Peppol: de Europese norm voor e-facturering

Steeds meer Europese landen beginnen elektronische facturering te gebruiken. Rekening houdend met de EU-richtlijnen, is het vanaf 18 april 2019 voor alle bedrijven, die met de overheden in welk land dan ook van de Europese Unie werken, verplicht, om elektronische facturen te gebruiken.

Peppol is gemaakt om een eenvoudige communicatie tussen de afzender en ontvanger te garanderen. Het maakt het mogelijk om verschillende gebruikte systemen te verenigen en de uitwisseling van elektronische facturen te versnellen.

Peppol, wat is het en wat is het voor

PEPPOL is de afkorting van Pan-European Public Procurement Online.

Het doel van dit elektronische format is het mogelijk maken van gestandaardiseerde communicatie tussen Europese bedrijven en elke inkoper van een overheid, tijdens het aanbestedingsproces.

Hoewel de EU-richtlijn geen specifiek elektronisch format voor de uitwisseling van facturen voorschrijft, wordt de universele bedrijfstaal (UBL) over het algemeen door alle staten in verschillende versies gebruikt. Deze versies ondergaan een aantal aanpassingen, die allemaal zijn aangepast aan de PEPPOL specificaties.

PEPPOL is ongetwijfeld een van de meest gangbare standaarden op Europees niveau en wordt voortdurend uitgebreid. Enkele van de voordelen zijn:

• Voor het openbaar bestuur vereenvoudigt het de inkoop en de elektronische facturering. Deze informatie is ook grensoverschrijdend beschikbaar.
• Het stelt bedrijven in staat om elektronisch te communiceren met elke Europese overheidsinstelling in het inkoop-en factureringsproces. Dit verhoogt de efficiency en vermindert de kosten. Hetzelfde geldt voor Business-to-business transacties (B2B).
• Voor de burgers biedt het meer mogelijkheden tot concurrentie bij overheidscontracten en verbetert het de efficiëntie. Het maakt gebruik van geautomatiseerde processen die resulteren in een “betere waar voor je geld” van de belastingbetaler.

Nieuw formaat, Peppol BIS 3:

Steeds meer bedrijven integreren Peppol in hun managementproducten of Enterprise Resource Planning (ERP). Microsoft Dynamics 365 voor Financiën en Operations heeft Peppol BIS 3 (UBL) opgenomen, de nieuwste update van de standaard. Het introduceert de invoer van leveranciersfacturen vanuit het elektronische format.

Alhoewel het in eerste instantie is geïmplementeerd voor landen van de Europese Unie, is de functionaliteit ook beschikbaar voor elk ander compatibel land, vanaf 19 mei 2019. De norm van Peppol BIS3 kan zonder aanpassingen worden gebruikt of worden aangepast; afhankelijk van de specificaties van elk land.

B2B router: een gecertificeerd Peppol Access Point

Vanuit Peppol bestaat een uitwisselingsnetwerk van gegevens, dat is gevestigd in verschillende Europese landen. Om veiligheidsredenen is de verbinding met dit netwerk beperkt tot gecertificeerde bedrijven, die werken als een toegangspunt tussen leveranciers en de administratie van overheden.

B2Brouter uitgerust met elektronische facturerings-software met PEPPOL certificering en is een van de referentie-bedrijven in de ontwikkeling van de standaard. Deze certificatie biedt de mogelijkheid tot het verzenden en ontvangen van elektronische facturen vanuit andere buitenlandse toegangspunten en de standaardisatie van procedures binnen het Europese bereik.