanse Bureau voor Toerisme zijn we aangenaam verrast door het hoge niveau van efficiëntie, nauwkeurigheid en effectiviteit van de B2Brouter professionals, wat resulteert in een zeer positieve samenwerking. Ten zeerste aanbevolen.
- Jaume Carsi Pérez
B2Brouter: elektronische factureren in alle eenvoud
B2Brouter is een cloudgebaseerd platform gekoppeld aan nationale en internationale overheidsdiensten dat eenvoudig elektronische facturen kan genereren en verzenden:
Eenvoudige toegang tot elektronische facturatie
Elk bedrijf kan voldoen aan de verplichting tot elektronische facturatie door zich gratis bij B2Brouter te registreren en met de digitalisatie te beginnen.
Aanmaak van klanten in 1-2-3
U hebt enkel het btw-nummer van de ontvanger van de factuur nodig. De bedrijvengids van B2Brouter vult de fiscale gegevens en de verzendingswijze van de elektronische factuur verder aan.
De verzender van de factuur hoeft zich geen zorgen te maken over technische zaken zoals netwerken of formaten.
De routeringscodes toevoegen aan de factuur
Een elektronische factuur aanmaken is eenvoudig. De gebruiker hoeft alleen maar de gegevens in te vullen in een formulier en de routeringscodes te selecteren. Via de bedrijvengids toont B2Brouter de routeringscodes voor de klant aan wie de factuur is gericht.
Digitale handtekening op de factuur
Vanuit B2Brouter kunnen facturen worden ondertekend met een geautoriseerde handtekening of met een certificaat. De gebruiker hoeft alleen maar het type handtekening te kiezen dat moet worden gebruikt. Het systeem ondertekent de factuur voordat ze wordt verzonden.
De factuur verzenden in het juiste formaat
Om de elektronische factuur te verzenden, hoeft de gebruiker alleen maar op een knop te drukken. B2Brouter zet ze om in het door de ontvanger gewenste formaat en verstuurt ze via het juiste netwerk, zonder dat de verzender zich ergens zorgen over hoeft te maken.
Meer informatie over het online factureren naar de overheid? Of een vraag? Contacteer ons: we helpen je graag verder!