Peppol is verplicht voor de nieuwe e-factuur verordening

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle bedrijven in België die actief zijn in de B2B-sector het Peppol-verplicht systeem gebruiken voor het verzenden van gestructureerde elektronische facturen. We leggen uit waarom dit systeem voor documentoverdracht werd gekozen, hoe je het in je bedrijf kunt implementeren, en waarom dit een voordeel is voor organisaties in het land:

Waarom de verplichting van Peppol voor elektronische facturatie?

Peppol is een internationaal netwerk dat de overdracht van elektronische facturen tussen bedrijven op een gestructureerde en veilige manier faciliteert, met gebruik van een gemeenschappelijke taal. Hierdoor kunnen bedrijven over de hele wereld handelsdocumenten in een gestructureerd formaat uitwisselen, vanuit één en dezelfde omgeving.

Wat dit systeem zo speciaal maakt, is zijn vermogen om communicatie tussen verschillende elektronische facturatieplatformen of bedrijven te standaardiseren en te vereenvoudigen. In de Belgische context heeft de overheid besloten dit netwerk te adopteren om een grotere efficiëntie en uniformiteit in de elektronische facturatieprocessen te waarborgen.

Een ander belangrijk punt is dat België zijn systemen wil moderniseren en zich wil aanpassen aan de eisen van de Europese Unie op het gebied van digitalisering en fiscale transparantie. Zo wordt beoogd dat alle bedrijven, van de kleinste tot de grote multinationals, in lijn zijn met het gebruik van een uniform systeem zoals Peppol.

In deze lijn van aanpassing aan de eisen van de Europese Unie, is het gebruik van het Peppol-netwerk voor elektronische facturatie tussen de overheid en haar leveranciers in België al eerder ingevoerd. Dit is een succes gebleken, waardoor het volkomen logisch is dat de nieuwe regelgeving tussen bedrijven ook wordt geïmplementeerd met gebruik van het Peppol-netwerk.

Regelgeving over het verplicht gebruik van Peppol in België: Belangrijke data en vereisten

De regelgeving bepaalt dat vanaf 1 januari 2026 elektronische facturatie verplicht wordt voor alle bedrijven, zowel voor B2B- als voor B2G-transacties. Deze uitwisseling van facturen moet plaatsvinden via het Peppol-netwerk en met gebruik van het UBL-formaat. De voorbereiding op deze transitie is echter cruciaal, en bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun systemen voor deze deadline zijn aangepast.

Misschien denk je dat er nog veel tijd is, maar je moet het volgende goed begrijpen: Het gaat niet alleen om het gebruik van nieuwe software, maar ook om het aannemen van een nieuwe benadering van het beheer van financiële informatie, het beheer van facturen en veel van de huidige administratieve processen. Om nog maar te zwijgen over de training van personeel. Dit omvat de aanpassing van ERP- of beheersystemen en de verandering in de manier van werken in veel gevallen.

Voordelen van het adopteren van dit systeem voor 2026

Hoewel het gebruik van Peppol vanaf 2026 verplicht wordt, zijn er veel voordelen aan het vooruitlopen op deze transitie. Vroege adoptie betekent dat je kunt profiteren van procesautomatisering, minder fouten in de facturatie en een grotere efficiëntie in het beheer van facturen. Bovendien kunnen bedrijven met Peppol ervoor zorgen dat hun facturen correct worden ontvangen en verwerkt door hun klanten, waardoor nalevingsproblemen worden vermeden. Maar dat is niet alles:

• Statuscontrole: Het Peppol-netwerk biedt de mogelijkheid om statussen te beheren. Dit betekent dat je in realtime de status van je verzonden facturen kunt controleren en gemakkelijk kunt communiceren met je leveranciers door statuswijzigingen van ontvangen facturen door te geven.
• Uitgifte en ontvangst van elektronische facturen: Beheer de uitgifte en ontvangst van al je facturen met één uitwisselingsmethode en beheer al deze documenten vanuit één plaats.
• Internationale facturatie: Steeds meer landen zijn aangesloten op Peppol. Hierdoor kun je verbinding maken met bedrijven over de hele wereld met behulp van wereldwijde standaarden.
• Uitwisseling van andere elektronische documenten: Beheer via dit netwerk ook andere soorten elektronische documenten, zoals bestellingen, pakbonnen, enzovoort.

En het allerbelangrijkste is dat je voldoet aan de wet, boetes vermijdt en de digitalisering bevordert.

Stappen voor implementatie in je bedrijf

Het implementeren van Peppol kan in het begin een ingewikkeld proces lijken, maar met een goede planning is het mogelijk om het op een georganiseerde manier te doen. Hier zijn enkele belangrijke stappen voor een succesvolle overgang:

1. Evalueer je huidige facturatiesoftware: Het is belangrijk om te controleren of de software die je momenteel gebruikt compatibel is met het Peppol-netwerk en facturen in het juiste formaat kan genereren. Veel softwareleveranciers bieden al integraties met dit netwerk. Houd er bovendien rekening mee dat het maken van een factuur voor Peppol niet zo eenvoudig is als het omzetten van een factuur in PDF naar een elektronische factuur.
2. Train het personeel: Zorg ervoor dat je team begrijpt hoe Peppol werkt en hoe de nieuwe elektronische facturatietools te gebruiken.
3. Voer tests uit voor verzenden en ontvangen van facturen: Voordat je de definitieve overstap maakt, voer je tests uit om ervoor te zorgen dat de elektronische facturen correct worden verzonden en ontvangen via het Peppol-netwerk.
4. Raadpleeg experts indien nodig: Als er twijfels zijn over de regelgeving of technische aspecten, is het raadzaam om de hulp in te schakelen van gespecialiseerde adviseurs in elektronische facturatie.

Toen ik begon te onderzoeken hoe Peppol geïmplementeerd kon worden, was een van de dingen die me het meest zorgen baarde de compatibiliteit met ons facturatiesysteem. Na enkele tests en aanpassingen realiseerde ik me echter dat de integratie niet alleen mogelijk was, maar ook aanzienlijke verbeteringen in onze werkstroom opleverde.

Hoe aan te passen aan de verplichting om Peppol als enig systeem te gebruiken?

De verplichting van het Peppol-systeem vanaf 2026 is niet alleen een wettelijke eis, maar ook een kans om de manier waarop elektronische facturen in België worden beheerd te moderniseren en te optimaliseren. Gebruik deze overgang om een gespecialiseerde dienstverlener te vinden die je helpt om te voldoen aan de verplichte elektronische facturatie in België via Peppol.

Aan de andere kant is het belangrijk dat je je tegelijkertijd aanpast aan de behoeften van je bedrijf. Bijvoorbeeld B2Brouter, een gecertificeerde Peppol Access Point, stelt je in staat je beheersysteem te integreren zodat je verbinding kunt maken met Peppol volgens de regelgeving en vanuit je systeem kunt blijven werken zoals je nu doet.

Als je geen beheersysteem hebt, kun je ook gebruik maken van de webapplicatie om facturen te maken en beheren, naast vele andere functionaliteiten. Bovendien kun je onze dienst volledig gratis uitproberen, zonder limiet in tijd of transacties.